Assim como em qualquer outra empresa, a organização dentro de uma agência de publicidade é essencial para o desenvolvimento de trabalhos de qualidade e que atinjam resultados. Por isso, um organograma bem estruturado é indispensável para a agência.

Um erro comum de gestão entre as agências de publicidade é não deixar claro os níveis hierárquicos e a divisão de departamentos. A falta dessas informações pode interferir no fluxo de trabalho e até na produtividade dos setores.

Portanto, montar um organograma influencia diretamente no produto final, pois cria um ambiente de organização e com mais espaço para produtividade.

Com a finalidade de te ajudar nessa missão, vamos abordar, neste artigo, como é o organograma de uma agência de publicidade. Caso você busque mais dicas de como organizar melhor o trabalho.

O que é um organograma?

Um organograma é um gráfico que contém a estrutura hierárquica de uma organização, os elementos que compõem esse grupo e suas ligações.

No meio corporativo, o diagrama mostra a estrutura interna da empresa, a divisão de setores, seus respectivos responsáveis e subordinados.

Com base nesse organograma, é possível fazer com que cada colaborador compreenda melhor suas funções e a quem devem se reportar, facilitando a comunicação e, por muitas vezes, agilizando os processos de trabalho.

Para criar um organograma eficiente, é necessário que o gestor conheça os departamentos e a estrutura de uma agência de publicidade.

Leia mais: Como criar um ambiente de trabalho mais criativo na sua agência.

Por isso, vejamos, abaixo, os principais setores que compõem essa organização:

Setores da agência de publicidade

Administrativo

Como toda empresa, o setor administrativo é responsável por:

– Organização da agência;

– Pagamento de contas;

– Gestão de Recursos Humanos;

– Entre outras questões burocráticas.

Não está diretamente ligado ao trabalho principal da empresa, mas é fundamental para o seu bom funcionamento.

Atendimento

A equipe que trabalha nesse setor é responsável pelo contato direto com os clientes. Sua função vai desde prospectar novas contas para a agência de publicidade, até fazer a ponte entre o cliente e a equipe de criação.

São esses profissionais que colhem os dados do briefing, comunicam as necessidades do cliente para os outros setores da agência e, ao final, apresentam a campanha desenvolvida.

Leia mais: 7 estratégias para aplicar no setor de atendimento da sua agência.

Tráfego

O departamento de tráfego é o responsável por organizar as demandas da agência. Ele garante que os trabalhos sejam divididos de forma coerente, e mantém a fluidez, velocidade e agilidade dos processos internos da empresa.

Em algumas agências, esse departamento não existe. Porém, independentemente do tamanho, um sistema para controlar o workflow da empresa é fundamental.

Leia mais: Gerente de tráfego | Qual o seu papel dentro da agência?

Planejamento

Com base nas informações do briefing colhidas pelo setor de atendimento, o time de planejamento desenvolve as estratégias para a criação da campanha.

Dentre as atividades realizadas por esse setor, estão:

– Análise do mercado do cliente;

– Estudo aprofundado das características do público alvo;

– Definição das estratégias, com base nesse público, e das mídias utilizadas na campanha, além de outras decisões estratégicas.

Em alguns casos, a equipe de planejamento trabalha em conjunto com uma equipe de pesquisa, que colhe os dados necessários sobre o mercado e o público alvo. Entretanto, em agências de porte menor, é comum que os dados da pesquisa venham de fontes terceiras.

Leia mais: Planejamento Estratégico | GUIA COMPLETO para começar.

Criação

A equipe de criação é responsável pelo trabalho criativo da agência. Geralmente, os profissionais trabalham em duplas, um designer e um redator.

Com a transformação digital e as novas demandas do mercado, o social media e o community manager também foram acrescentados a esse time.

Dessa forma, o setor de criação desenvolve as peças publicitárias, tomando como base as informações coletadas no briefing e as estratégias traçadas no planejamento.

Mídia

Por fim, o departamento de mídia é o responsável por veicular as campanhas criadas. Sua função é selecionar os melhores veículos de comunicação para que a mensagem chegue ao público.

