Briefing: o que é, como fazer um e qual a sua importância?

O briefing é um dos momentos de interação mais importantes entre uma empresa e aquele que irá fazer o serviço. Muito usado nas agências de publicidade, é o documento essencial para que você saiba exatamente o que precisa que seja feito.

O problema é que é no próprio briefing que surgem as maiores dificuldades. Imagine que não é explicado exatamente o que é o briefing ou a agência não entende o pedido do cliente? Então, ocorre uma falha de comunicação, que leva a insatisfação e a um enorme retrabalho.

Por isso, este artigo vai mostrar para você tudo o que precisa saber sobre o briefing. Vamos ver:

O que é briefing?
Quais os tipos de briefing?
Qual é a sua importância?
Quais os benefícios de um bom briefing?
Quais os itens básicos em um briefing?
Como fazer um briefing eficiente?

O que é briefing?

O briefing é um conceito que existe em diversas empresas e segmentos. Pode ser que ele não tenha o mesmo nome e o mesmo formato, mas de alguma forma ele existe. No contexto da publicidade, especificamente, o briefing é um resumo do projeto.

É um documento que recolhe todas as ações e estratégias que serão empregadas para atingir o objetivo do cliente. Então, ele irá mapear o problema e apresentar sugestões de solução ou trazer uma série de instruções mais específicas do que ele quer que aconteça.

Na publicidade, o briefing tende a estar mais alinhado com a segunda definição. O cliente dita o número de peças certinho, o tom usado precisa ser compatível com o da empresa, e diversos outros detalhes.

Também conhecido como briefing de criação, ele traz o resumo de projeto, contexto, estratégias e objetivo para resolver um certo problema.

Quais os tipos de briefing?

Um briefing é um documento que serve como uma ferramenta de comunicação entre uma empresa e seus fornecedores de marketing. Nele, a empresa deve explicar o que busca alcançar com um determinado projeto, com que finalidade, em que prazo e com que meios.

Um bom briefing deve ter estas características:

Seguir uma ordem lógica da mais geral a mais específica.

Incluir informações suficientes para permitir que a agência direcione sua campanha, mas apresente-as de maneira concisa.

Torná-lo facilmente compreensível para todos os membros da equipe, evitando detalhes técnicos específicos do setor da empresa.

Nesse sentido, deixe bem claro o que você deseja alcançar. Uma maneira de fazer isso é usando objetivos SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazos).

Existem, é claro, diferentes tipos de briefings:

Briefing de negócios: este documento enfoca a situação atual e passada da empresa e os objetivos de negócio a serem alcançados.

Briefing de marketing: visa resumir informações sobre uma ação de marketing específica a ser implementada.

Briefing publicitário: este tipo de briefing inclui os detalhes necessários para o lançamento de uma campanha publicitária.

Briefing criativo: geralmente elaborado a partir do briefing publicitário, inclui detalhes sobre o design gráfico e visual. Por exemplo, guias de estilo ou formatos de entrega.

Apesar de suas distinções, todos convergem para o propósito de elaborar instruções a fim de impulsionar alguma medida que pretende ser realizada. Ou seja, possui um alto grau de importância para a execução viável de um determinado projeto.

Por que o briefing é importante?

Dentro da publicidade, o briefing é essencial por ser a principal forma de trocar informações entre o cliente e a agência. Se você irá fazer um projeto para uma empresa cliente, precisa se planejar para tal. Este documento é por onde você tende a começar.

O ideal é que o briefing seja exclusivo para cada cliente. Você pode até seguir um modelo de briefing completo, mas ele sempre deve trazer algumas informações específicas para cada empresa que você atende.

Entretanto, o maior motivo pelo qual o briefing é essencial é que ele garante que ambas as partes entendem qual é o objetivo do processo. Para a agência, ela passa a entender o que o cliente quer, aumentando a sua satisfação e eliminando o retrabalho. Já para a empresa, existe um alinhamento de expectativas e ela sabe exatamente o que vai conseguir naquela interação.

