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Uma agência é composta por vários departamentos que são muito importantes para a execução de cada projeto e para que os resultados sejam sempre favoráveis. Nesse artigo, vamos abordar como funciona a área de produção de uma agência e você vai poder compreender um pouquinho mais sobre a rotina desse ambiente de trabalho. Confira a seguir.

Leia mais: Conheça os diferentes tipos de agência que existem na comunicação.

Principais Departamentos de uma agência

Com o avanço da tecnologia muitas adaptações foram realizadas dentro das empresas, tanto no que se refere às inovações da tecnologia quanto às formas de execução dos projetos.

E para conseguir atender as demandas na área de produção, muitas ferramentas foram integradas aos departamentos da agência e vem tornando as atividades mais práticas com os processos e tempo cada vez mais otimizados.

Leia mais: Organograma | Como funciona a estrutura de uma agência?

Assim, para organizar todas as atividades de uma agência, temos os principais departamentos, que são:

Comercial

Prospecta o cliente e é um dos setores que mais enfrenta desafios dentro da agência. Atualmente, a aposta está em preparar uma equipe que tenha conhecimento de todos os departamentos da empresa para que consiga vender suas soluções de forma mais convincente e assertiva.

Leia mais: Saiba por que a otimização é importante para o setor comercial da sua agência.

Atendimento

A equipe de atendimento são os responsáveis pelo bem relacionamento entre clientes e a agência. Enviam os materiais para aprovação e realizam todas as negociações referentes aos projetos e interesses de seus clientes.

Pelo atendimento é alinhado o prazo de entrega e o intermédio necessário para a coleta do Briefing, assim como auxilia na captação de novos clientes.

Planejamento

O setor de planejamento é necessário para a organização dos projetos. Com as possibilidades da tecnologia, esse setor realiza um Brainstorm, que é uma reunião entre os responsáveis pela execução dos projetos para alinhar os processos e estabelecer as etapas de criação, bem como aqueles que serão responsáveis por cada processo.

Leia mais: Planejamento Estratégico | GUIA COMPLETO para começar.

Pesquisa

Uma agência, seja ela de publicidade ou de marketing digital, precisa estar atenta ao mercado e todas as oportunidades de negócio que podem surgir. Assim, para contribuir com os seus clientes e com a boa finalização dos projetos, a equipe de pesquisa atua junto da equipe de planejamento.

Dessa forma, é possível desenvolver um projeto com resultados mais satisfatórios e que esteja em conformidade com a solicitação do cliente. A mensuração de dados e métricas, atualmente, é um sistema facilitado pela tecnologia digital e que contribui de forma significativa para o crescimento de muitas agências na sua área de atuação.

Criação

É no setor de criação onde são desenvolvidos todos os formatos dos materiais solicitados pelo cliente, desde o briefing até à finalização das peças. Vários são os profissionais que atuam juntos nesse setor, como: diretor de arte, redator e designer gráfico.

Redação

A redação é muito importante para o desenvolvimento dos projetos. É preciso que os textos sejam coerentes e tenham relevância para transmitir a mensagem necessária.

Além disso, com o avanço da tecnologia e a produção crescente de conteúdos para os meios digitais, é essencial ter em sua equipe profissionais que saibam escrever corretamente e aderir à linguagem de cada persona para um conteúdo relevante e assertivo.

Mídia

A equipe que trabalha nesse setor é responsável por veicular os materiais produzidos qual canal de comunicação mais adequado para o cliente. Com as amplas possibilidades da nova era digital, é possível alcançar um número muito maior de pessoas através das diferentes redes.

É nessa proposta que o setor de mídia atua, definindo os canais e vinculando os conteúdos e a marca da empresa para o melhor direcionamento até o seu público-alvo.

Leia mais: Dicas para ter sucesso na hora de criar um planejamento de mídia para a sua agência.

Produção Audiovisual

É a responsável por produzir os materiais áudio visuais desde o seu recebimento bruto até sua edição final. Nesse setor, os materiais passam por uma análise, são preparados, feitos cortes e ajustes necessários nas imagens e nos áudios, elementos importantes para compor o material são inseridos e renderizados para a aprovação do cliente.

É um processo que pode ser mais demorado e que exige muita atenção. Algumas agências estão optando pela contratação de serviços terceirizados na área, com o objetivo de economizar recursos e atender melhor às necessidades de seus clientes.

Como funciona o fluxo de trabalho em uma agência? Como acontece a sua produtividade?

A equipe de atendimento realiza o contato inicial com o cliente, coleta o Briefing e entregas demandas do serviço para equipe de planejamento e pesquisa. Com o Briefing em mãos é possível compreender a necessidade do cliente.

É onde a equipe da agência irá mapear as informações e organizar a reunião do brainstorm para definir os processos de produção e os períodos de finalização dos materiais.

Quando o projeto é muito extenso, essas reuniões acontecem de forma periódica, pois é assim sim que acontece os alimentos e os ajustes necessários, conforme as solicitações do cliente.

Com o planejamento estruturado e as etapas do projeto definidas, bem como quem irá realizar cada etapa, entram em ação os profissionais que atuam na área de criação e redação da agência.

É nesse processo que o projeto vai ganhando forma e exclusividade para o cliente que o contratou. Em seguida, os profissionais das mídias definem como acontecerá a vinculação desses materiais nas mídias, seja ela canal aberto, fechado ou em plataformas digitais.

Para os projetos com a necessidade de produções áudio ou vídeos, é a equipe de produção audiovisual a responsável pela execução do serviço. Ela coordena a coleta dos materiais que serão gravados e realiza todos os processos de edição até a finalização de entrega.

Após passar por todos esses processos, o projeto finalizado deve ser encaminhado para aprovação. É nesse momento o que o setor de atendimento atua novamente, pois ele entra em contato com o cliente e envie os materiais para aprovação, realiza todas as combinações e acertos necessários em relação ao projeto entregue.

Todos os projetos passam por uma série de avaliações para que os resultados finais possam ser apresentados.

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Por isso que o sistema de gestão integrada é tão importante para as agências. Ele terá um impacto positivo em cada aspecto da sua empresa, desde o controle mais básico das atividades e a organização do dia a dia, até as decisões mais importantes que irão afetar a sua agência no curto, médio e longo prazo.

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