A equipe precisa entender quais veículos serão mais eficazes para impactar o público alvo da campanha, e assim, tomando como base os meios já definidos nas estratégias do planejamento.

Como você pode perceber, todos os setores que compõem uma agência de publicidade são interligados e codependentes do trabalho para desenvolver campanhas assertivas e que gerem resultados ao cliente.

Portanto, quando a empresa é capaz de organizar seu sistema interno de trabalho, torna-se possível criar um ambiente agradável e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Leia mais: Dicas para ter sucesso na hora de criar um planejamento de mídia para a sua agência.

Estrutura hierárquica

Para montar o organograma da sua agência de publicidade, leve em consideração não só a divisão dos setores, mas também a estrutura hierárquica. Em uma empresa, geralmente essa estrutura é composta por:

1. Estratégia: os cargos estratégicos são os que compõem as áreas administrativas, de planejamento e comercial. Em geral, os donos, sócios e gestores principais da empresa;

2. Gerência: em uma agência da publicidade, geralmente essa equipe é formada pelos gerentes de projetos e de atendimento. Portanto, eles são encarregados de identificar as necessidades que correspondem ao seu setor ou equipe e adequá-las para atingir os objetivos estratégicos;

3. Operacional: nível onde a produção acontece de fato. No caso da agência de publicidade, é formado pelos colaboradores da área de criação, atendimento, produção, mídia e tecnologia.

Leia também: Grandes nomes do marketing para você conhecer.

Modelos de organograma

Existem diversos modelos de organograma para se adequar às diferentes realidades de uma agência. Empresas menores pedem um tipo de organização, enquanto as maiores precisam de um modelo mais completo.

Alguns dos principais modelos de organograma são:

• Simples: mais comum nos pequenos negócios, a divisão é feita em duas: os donos e sócios, e os colaboradores.

• Funcional: Dividido pela função de cada departamento, que conta com um líder. Esse, por sua vez, se reporta aos outros líderes.

• Divisional: estrutura a divisão de diferentes times dentro de um mesmo departamento. Se adequa melhor para agências de atuação maior, ou com filiais.

• Matriarcal: ideal para equipes multifuncionais que necessitam de diversos processos de comunicação.

Seja qual for o tamanho da agência, manter a organização é fundamental para garantir um crescimento saudável do negócio. Se você quer aprender mais sobre o assunto, também separamos um artigo de como manter o controle do fluxo de trabalho na agência.

Para estruturar todas as áreas de sua agência de publicidade, um software de gestão faz toda a diferença. Entre em contato conosco para saber como a Publi pode te ajudar.

Por que entender como funciona a estrutura da agência é importante?

As agências de publicidade funcionam como estruturas que possuem metas bem objetivas: estudar uma ideia, executar e oferecer para os meios de comunicação. Contudo, essas bases fazem parte de uma análise externa e generalista, afinal, o trabalho no dia a dia é bem mais complexo do que isso.

A estrutura de uma agência precisa ser bem planejada para que todas as demandas sejam entregues de acordo com as expectativas dos clientes, mesmo que eles não saibam como funcionam os processos.

Por conta disso, além de se preocupar em chegar ao resultado, as agências também devem se dedicar para ter um bom planejamento e gerenciar a organização interna.

Sem ter um fluxo de trabalho bem definido e organizado, é possível que algumas etapas do processo de criação não estejam bem claras por conta dessa falha, e o resultado disso é a falta de satisfação dos clientes.

Além disso, outro problema que a falta de uma estrutura pode trazer para a agência é não conseguir entregar as demandas dentro do prazo, prejudicando a saúde financeira da empresa e trazendo mais dificuldades.

Leia mais: Assessoria de Marketing | O que é, como funciona na prática

Como fazer um organograma?

Os organogramas são muito importantes para a estrutura da agência e podem ser elaborados de acordo com as necessidades de cada uma delas, podendo ser o modelo funcional, tradicional ou outro.