Os benefícios de um bom briefing

Além disso, um bom briefing traz diversos benefícios para a agência.

Primeiramente, ajuda a organizar as ideias e a controlar as tarefas que precisam ser feitas para cada cliente.

Além disso, você já pode começar a ter certas ideias de como construir a sua peça. É uma ótima forma de se inspirar. Por exemplo, o cliente pode colocar no briefing um exemplo de como o produto elimina uma dor do cliente. Esta já é uma ótima forma de começar a se inspirar.

Mas o maior objetivo é realizar um planejamento para todas as atividades da agência. Este é o maior propósito do briefing, junto com garantir que cliente e agência estão na mesma página.

O briefing traz a lista de tudo que precisa ser feito e você pode planejar de acordo com o grau de prioridade e o trabalho que dá para fazer cada tarefa. Assim, sua organização é muito mais eficiente.

Alinhamento do Briefing ao cliente

Briefings fracos para os clientes são uma fonte de imensa frustração para as agências e para os responsáveis que os emitem.

Agências que não são instruídas de maneira adequada gastam muito tempo tentando decifrar ou adivinhar o que seus clientes realmente querem, enquanto os clientes acabam decepcionados, desanimados e frustrados com a aparente falta de visão e criatividade da agência.

E agora, com a maioria das equipes trabalhando remotamente e a comunicação online sendo determinante para moldar as informações que serão coletadas para a elaboração do briefing, as exigências se tornaram mais críticas.

Mesmo antes do advento da Covid-19, as agências tinham seus desafios mediante os relacionamentos com clientes.

De maneira geral, os clientes precisam estar envolvidos a ponto de demonstrar bastante atenção com o mesmo esforço, foco e interesse que eles esperam que a agência envolva seus consumidores.

Introdução da marca no Briefing

Com base em todas as adaptações, chegamos ao fenômeno que é mais falado, porém menos descrito: branding. Branding é, por natureza, abstrato e simbólico, então aprender como fazê-lo de uma forma que transmita informações concretas é muito difícil. Até mesmo alguns dos escritores de briefing mais talentosos lutam com isso.

As pessoas gostam de falar longamente sobre sua marca. Isso é compreensível; branding é a entidade simbólica que unifica tudo o que está associado ao negócio.

É de alguma forma uma cor, um estilo, um conjunto de valores, uma estética e toda uma gama de outras coisas aparentemente não relacionadas que devem funcionar juntas.

Então, como você comunica tudo isso no espaço de um briefing?

O truque para fazer isso é descrever a marca, em vez de explicá-la. Limite-se a entre três e cinco adjetivos que vão além da superfície do que o faz funcionar.

Encontre adjetivos que normalmente combinariam para construir uma imagem diversa de suas atitudes, perspectivas e estilo. Moderno, curioso, exclusivo, enfim, faça sua escolha de palavras. Cada adjetivo é uma imagem distinta e o domínio de descrever sua marca está em encontrar a combinação certa.

Quais os itens básicos?

Agora que você já entendeu o que é um briefing e por que ele é importante, é hora de ver o básico de como montá-lo. Por isso, vamos ver os elementos que não podem faltar no seu.

Objetivo: Todo projeto tem um motivo. Isso é importante para a agência, para que possa ser traçada uma estratégia de sucesso. Por exemplo, uma campanha com foco em venda é totalmente diferente de uma com foco em branding. Por isso, o objetivo principal deve sempre ser claro;

Responsável: Quem é o responsável pelo projeto e cada tarefa? Isso é importante para ter uma certa prestação de contas e facilitar a comunicação e organização;

Quem é a empresa: Procure conhecer a empresa, perguntando certas coisas e pesquisando outras. O importante é ter o máximo de contexto possível;

Prioridade: Quais são as maiores prioridades do projeto? É importante para a equipe saber por onde começar e onde dar a maior atenção;

Orçamento: Tudo custa dinheiro. Mesmo que esta informação não seja divulgada para a equipe, o gestor e o cliente precisam conhecê-la;

Prazo: Tudo também tem um tempo. Então, é preciso que o prazo esteja bem claro;

Público-alvo: Um dos principais pontos do briefing. A empresa precisa deixar claro com quem ela quer se comunicar;

Mercado e concorrentes: Como é o mercado? Qual é a posição do cliente no mercado? O que os concorrentes fazem? O que dá certo e errado? | Confira o nosso artigo sobre Benchmarking.

