Na atualidade, ocorreram muitas mudanças na operação de eventos devido aos protocolos de segurança contra o covid-19. Quando consideramos a realização de eventos em uma crise, falar sobre cortes no orçamento de agências com recursos limitados já é algo que todos sabem.

No entanto, mesmo em situações complexas, fatores externos ao setor financeiro devem ser considerados. Se você se pergunta se ainda vale a pena investir nas atividades da agência: a resposta é sim, desde que a sua agência incorpore alguns detalhes básicos.

As atividades organizacionais não apenas aumentam a participação da empresa, mas também melhoram a qualidade dos funcionários e os tornam mais motivados para suas carreiras e posições na organização.

Portanto, é necessário entender os benefícios que os eventos podem trazer para que o esforço e o investimento valham a pena. Um dos principais fatores para o sucesso do evento é alinhar as expectativas dos participantes com a experiência total do evento.

Como veremos nas próximas etapas, desde o formato do evento até o momento da coleta de feedback, todas essas informações se desdobram em múltiplos fatores.

Em tempos de crise, estruturar o planejamento é muito importante para se adaptar a esses momentos difíceis. Diante disso, surge a necessidade das agências de eventos se reinventarem, a fim de continuar oferecendo seus serviços de acordo com todas as medidas necessárias.

Para testar novos formatos e estratégias, os eventos podem ser criados com uma programação mais concisa, porém com maior qualidade e participação. Quer saber como? Confira algumas etapas básicas para manter a qualidade dos eventos promovidos pela sua agência mesmo diante uma crise. Boa leitura!

Leia mais: Por que o planejamento é tão importante para agência de promoção e eventos?

Estabeleça metas específicas

No início do planejamento, é necessário determinar algumas etapas específicas de acordo com a prioridade. Quando pensamos em um evento, obviamente vamos considerar o público presente e o que será oferecido a ele. Ou seja, o ponto chave é começar pelas finanças.

Primeiro, você precisa saber se haverá patrocinadores. Se não, por quê? Esta opção foi considerada? Os patrocinadores nem sempre são necessários, pois a própria empresa tem condições para pagar ou a taxa de inscrição é suficiente para cobrir os custos do evento.

É importante destacar que todos os procedimentos a seguir dependerão da quantidade financeira disponível. Se por acaso a sua agência se encontra numa situação financeira apertada, ter patrocinadores em momentos de crise pode ser uma opção muito vantajosa para a realização dos eventos.

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Controle o orçamento

Mesmo em tempos de crise, os eventos são perfeitamente possíveis. Não há dúvida de que é preciso dinheiro para acontecer. Mas, como já mencionamos, a qualidade é um fator determinante para o sucesso.

Dessa forma, se você precisar restringir seu plano para caber no seu orçamento, não hesite em fazer. A pergunta que deve nortear os gastos que serão aplicados é a seguinte: seu evento é viável?

Tendo em vista a importância da realização de eventos para manter a integridade funcional da sua agência, mas devido à redução de despesas, surge a oportunidade de experimentar novas configurações, formatos e estratégias no evento. Além da importância da inovação, a sua estratégia deve ser ajustada da melhor maneira.

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Desenvolva soluções inovadoras

Ao realizar eventos em tempos de crise, não importa se o orçamento está apertado ou não, a criatividade e a inovação são essenciais. A criatividade em excesso nessa situação pode não só ajudar a economizar dinheiro, mas também aumentar a participação do público e garantir o sucesso do evento.

O relaxamento nas atividades estimulam a criatividade e a participação mais ativa dos clientes. Por isso, é importante entender totalmente o papel do evento para tomar melhores decisões. Por exemplo, ao escolher locais inusitados, investir em cenografia, definir procedimentos inovadores e até mesmo fazer jogos e experiências que envolvem todos os sentidos dos participantes.

Logicamente, testar novos formatos e ideias depende de vários fatores, como a segmentação da empresa, o objetivo do evento, funções, estruturas disponíveis, dentre outros.

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Adote o Design Thinking

Até agora, tudo o que discutimos sobre a definição de papéis, suas expectativas, percepções e como adaptá-los ao contexto do evento faz parte da ideia de design thinking, que incentiva novas perspectivas, soluções e respostas para resolver problemas.

Coloque as pessoas como o foco da tomada de decisões. Quando se trata de novos produtos ou soluções inovadoras, a metodologia design thinking será utilizada no planejamento estratégico do evento, testando de forma mais barata, errando antecipadamente e aprimorando a tecnologia para garantir que o evento seja realizado e utilizado.

O dinheiro destinado a ele será mais preciso e trará bons resultados. A recomendação geral do design thinking no evento é melhorar a experiência dos convidados e participantes do evento, garantir excelentes resultados e, assim, economizar os recursos financeiros por meio de ideias testadas.

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Implemente soluções tecnológicas

Na era tecnológica, a melhor opção é contar com o trabalho de pessoas que entendem da área para ajudar no lançamento de atividades interativas e inovadoras que irão atrair novos públicos.

A gestão financeira é essencial para o sucesso no setor empresarial, e os avanços tecnológicos tornaram essa atividade muito além da gestão do fluxo de caixa ou do controle tributário. O novo sistema reduz riscos, diminui a dependência de recursos humanos, permite identificar oportunidades e aumentar o número de eventos desenvolvidos.

Gerenciar agências de eventos pode ser um grande desafio. No entanto, a tecnologia e inovação são serviços eficientes neste campo, e o uso desses recursos tecnológicos têm muitas vantagens. O principal deles é o sistema de gestão da organização, que é um software que integra, automatiza e centraliza informações e procedimentos operacionais.

Normalmente, a falta de ferramentas para gerenciar dados, relatórios, extratos, faturas e vários outros módulos pode ser prejudicial para a prosperidade financeira da agência de eventos.

O sistema de gestão para empresas de eventos é uma ferramenta completa e integrada, que pode auxiliar em toda a etapa de planejamento e organização do seu negócio. Por se tratar de uma ferramenta voltada especificamente para o ramo de eventos, ela atenderá todas as suas demandas e peculiaridades.

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