Para criar um organograma é necessário seguir alguns passos. Confira a seguir alguns deles:

Estudar as funções

É muito importante que todas as áreas da empresa estejam em pleno funcionamento, e para que isso seja uma realidade, é essencial mapear as funções.

Isso pode ser feito através de pesquisas para saber o que cada colaborador faz na empresa e como a sua atividade pode impactar no resultado final dos serviços oferecidos. Assim, você consegue acompanhar a rotina das equipes de perto e garantir que tudo está conforme o planejado.

Identifique os líderes das equipes

Depois de entender quais são as funções que cada colaborador desempenha na empresa, identifique os líderes de equipes, aqueles que são responsáveis por direcionar as ações e aplicar estratégias.

Oficialize o organograma

Depois de todos esses pontos cumpridos, o organograma pode ser feito. É interessante que todas as informações sejam conferidas pelo setor de administração, para que o organograma de fato represente a empresa como um todo.

Compartilhe esse documento com todos os colaboradores e use estratégias para que ele seja melhorado constantemente.

Como manter o organograma em funcionamento?

Um dos principais desafios que as agências possuem é garantir que o organograma esteja em pleno funcionamento, assim como o fluxo de trabalho sendo feito como deve.

Mas, para que isso seja uma realidade, é preciso ter um trabalho de gestão, e isso demanda aplicar estratégias para automatizar os processos, enumerando as etapas, as obrigações e padronizando-as. Existem ferramentas tecnológicas que podem ajudar empresas de todos os tamanhos para isso.

Assim você consegue garantir um trabalho mais concreto no gerenciamento de equipes e também nos processos que envolvem as etapas da agência, além de claro, conseguir manter o organograma em funcionamento.

Gerenciar o fluxo de trabalho a partir da estrutura de uma agência é possível sim, mas para que esse trabalho realmente seja eficaz, é importante que haja muito planejamento, organização e que as ferramentas certas sejam utilizadas.

Com isso, cada vez mais novos clientes serão captados, chamados para a agência e os resultados financeiros serão satisfatórios.

Quais as vantagens de um organograma?

O organograma funciona como uma representação da estrutura de uma agência. Com ele é possível compreender quais os níveis de hierarquia que a envolve, quais são as pessoas que ocupam determinados cargos e como é o relacionamento delas na empresa.

Esse organograma é interessante, pois oferece uma visão objetiva dos colaboradores da empresa segundo os seus cargos. Ele também pode ajudar a estruturar processos para identificar os problemas o quanto antes.

Ele funciona como um mapa para trazer melhorias para a empresa e traz diversas vantagens, como por exemplo:

Melhorar a comunicação

Com um bom organograma sendo colocado em prática é possível melhorar a comunicação interna na empresa. Isso acontece porque essa ferramenta demonstra quais colaboradores são responsáveis e devem responder a determinadas pessoas.

Com isso, a comunicação acaba sendo otimizada, afinal, cada colaborador sabe quem deverá delegar as tarefas, responder, perguntar, tirar suas dúvidas, reportar problemas, sugerir melhorias e prestar satisfação.

Ajuda a entender melhor a hierarquia

Outra vantagem que o organograma traz para a agência é entender melhor como funciona a hierarquia da empresa. Mesmo em empresas que tenham uma estrutura mais flexível, existem cargos que devem ser respeitados para que os processos e etapas sejam conduzidos da melhor forma possível.

Com o organograma é possível facilitar essas funções, permitindo que os colaboradores possam identificar rapidamente a quem devem recorrer dentro da empresa.

O organograma também evidencia quais são os cargos que possuem um maior poder de decisão e autonomia, e a partir disso, respeitar os líderes para que tudo funcione como deveria.

Traz produtividade e motivação

Mais uma vantagem que o organograma bem aplicado nas agências pode trazer para o dia a dia de trabalho é melhorar a motivação e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Quando a produtividade baixa é uma realidade na empresa, isso pode acabar atingindo diversos setores, e esse ponto negativo pode ser causado por diversos fatores, principalmente pela falta de alinhamento na equipe.

