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Tempo é um dos recursos mais preciosos para qualquer empresa. Para as agências de publicidade é fundamental usar esse recurso com estratégia para ter bons índices de produtividade, além de calcular um valor justo a ser cobrado pelos clientes. Neste sentido, o timesheet é uma solução inteligente para colaboradores e gestores, pois proporciona um melhor controle do tempo e das funções desempenhadas.

Sabemos que o cotidiano de agências de publicidade é bastante agitado. Com o grande número de clientes é preciso ter um ótimo gerenciamento do tempo, para que este recurso retorne de forma produtiva para a agência. O timesheet proporciona que os colaboradores empreguem melhor o seu tempo, além de permitir mais controle para os gestores.

Continue a leitura para saber mais detalhes sobre o timesheet e os benefícios para agências.

Timesheet: o que é?

Timesheet é um termo em inglês que pode ser traduzido como “planilha de horários”. Porém, muito mais do que o registro de horários, a ferramenta proporciona o total controle das horas trabalhadas. Desta forma, é possível ativar o contador de horas ao iniciar uma tarefa e desligá-lo ao finalizar ou durante os intervalos.

É uma solução muito mais eficiente e tecnológica do que as tradicionais planilhas do Excel. Afinal, as planilhas precisam ser constantemente atualizadas de forma manual, enquanto o timesheet é atualizado de maneira automática por meio de um software próprio para essa finalidade.

O sistema é atualizado diariamente, o que permite analisar as metas de produtividade, seja em intervalos mais curtos ou maiores, como uma análise mensal ou bimestral. Assim é possível encontrar padrões de produtividade, como por exemplo, qual tipo de tarefa leva mais tempo e o que é possível fazer para melhorar e agilizar os processos.

Quais os benefícios do timesheet para agências?

Usar o timesheet é uma forma de melhorar a gestão do tempo na agência. É uma solução relativamente simples de ser implementada e pode ser usada por todos, desde os colaboradores, até os gestores. A seguir, veja 5 benefícios que a ferramenta promove nas agências:

1. Auxilia no planejamento de atividades e funções

Organizar as atividades cotidianas de uma agência é um desafio e tanto. São diversos clientes, além de muitas tarefas a serem concluídas, tais como textos, peças de design, audiovisual, entre muitos outros exemplos. Cada uma das tarefas precisa ser posicionada de forma estratégica, quando falamos em ordem cronológica.

Isso significa que há uma ordem correta para a realização de cada uma das tarefas e os colaboradores devem trabalhar desta forma, para que o processo flua melhor. No entanto, a falta de organização neste aspecto não é algo incomum nas agências de publicidade. E o timesheet pode ajudar com isso.

Além de incluir prazos para funções e entregas aos clientes, é preciso que os gestores analisem a agenda dos colaboradores. Desta forma, as funções são cumpridas de forma mais fluída e prazos definidos com assertividade.

Além disso, fica mais fácil encontrar tempo hábil para marcar reuniões. Planejamento é a chave para otimizar o tempo e o timesheet é uma mão na roda para isso.

2. Total controle das horas trabalhadas

Facilmente perdemos a noção do tempo quando estamos trabalhando, o que pode prejudicar o andamento das demais tarefas. Em apenas um dia, normalmente temos uma série de atividades a serem realizadas e a sensação de que “faltaram horas para tanto trabalho” pode surgir.

Controlar o tempo gasto em cada atividade permite que elas sejam realizadas dentro do prazo, além de garantir que os intervalos sejam realizados. Afinal, produtividade também é sobre dosar tempos de foco contínuo com intervalos para descansar, sem sobrecarga.

3. Acompanhamento estratégico por parte dos gestores

Manter a produtividade no ambiente de trabalho é parte dos desafios encontrados por gestores de diferentes nichos. As tradicionais planilhas atualizadas à mão não só geram perda de tempo, como podem não revelar completamente a forma como o tempo tem sido distribuído pelos colaboradores.

Por meio do timesheet é possível descobrir o rendimento de cada colaborador, além de encontrar a causa de possíveis desperdícios de tempo. Encontrar períodos do dia menos produtivos também pode ajudar os gestores a encontrar novas soluções, como por exemplo, novos intervalos.

4. Encontrar atividades desnecessárias

Você, gestor da agência, sabe se todas as atividades realizadas no expediente são realmente necessárias? Há uma série de atividades cotidianas que podem ser descartadas para empregar o tempo com o que realmente importa: entregar resultados. O timesheet detalha as tarefas, bem como o tempo gasto com cada uma delas.

Desta forma é possível empregar o tempo de forma mais estratégica, cortando tarefas irrelevantes ou otimizando a realização de tarefas manuais. O próprio uso do timesheet já é uma maneira de cortar atividades desnecessárias, afinal, muito tempo será poupado sem o preenchimento de planilhas de forma manual. Usar o timesheet significa otimizar e automatizar processos.

5. Conquistar metas e objetivos

Traçar metas e objetivos também significa transformar a gestão de tempo da agência. Tarefas manuais que podem ser automatizadas, além de conhecer melhor quais atividades devem ser priorizadas faz com que a agência passe a usar o tempo com mais sabedoria.

Como usar o timesheet na minha agência?

O uso do timesheet é bastante flexível e se adapta às diferentes realidades de cada agência. No entanto, o Publi recomenda que o controle seja feito diariamente, registrando todas as atividades realizadas naquele dia, bem como as horas empregadas nelas.

Por meio do timesheet os gestores podem extrair as seguintes informações pertinentes:

  • Saber o que cada profissional fez naquele dia;
  • Quantas horas, em média, são gastas em cada tarefa;
  • Horas totais que foram gastas em um determinado projeto;
  • Quantas horas foram gastas por toda equipe com um determinado cliente e muito mais.

A escolha da plataforma é o primeiro passo para começar a se beneficiar com a solução. É preciso que você escolha um software que não apenas registre as informações horas, mas que também forneça relatórios para utilizar as informações com estratégia no cotidiano. E que tal um software que vá além?

O Publi oferece o total controle de horas, finanças, atendimento e organização em um só software. Entre em contato conosco e saiba mais detalhes sobre a nossa solução. Somos um software completo para agências!

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