Escopo: Quais são as tarefas do projeto? São três peças de Instagram, quatro de Facebook e dois artigos de blog, por exemplo;

Objeções: O que o cliente não gosta? Certo elemento pode passar a mensagem errada ou certa cor pode lembrar o concorrente. É preciso garantir que elas estão de fora;

Preferências pessoais: Por fim, vale deixar um espaço para o cliente dar algumas informações adicionais. Ele pode ter certas preferências que ajudam você a fazer o projeto ideal para ele.

Como fazer um briefing eficiente

O documento de briefing expande mais elementos do que podem ser relevantes para sua marca ou requisito específico, mas acreditamos que pensar sobre todos eles ajudará a informar e moldar um briefing melhor.

Escrever um briefing detalhado não apenas ajuda as agências que você está informando, mas ajudará você e sua equipe a entender seu próprio projeto quando ele for dividido dessa forma.

Ao compreender melhor o que é um briefing e quais elementos você precisa incluir ao criá-lo, você já está no caminho certo para fazer um projeto bem-organizado e coeso.

Isso, por sua vez, garantirá que você e seu cliente estejam alinhados com seus objetivos e, portanto, produzirá os resultados que vocês dois procuram.

Checklist para elaborar um briefing

Depois de entender o conceito de briefing, qual a sua importância, os tipos e outras informações, confira a seguir um checklist completo para criar um briefing eficiente:

1 – Defina os objetivos

A primeira etapa para criar um briefing é definir qual o objetivo desse projeto. Ele pode ter diferentes objetivos, como aumentar as vendas, a participação no mercado, lançar um novo serviço ou produto, melhorar a imagem da empresa e ter um bom posicionamento no mercado, por exemplo.

O ideal é que você consiga colocar todos esses objetivos em um papel para compreender melhor quais são eles e o que você precisa fazer para alcançá-los. Também é interessante colocá-los em ordem de prioridade e urgência.

Com isso, o seu projeto vai caminhar de acordo com esses pontos, alcançando os objetivos mais importantes e guiando o andamento do projeto.

2 – Reúna os dados da empresa

A segunda etapa para criar um briefing eficiente e completo é reunir os dados e informações mais importantes da empresa, como o histórico, o sucesso, faturamento, posicionamento no mercado, políticas externas e internas, recursos no caixa e dimensão da marca.

3 – Criar um roteiro personalizado

É muito importante que o briefing tenha um roteiro personalizado conforme os objetivos e necessidades que cada cliente possui. O objetivo é entender qual o cenário em que o cliente se encontra, quais os problemas que enfrenta, como é o processo de vendas, os resultados, e outras informações.

Quando o briefing tem um roteiro é interessante deixar claro quais são os responsáveis pela execução do projeto e quais as funções de cada um. Os prazos para a realização das tarefas também são dados que devem estar inclusos.

4 – Conheça o público-alvo

Conhecer o público-alvo é importante para elaborar um briefing eficiente. Com isso, saiba qual a faixa de idade, escolaridade, classe social, localização, hábitos de consumo, preferências, profissão e outras informações.

Todos os projetos possuem o objetivo de atingir o público alvo, e quando esses detalhes são listados, é possível trabalhar para que sejam impactados.

Quando não existe uma persona bem definida, para conseguir saber qual o perfil do consumidor da empresa é bem difícil, principalmente pelas dúvidas que serão geradas durante esse processo.