Todos os grupos precisam entender que o trabalho é feito em equipe para que todas as metas e objetivos da empresa sejam alcançados. Com um organograma bem definido é possível entender melhor sobre as responsabilidades de cada um e como o seu trabalho é importante para a empresa.

Assim, o trabalho não só passa a ser mais integrado entre os colaboradores, mas também traz uma motivação pessoal e um senso de importância.

Facilita a adaptação

Quando o seu organograma é colocado em prática de maneira clara, organizada e adequada segundo a realidade da agência, é possível melhorar a adaptação dos colaboradores na equipe.

Isso acontece porque ele ajuda, principalmente os novos contratados da empresa a se situar melhor sobre os seus líderes, sua equipe e o seu trabalho.

Essa ferramenta tem sido cada vez mais utilizada nas agências, principalmente por impactar o resultado final dos trabalhos.

Como criar um organograma eficaz

A criação de um organograma eficaz requer tempo e consideração. Aqui estão algumas etapas para ajudar a criar um organograma que funcione para a sua agência:

Identificar cargos e departamentos

Comece listando todos os cargos e departamentos existentes na agência. Isso inclui desde os cargos de liderança até os cargos de nível básico.

Estabelecer relações hierárquicas

Determine as relações hierárquicas entre os cargos. Quem se reporta a quem? Quais departamentos estão interligados?

Escolher o tipo de organograma

Com base na estrutura da agência e nas necessidades, escolha o tipo de organograma mais adequado. Lembre-se de que é possível usar diferentes tipos para diferentes fins, se necessário.

Criar o organograma

Utilize software de criação de organogramas ou ferramentas gráficas para criar o organograma. Certifique-se de que seja fácil de entender e que inclua todos os cargos relevantes.

Manter atualizado

À medida que a agência evolui e cresce, o organograma também deve ser atualizado para refletir as mudanças na estrutura organizacional.

Novos formatos de conteúdo: diversificação para engajamento

Além dos vídeos curtos, a diversificação de formatos de conteúdo ganha destaque em 2024. Plataformas como Instagram, Facebook e LinkedIn oferecem recursos como carrosséis interativos, lives e experiências em realidade aumentada.

Essa diversidade permite que as marcas explorem diferentes maneiras de contar suas histórias e envolver o público de maneira mais profunda.

A adaptação a esses formatos inovadores não apenas mantém a marca relevante, mas também proporciona experiências únicas aos seguidores.

A ascensão do e-commerce social: compras integradas às redes sociais

O comércio eletrônico social continua a evoluir como uma tendência central em 2024. Plataformas como Instagram e Facebook aprimoram constantemente suas funcionalidades de compras, permitindo que os usuários comprem produtos sem sair do aplicativo.

Os profissionais de social media devem explorar estratégias que integrem conteúdo envolvente com oportunidades de compra direta, tornando a jornada do consumidor mais fluida e conveniente.

Realidade virtual e aumentada: experiências imersivas nas redes sociais

Com o avanço das tecnologias de realidade virtual e aumentada, as redes sociais estão se tornando palcos para experiências mais imersivas.

Em 2024, marcas podem explorar a criação de filtros de AR, tours virtuais e eventos ao vivo em RV para proporcionar aos seguidores uma experiência única e memorável.

Essas inovações não apenas aumentam o engajamento, mas também abrem novas possibilidades criativas para contar histórias e destacar produtos de maneiras inovadoras.

O futuro das redes sociais em 2024 é permeado pela necessidade constante de inovação e adaptação. À medida que novas tecnologias e comportamentos do consumidor emergem, os profissionais de social media devem estar preparados para explorar novas abordagens e estratégias.

A integração de formatos diversificados, a expansão do comércio eletrônico social, o uso de tecnologias imersivas, a ênfase na autenticidade e a incursão no metaverso são componentes essenciais para navegar com sucesso nas ondas da inovação constante e manter uma presença impactante nas redes sociais em constante evolução.

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