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Para quem trabalha no ramo da comunicação, evitar problemas de produtividade pode ser um grande desafio. Seja você um freelancer desbravando o mercado por conta própria, seja uma agência composta por diversos departamentos, garantir que todas as tarefas sejam feitas de forma eficiente e rentável pode ser bastante complicado.

Um dos grandes vilões da produtividade para fornecedores de serviços em comunicação é o acúmulo de trabalhos e a sobreposição de prazos. Por mais que se tente organizar um fluxo de trabalho eficiente e gerenciável, não é incomum que apareçam jobs urgentes de última hora, crises para controlar, novos clientes, reuniões inesperadas etc.

E tudo isso impacta na sua capacidade de realizar seus trabalhos em alto padrão de qualidade e com um retorno rentável. Por isso, desenvolver métodos para aprimorar a produtividade é indispensável quando se opera no mercado publicitário e das comunicações em geral.

Se você também tem enfrentado problemas nesta área e quer tornar seu trabalho ou uma agência inteira mais produtiva, continue conosco neste artigo. A seguir você vai conhecer algumas dicas para melhorar seu desempenho e evitar problemas de produtividade de uma vez por todas!

Leia mais: Home office | 8 dicas para produzir mais trabalhando em casa.

Estabeleça um fluxo de trabalho que faça sentido

Lembra-se do conceito de Fordismo? Aquele, que revolucionou a produção industrial, aumentando significativamente a produtividade por estabelecer uma linha de produção? E se fosse possível implantar um sistema como este na prestação de serviços em publicidade?! Saiba que é possível sim, e o segredo para isso está no fluxo de trabalho.

Pense em cada etapa da execução de um job como uma das peças na linha de montagem de um produto. Se estas fases estiverem organizadas de forma eficiente e forem realizadas sempre de modo previsível, ordenado e padronizado, você pode aumentar significativamente a produtividade do seu trabalho.

E talvez você não perceba, mas sua produtividade pode estar enfrentando problemas justamente por certa falta de organização no seu fluxo de trabalho, que é a sua valiosa linha de produção. Você já parou para pensar como ocorre seu workflow, desde a chegada de um novo job até sua conclusão?

Estabelecer um fluxo de trabalho padronizado é um dos primeiros passos que você deve dar rumo a uma produtividade ideal. Desta forma você pode criar uma verdadeira linha de produção que vai tornar o seu trabalho apto a ser replicado e até mesmo escalado para operações maiores e mais complexas.

Assim, defina passo a passo como cada cliente e job devem entrar na sua agência (ou na sua agenda se você for um freelancer) e quais são as etapas seguintes, bem como em qual ordem elas devem acontecer.

Para isso, você pode montar um fluxograma de processos que padronize o caminho trilhado por cada tipo de job. E para que este fluxograma de processos seja eficaz, há mais uma fase que você deve padronizar: o briefing!

Leia mais: O que é Workflow? Como funciona? Conheça quais as vantagens que ele traz para o dia a dia das agências.

Padronize o briefing

Criar um modelo padrão de briefing para cada tipo de job, que destrinche detalhadamente a execução da campanha é fundamental para aumentar a produtividade.

Quando não existe um formato bem estruturado, é comum que a execução do projeto atrase em função da necessidade de retornar diversas vezes ao cliente para complementar as informações. Além disso, a falta de um briefing detalhado pode culminar com erros de execução que levem a necessidade de refazer todo o job.

Isso implica em tempo desperdiçado e, com isso, uma significativa queda da rentabilidade no seu negócio.

De acordo com o workflow definido para o seu trabalho, elabore um template de briefing capaz de orientar todas as diferentes fases da execução do job. Veja aqui como criar um briefing eficiente!

Definição de prazos, metas e responsabilidades

Tempo ilimitado e equipe variada para executar uma tarefa. Parece o mundo ideal certo? Errado!

Definir responsabilidades, prazos e metas para a execução das tarefas é fundamental para garantir a maior produtividade possível. De que adiantam duas ou três pessoas trabalhando na mesma arte ou texto? Das diversas opções resultantes, apenas uma será utilizada. Por outro lado, prolongar-se indefinidamente em uma tarefa vai te impedir de realizar outras.

Por isso, definir uma meta de tempo para cada uma das atividades e uma pessoa responsável por cada trabalho é indispensável para se obter a máxima produtividade possível. Mas… Como saber qual é uma janela de tempo viável para a execução de uma dada tarefa?

Monitore o tempo de realização das tarefas

Muitas agências empregam os sistemas de contabilização de tempo como uma medida de controle sobre os funcionários. Mas este não é o melhor uso destas ferramentas. Empregar a contagem de tempo para avaliar a produtividade e definir expectativas realistas sobre o que pode ser realizado, bem como sobre o valor da hora de trabalho, é a forma mais frutífera de utilizar o recurso.

Desta maneira, seja para acompanhar uma equipe inteira, seja para conhecer seu ritmo de trabalho individual, aplique sistemas de mensuração da produtividade pelo tempo. Assim será possível não apenas saber como está sua produtividade agora, mas também reconhecer fatores que a tornam melhor ou pior.

Utilize um sistema de integração e gestão na sua agência

Parte da dificuldade em se monitorar e melhorar a produtividade em uma agência vem da multiplicidade de profissionais executando tarefas distintas para finalizar um mesmo trabalho, e da interdependência entre eles para a conclusão do job. Empregar um sistema que concentre todas as informações sobre as demandas, prazos, etapas e recursos disponíveis para uma campanha permite que se amplie a produtividade de forma significativa.

Além disso, o próprio sistema pode oferecer ferramentas para mensuração de produtividade, como acompanhamento de tempo, taxa de entrega de tarefas etc. Isso ajuda na obtenção de uma visão global acerca do trabalho das equipes.

Por fim, implantar um sistema também é uma forma de otimizar a definição de um fluxo de trabalho e de automatizar determinadas tarefas repetitivas e comunicações que podem tomar um tempo precioso dos profissionais.

Existem no mercado diversas opções em sistemas de gestão para atender a sua agência, com diferentes recursos e preços. Falando nisso, veja aqui qual a melhor opção para a sua empresa: sistema de gestão gratuito ou pago?

Você possui mais dicas para ajudar a evitar problemas de produtividade? Comente aqui!

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