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Antes de abordar o guia da produtividade, vamos fazer um teste rápido. Responda a essas três perguntas.

Você é apegado a rotinas ou deixa tudo acontecer quando for para acontecer? As tarefas propostas pela agência em que trabalha são atendidas imediatamente ou então dentro do prazo estipulado? O método de trabalho requer colaboradores pró-ativos?

Você com certeza já ouviu o verbo procrastinar, mas sabe o que ele significa? Ele quer dizer sobre a ação de deixar de fazer alguma atividade agora, preferindo adiar e retardar a sua realização. O processo se agrava quando acaba não acontecendo a realização da tarefa, ou quando ela é feita pela metade ou com baixa qualidade.

Ok, é importante explicar que adiar tarefas não é algo completamente ruim. Eu explico. Uma das rotinas de trabalho de uma agência é a redação de textos, conteúdos para mídias online e impressa. Se o redator chega à conclusão que conseguirá escrever seu artigo em outro momento porque imediatamente não é viável ou não tem base de informações para tal, não há problemas caso o prazo atenda.

Essa situação não pode ser entendida como procrastinação. No entanto, se chegar o outro dia ou próximo no fim do prazo de entrega e acontece mais adiamento ou pressão para a conclusão, aí sim aconteceu um erro grave de procrastinação. A responsabilidade e a consciência do trabalho a ser feito precisam guiar os passos do colaborador.

No mundo contemporâneo, muito se fala em produtividade e em suas relevâncias e dimensões dentro do mercado. De fato, é um aspecto que merece toda a atenção, principalmente quando falamos sobre as influências de uma boa gestão no seu negócio.

Manter a produtividade e a gestão de uma agência de publicidade definitivamente não é uma tarefa fácil. Muitas vezes, vamos deixando a falta de organização se estabelecer e acabamos perdendo tempo e dinheiro por isso.

Tendo em vista um mercado que a cada dia se torna mais competitivo, é importante que a empresa esteja organizada em sua gestão e atualizada em seu suporte.

Por esse motivo, separamos algumas informações que podem colaborar com o aumento da produtividade da sua empresa, por meio de uma melhor gestão da agência de publicidade e de suportes que podem facilitar o dia a dia do seu negócio.

Fantasma da procrastinação

A procrastinação é a grande inimiga da rotina. Dentro de uma agência, para que os trabalhos fluam regularmente e sejam entregues de forma correta, alguns hábitos precisam ser adotados.

Assim acontece a otimização do tempo, ela se torna produtivo e eficiente. O que precisa estar claro é que o adiamento de tarefas é algo contraprodutivo.

Psicólogos comportamentais, médicos e até mesmo filósofos vão dizer que a procrastinação é um problema enraizado no ser humano.

Não é algo simples, muito menos fácil de não praticar, o importante é não deixar virar mania ou mesmo um vício. Deixar para depois começa como algo inofensivo, mas no fim das contas atrasa a sua vida e de toda empresa.

Digo para você que é muito fácil identificar a procrastinação, basta um pouco de observação e autocrítica. Alguns sintomas são: deixar a conclusão de uma tarefa para última hora, perder tempo em redes sociais durante o tempo que deveria ser dedicado a produção, saber que existe algo importante a entregar e acabar se entretendo com outras atividades.

Vamos as dicas para abandonar de vez a procrastinação. Guia da produtividade:

Cuide do seu estado de espírito

Muitas pessoas pensam que somente fazer uma gestão melhor do tempo basta para não ser vencido pela procrastinação, mas essa orientação está incompleta. Não se pode aguardar o momento em que tenha o melhor do humor e disposição para cumprir uma tarefa, isso é uma armadilha.

Os ânimos e o estado de espírito têm que ser bem cuidados para que você não entre nessa armadilha e acabe desenvolvendo um ciclo vicioso.

O que faz fora do trabalho? Procure atividades que sejam leves e do seu gosto, desenvolva hábitos saudáveis e esteja sempre próximo de pessoas que te querem bem. Ter uma vida plena fora influencia e muito na forma como desenvolve o trabalho.

Organize as suas tarefas

Pode ser muito difícil para alguns se adaptarem a uma rotina ou método de organização, mas para quem trabalha com prazos, como uma agência, isso é mais do que necessário.

