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Em geral, podemos perceber que o trabalho na modalidade home office tem se tornado cada vez mais frequente e adepto entre empresas, sobretudo durante a pandemia causada pela Covid-19. Percebendo os diversos benefícios e vantagens que o home office têm oferecido, as marcas têm investido na migração de suas atividades físicas para o digital.

Se tratando de uma agência de publicidade, que tende a focar em processos criativos, dissertativos e ferramentas de marketing, o meio online é crucial para atingir novas oportunidades. No entanto, ele também é crucial para conduzir as atividades do negócio.

Deseja saber como iniciar sua agência de publicidade no home office de maneira eficiente e competitiva? Nesse post iremos te explicar os detalhes mais importantes para esse processo.

Boa leitura!

Home Office: o que você precisa saber sobre essa atividade

Primeiro de tudo, quando falamos a respeito de home office, estamos, basicamente, ressaltando a questão de trabalhar de casa — e não de qualquer lugar. De forma prática, esse modelo não se difere muito do trabalho presencial, já que o padrão de atividades continua sendo o mesmo. A única diferença é que a entrega de atividades é realizada à distância, e no conforto da casa do colaborador.

Por mais que colaboradores tendam a considerar o modelo de home office um pouco estranho, ainda mais por estarem habituados a exercerem suas atividades profissionais de forma presencial, precisamos levar em consideração que se trata de uma modalidade que está sendo cada vez mais utilizada. No entanto, precisamos frisar que o home office não é férias!

Por diversos colaboradores acharem que trabalhar de casa torna o exercício profissional mais flexível, não significa que a intensidade de trabalho deva ser reduzida. Assim, para que o trabalho home office seja realizado de maneira eficiente, é necessário definir o horário em que o trabalho será realizado na agência, e também o local na casa do colaborador onde o exercício profissional será feito.

Iniciando a prática

Agora que entendemos o conceito e a importância do home office nos contextos atuais, está na hora de conhecermos as práticas essenciais para um bom desenvolvimento de trabalho nessa modalidade em sua agência. Veja abaixo quais são elas:

1. Infraestrutura adequada

Primeiro de tudo, a primeira questão que devemos nos atentar na prática do home office é a aquisição de uma boa infraestrutura para as necessidades do trabalho. Nesse primeiro momento, podemos começar pela ergonomia, ou seja, um conjunto de atividades que estão direcionadas à saúde do colaborador durante a execução de sua atividade, especialmente se for na frente de um computador.

Caso uma pessoa passe mais de 8 horas do dia sentado e use o seu notebook ou computador, por exemplo, é crucial entender a importância de reduzir esse tempo, devido às consequências que isso pode trazer a longo prazo. Além disso, todas as ferramentas para executar as tarefas precisam estar em ordem, incluindo headsets, notebooks, impressoras, objetos de escritório, entre outros.

Além disso, uma excelente conexão de internet também é crucial, especialmente se a agência costuma ter a prática de realizar conferências diárias ou semanais com diretores, parceiros, clientes, fornecedores, etc.

2. Organização

Em geral, depois de uma infraestrutura muito bem adequada para o home office, precisamos elaborar a nossa rotina de trabalho, ou seja, ter organização. Assim, para que sua agência inicie no home office de maneira eficiente, é primordial organizar os horários em que as atividades precisam ser entregues. Essa ação deve partir tanto do colaborador, quanto da equipe.

Afinal, a rotina de uma agência pode ser intensa, uma vez que trabalhamos com prazos, metas e muitos resultados. Para ajudar colaboradores e equipes nesses processos, o Google Agenda pode ser extremamente eficiente. Assim, é possível controlar a rotina de trabalho e garantir que as ações sejam realizadas dentro de prazos estabelecidos.

Uma dica para garantir que a meta batida ao final do mês é ramificá-la em pequenas metas diárias, ou até mesmo semanais. Vamos citar um exemplo prático: suponhamos que um determinado vendedor precisa trazer a empresa cerca de R$10 mil mensal, ele pode desmembrar esse valor em uma meta de R$2.500 por semana.

Se um especialista em marketing digital deve acumular cerca de mil leads ao mês, ele pode focar em fazer aproximadamente 34 leads ao dia.

3. Mapeamento de trabalho estruturado

Em geral, um fluxo de trabalho bem estruturado está inteiramente relacionado aos processos para deixar tarefas automatizadas, bem como na distribuição de tarefas e nas regras que serão criadas para fazer tudo isso.

Em agências de publicidade, diversos setores trabalham de forma conjunta, sendo cada um responsável por uma etapa. Se formos citar um exemplo prático, podemos lembrar da ativação de um novo cliente, uma vez que nesse processo temos:

• O analista de marketing, que produz MQLs para o negócio;

• O analista de sucesso, que busca realizar um onboarding com o cliente da agência;

• O setor financeiro, que realiza o cadastro do cliente e faz a primeira cobrança, quando necessário;

• Entre outros.

4. Métricas de desempenho

Depois de ajustar todas as atividades da agência para o home office, está na hora de entender se os processos estão de acordo com o esperado. Nesse ponto, precisamos mensurar o desempenho das atividades dos colaboradores, bem como a efetividade das tarefas e dos prazos.

Essas medições podem ser tanto quantitativas — metas menores — quanto qualitativas — que tendem a mostrar o quão produtivo um dia de trabalho foi, ou será. De forma prática, as reuniões de stand-up são extremamente eficientes para mensurar desempenhos.

Conclusão

Sem sombra de dúvidas, o home office oferece todo o potencial para ser uma tendência no futuro. Afinal, essa modalidade de trabalho não favorece somente os colaboradores, mas como também o negócio.

Redução de custos, diminuição da rotatividade, centralização de informações e redução de despesas contribuem para que o fluxo de caixa da agência melhore ainda mais, proporcionando mais verba para investir em processos cada vez melhores e competitivos, favorecendo a qualidade de produtos e serviços aos clientes finais.

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