Quanto mais informações sobre a persona e o público-alvo, melhor o briefing poderá ser colocado em prática.

5 – Dados sobre o produto

A elaboração de um briefing eficiente também envolve a reunião de dados e informações sobre o produto comercializado, como o nome, as características dados de sua produção, diferenciais, capacidade, contras e prós, custo, rentabilidade, percepção no mercado e muito mais.

Isso é importante para que você possa apresentar o produto da melhor maneira possível para o seu cliente, atraindo a sua atenção e fazendo com que as vendas sejam feitas.

6 – Informações sobre o mercado

Outro ponto importante que não deve ficar de fora na elaboração de um briefing são os dados sobre o mercado de atuação da empresa.

Essa pesquisa pode ajudar a entender mais sobre as formas de pagamento mais utilizadas, a frequência das compras, os concorrentes, informações que são pesquisadas antes da compra ser feita, tamanho do mercado, se existe sazonalidade, evolução, dinâmica e muito mais.

7 – Dados sobre a concorrência

Para criar um briefing, você precisa reunir dados sobre a concorrência, aqueles diretos e indiretos, dados sobre a política de preço que é adotada por eles, quais as estratégias aplicadas no marketing, qual o posicionamento no mercado e muito mais.

8 – Busque referências

Outro ponto interessante é buscar referências e inspirações para criar o seu briefing. É comum que muitos clientes já tenham essas referências em mente e queiram aplicar isso no seu briefing.

Caso isso não aconteça, tenha portfólios, exemplos de outros projetos, e materiais. É válido lembrar que o seu briefing precisa ser totalmente original e único, respeitando sempre a identidade visual da empresa e sua imagem no mercado.

Melhores dicas para criar um briefing eficiente

É comum que os profissionais experientes nessa área já saibam quais são os detalhes que mais fazem a diferença na hora de elaborar um briefing eficiente.

Mas, essas questões nem sempre podem ser compreendidas de maneira simples, mas, quando colocadas em prática, podem te ajudar a ter um projeto de sucesso. Entenda a seguir:

Mantenha o briefing sempre otimizado

Todas as partes que estão envolvidas no projeto do briefing precisam entender e visualizar todas as informações contidas nele de forma rápida. Com isso, otimizar o seu documento é essencial para ter um briefing de sucesso.

Antes mesmo de definir qual será a versão final do projeto, leia novamente e organize todos os pontos necessários. Evite colocar termos técnicos, e prefira linguagens mais simples de serem compreendidas.

Dê sugestões e interaja durante a criação

Outra dica interessante para ter um briefing de sucesso e eficiente é ser participativo nas etapas de criação. Assim você consegue ajudar o seu cliente a colocar a ideia dele em prática de maneira viável.

As sugestões são muito importantes para guiar todas as etapas de criação do briefing e entender de fato o que o seu cliente deseja. É comum que muitas pessoas saibam o que querem, mas não conseguem explicar isso, até porque, não possuem conhecimento técnico sobre o assunto.

Se manter atualizado e atento sobre as ideias é importante para conseguir dar sugestões e interagir durante o processo de criação do briefing.

Criar um briefing de qualidade é a primeira etapa para conseguir entregar de fato um serviço de qualidade, além de claro, atender às expectativas dos clientes.

É válido ressaltar que os clientes são parte da produção do briefing, e a participação deles não deve ser deixada de lado durante o processo.

Faça uma descrição objetiva

Outra dica interessante para ter um briefing de sucesso é ser objetivo na descrição. É comum que os clientes acabem se estendendo durante a escrita e apresentação daquilo que ele deseja.

Mas, para as pessoas que estão criando o briefing, é importante transformar todas essas informações em um documento otimizado e objetivo.

Ser claro no momento de escrever todas as ideias do cliente é essencial. Isso traz a garantia de que, no momento em que o projeto for executado, é possível compreender com mais facilidade o que será pedido.

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Briefing: o que é, como fazer, qual a importância? Checklist completo para criar um Briefing eficiente