Comece com algo simples que te ajude a entrar nos eixos, como uma lista das tarefas diárias, por exemplo. Não é preciso encarar o guia completo da produtividade logo de cara, vá com calma!

Todos os dias quando chegar ao trabalho ou no finalzinho do dia anterior separe um tempo para escrever uma lista das ações que devem ser feitas.

Pode ser escrito no papel mesmo ou em uma planilha online. A lista pode chegar a uma quantidade enorme de tópico, mas não fique desanimado, a ideia é elencar o que é prioridade e ir fazendo por ordem.

Por mais que você seja uma pessoa extremamente organizada, quando falamos em guia de produtividade dentro da gestão de uma agência de publicidade, o status de “organização” muda de patamar e, muitas vezes, se torna um obstáculo.

A notícia boa é que, além de software gerenciamento, hoje existem diversas ferramentas que podem auxiliar o profissional nessa empreitada.

Sendo assim, uma ferramenta para agências que podemos citar, por agir como um facilitador no gerenciamento das tarefas, é o workflow agência de publicidade.

Workflow significa “fluxo de trabalho”, nele ficam descritas todas as etapas para realização de um processo, desta forma, ele acelera o gerenciamento de tarefas de modo a agilizar o seus desenvolvimentos, proporciona maior administração das etapas que devem ser concluídas, evitando perdas desnecessárias de tempo.

Outra ferramenta para agências que pode facilitar a sua vida, é o Kanban de tarefas .

O Kanban de tarefas funciona como um método organizacional que busca aperfeiçoar as tarefas de um negócio, tendo como foco a ampliação da produtividade por meio de um visual simples e com agilidade.

Desta forma, o Kanban de tarefas possibilita eficiência na administração das tarefas pela sua facilidade de visualização, através de um esquema de colunas e rápido gerenciamento de prazos.

Também não podemos nos esquecer do famoso briefing e do calendário de tarefas.

No briefing ficam reunidas todas as informações para o desenvolvimento de um trabalho. Quando falamos em organização nas agências de publicidade, o briefing se torna quase que indispensável.

O calendário de tarefas também é um recurso que facilita muito a ordem dentro de uma empresa, com ele podemos estabelecer, por exemplo, o planejamento de todos os conteúdos que serão publicados em um determinado período de tempo.

Leia mais: Gestão de tarefas | Como garantir mais eficiência dentro da agência?

Trabalhe bem o tempo disponível

Chegou a hora de ser um pouquinho mais metódico e conseguir dividir o tempo com mais qualidade. Para evitar a procrastinação, tente pegar a lista que fez das atividades a serem cumpridas no dia e defina um horário para a realização de cada uma delas, que podem ser horas ou minutos.

Existem diversos aplicativos que ajudam a lembrar você de andar sobre a linha, alguns disparam até um despertador de hora em hora para lembrar-se da próxima tarefa.

Definir e manter uma disciplina faz toda a diferença. Existem algumas técnicas que distribuem o tempo entre minutos para foco total e outros para descanso. Às vezes se isolar um pouco pode ser a melhor solução.

Leia mais: Principais vantagens e desvantagens do Home Office | Após 1 ano trabalhando de casa.

Crie e implemente um novo hábito

Por que não? Mas atenção: deve ser algo saudável.

Para que aconteça de uma maneira sadia e eficiente, três elementos devem fazer parte dele: desenvolver um gatilho, ter a disciplina de uma rotina e estipular uma recompensa.

Através desses pontos a atividade na agência, durante a produção de conteúdos será mais dinâmica e com alta qualidade.

O gatilho compreende definir lembretes de que é preciso parar tudo a fim de trabalhar para cumprir uma tarefa. A rotina é como se fosse o ritual diário sobre ter em mãos tudo o que é necessário para a realização dela.

Já a recompensa pode ser pessoal, quando não é dada pelo líder de equipe, que pode ser alguns minutos de descanso, uma olhada nas redes sociais ou um pouco de joguinho de celular.

Relaxe um pouco!

Leia mais: Home office | 8 dicas para produzir mais trabalhando em casa.

Prepare-se para a procrastinação

Como foi falado lá no início do texto, é bem difícil manter-se todos os dias sem procrastinar. Ela acontece, e é preciso estar preparado para isso. Para aqueles momentos em que nada parece desenvolver ou que há algo físico ou psicológico atrapalhando a conclusão de uma tarefa da agência, dê-se um pouco de tempo.

A ideia aqui é trabalhar com folga, saber fazer a autocrítica quando isso estiver acontecendo e trabalhar com calma para voltar ao ritmo normal. Não se pode deixar de resolver, mas ter mais tempo ajudar a lidar com as pressões. Preencha o seu tempo com atividades mais simples, que não requeiram muito intelectualmente. Seja consciente com os seus limites.

Gerencie o tempo das atividades da agência de forma prática

Com certeza, o tempo é um fator primordial quando falamos em guia de produtividade.

A forma como uma empresa gerencia o tempo das suas atividades pode influenciar positivamente ou negativamente na vida de seus trabalhadores e consequentemente, em suas produções.

Para isso, também podemos contar com a colaboração de um software para controle de horas, como é o caso do Timesheet.

A ferramenta Timesheet, ou “sistema de tempo”, ajuda a controlar as horas de trabalho de funcionários e equipes, funcionando como um gerenciador de projetos e tarefas.

Através do Timesheet é possível calcular o tempo que é gasto em cada atividade, assim como, medir a produtividade de cada profissional da equipe. Isso facilita muito.

Leia mais: 5 dicas para auxiliar na gestão do tempo da sua agência.

Facilite o atendimento agência de publicidade aos clientes

O atendimento em agência de publicidade é um dos passos cruciais para que o restante do guia da produtividade siga funcionando. Afinal, não tem como ser produtivo sem que haja uma boa relação entre a agência e o cliente, não é mesmo?

Por essa razão, torna-se importantíssimo começar a pensar no sistema agência marketing e no sistema agência comunicação por meio de recursos mais modernos, como um Software de gestão de comunicação com o cliente.

Outro ponto relevante de ser mencionado aqui, é a Agência B2B. O B2B faz referência aos negócios “business to business”, ou seja, na agência B2B estamos lidando com um cliente final que não é uma pessoa física, mas sim uma outra empresa.

Quando tratamos da relação entre empresa e cliente, também se torna significativo apontar as campanhas de publicidades que têm como objetivo disseminar um trabalho ou um produto disponibilizado pelo cliente.

Para que esse serviço ao cliente seja efetivado, é preciso fazer um Pedido de Inserção (PI). Este é um documento onde constam todas as informações sobre a campanha que será realizada para o cliente, assim como, dados e informações sobre os valore que podem ser investidos em meios de comunicação.

Geralmente em um modelo pedido de inserção, você vai colocar informações relativas ao cliente e ao seu pedido, assim como dados da campanha, como por exemplo, veículos de comunicação que serão utilizados, datas e valores.

Muita atenção para a Contabilidade da agência!

A prudência com a Contabilidade da agência é um dos aspectos cruciais para que tudo dê certo.

Para isso, vamos destacar aqui dois elementos úteis para esse gerenciamento: o sistema financeiro online e o controle patrimonial.

A utilização de um sistema financeiro online facilita a gestão das finanças da sua empresa de diversas formas, por possibilitar a integração de todas as instâncias do seu negócio e facilitar o gerenciamento dos seus recursos.

Planeje-se! Um sistema integrado de gestão pode fazer toda a diferença

Como falamos anteriormente, manter uma boa gestão de agências de publicidade, tal como definir sistema agência de comunicação e sistema agência de marketing, não é uma tarefa fácil, por vezes é estressante e cansativa.

Mas um bom planejamento das tarefas, do tempo e da comunicação com o cliente podem ajudar nisso.

Nesse sentido, para finalizar o nosso guia de produtividade, é aconselhável ter um Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) para sua a agência. O ERP para agências é um software gerenciamento ampliado, que engloba diversos setores e atividades de uma empresa.

Ele funciona, por exemplo, como um gerenciador de projetos, realizando o gerenciamento de contratos, da contabilidade, de riscos, e colaborando com a antecipação de conclusões financeiras em um negócio.

O ERP para agências é bastante utilizado na atualidade para administrar as funções diárias de um negócio, pode-se dizer que ele é quase essencial nesse sentido.

Utilizar um bom sistema integrado de gestão pode facilitar muito o cotidiano da sua empresa e evitar sintomas desagradáveis e desnecessários, como o estresse.

Acredita que o nosso guia da produtividade pode ser útil para você? Comente aqui!

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