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No dia a dia das agências, o excesso de tarefas e de informações exige que haja um bom processo de gestão e organização em vigência. O workflow é uma excelente metodologia para controlar esses processos.

Cada projeto a ser desenvolvido para um cliente é composto de diversas e pequenas tarefas que precisam ser cumpridas. Essas tarefas precisam atender a prazos específicos, para que a entrega do trabalho não seja comprometida.

Por isso, é imprescindível que os gestores da agência desenvolvam ferramentas que garantam o controle de cada processo que está sendo realizado. Caso contrário, dificilmente o objetivo será atingido.

Essa é a principal razão para ter um workflow. Mas, afinal, o que ele é? A resposta para essa e várias outras perguntas sobre o tema serão obtidas após a leitura completa desse post.

Contudo, antes de continuar, você já utiliza alguma ferramenta de colaboração? Não conhece? Neste post, explicamos sobre como elas podem fortalecer a comunicação entre os seus funcionários.

O que é workflow?

O termo workflow, em uma tradução livre, significa fluxos de trabalho. Pode ser entendido como uma metodologia que permite a visualização de como as pessoas realizam as tarefas e de cada etapa que precisa ser concluída para que a meta seja alcançada.

Apesar de parecer semelhante, o workflow não deve ser confundido com uma tarefa ou o conjunto delas. Na verdade, ele é a sistematização de diversas tarefas sequenciais que envolvem a conclusão de um projeto.

A partir da aplicação do workflow, é possível observar todo o fluxo de trabalho que está sendo realizado e, a partir dessa observação, identificar os gargalos, os erros que estão sendo cometidos, os atrasos na conclusão de cada tarefa, entre outros.

Quando há uma visualização gráfica do funcionamento da agência, o controle das práticas da empresa é facilitado. Porém, nem tudo são flores. A construção de um workflow exige a coleta, classificação e armazenamento de todos os dados referentes aos processos realizados.

O workflow pode ser visualizado como um trabalho fluindo de uma etapa para outra ou de um estágio para outro, até que seja finalmente concluído. Podemos enxergar melhor um workflow quando o departamento de recursos humanos de uma empresa contrata um novo funcionário. É preciso concluir sequencialmente um conjunto de tarefas que são ordenadas ao longo do tempo. Por exemplo:

• Primeiro, realiza-se a seleção dos candidatos que atendem ao perfil da vaga;

• Após isso, analisa-se cuidadosamente cada candidato, realizando, para isso, entrevista;

• Em seguida, o candidato que mais se adequa ao perfil da vaga é contratado;

• Depois, a empresa é apresentada a ele, bem como quais serão suas atribuições e assim por diante.

Como se pode verificar, o workflow é um fluxo de trabalho que reúne etapas de um processo ou de um projeto, quando, neste caso, a empresa realiza suas operações por projeto.

No entanto, é importante não confundir workflow com processo. Aquele busca melhorar este, de maneira a fazer com ele seja realizado de forma eficiente, integrada e controlada. O workflow reúne, vale destacar, tecnologias e técnicas que contribuem para o aprimoramento dos processos de uma empresa, de sorte, portanto, que ambos não se confundem, mas se complementam.

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Quais são as vantagens de aplicar o workflow nas agências?

A implantação de um workflow nas agências de publicidade produz diversos benefícios para os gestores, os funcionários e, principalmente, para os clientes. A seguir, uma listagem das principais vantagens desse sistema.

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Organização eficiente da agência

A partir da sistematização de todos os processos da agência, cada etapa que foi ou que precisa ser cumprida poderá ser visualizada de forma simples. Essa facilidade garante que os funcionários percebam o que precisa ser feito para a conclusão do job.

Além disso, os prazos podem ser acompanhados em tempo real e ficam disponíveis para toda a equipe. Dessa forma, todos estarão cientes da sua produtividade e dos possíveis erros e atrasos que estão acontecendo.

Alinhamento entre as equipes

O dia a dia acelerado de uma agência não favorece a integração entre os diferentes times. Manter os funcionários alinhados permite que todos trabalhem em sintonia e estejam acessíveis uns aos outros.

O alinhamento também garante que todos os setores tenham uma percepção mais precisa do desenvolvimento da agência, das metas alcançadas e dos objetivos que estão sendo mirados. Assim, cria-se um ambiente favorável à cooperação entre os times.

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Visualização dos erros

Com uma visualização integral das etapas de um processo, a ocorrência de erros é evidenciada. Dessa forma, é possível criar uma rotina de revisões para cada tarefa concluída, reduzindo a necessidade de refações.

Quando o fluxo de trabalho é bem estruturado, também é possível identificar o momento exato em que o erro foi cometido, atuar na sua correção e criar processos que evitem a sua recorrência.

Otimização dos resultados

A implantação de um workflow eficaz, faz com que a agência entregue melhores serviços aos seus clientes. A justificativa para isso está no maior controle dos processos, na redução dos erros e das refações e no maior comprometimento e produtividade da equipe.

Com a junção de todos esses fatores, os processos se tornam mais ágeis, melhorando os prazos para entrega dos projetos. Além disso, com uma gestão eficiente, os custos operacionais são reduzidos e a lucratividade da agência será maior.

Facilidade para a aprendizagem dos processos da agência

Geralmente, a chegada de novos funcionários envolve um longo período de adaptação e aprendizagem. Com um workflow bem estruturado, esse período pode ser reduzido pela metade.

Isso, porque o novo integrante do time terá a sua disposição a visualização de todas as tarefas e processos que são realizados em cada setor. Basta que ele consulta a ferramenta e identifique a representação de cada equipe no workflow.

Como funciona o workflow?

O sistema de workflow pode ser dividido em algumas etapas, sendo cada uma referente a um processo existente na agência. Essas etapas são:

  • Ad Hoc: O Ad Hoc é um processo manual em que as informações de cada processo podem ser movidas ou alteradas de acordo com a necessidade;
  • Administrativo: São os processos burocráticos da agência que podem ser melhorados com a organização das informações;
  • Produtivo: Nesta etapa, estão contemplados os processos mais repetitivos e complexos que podem ser realizados por pessoas ou não. Exigem uma qualificação maior para serem realizados;
  • Colaborativo: São os procedimentos que exigem a cooperação entre as equipes, desde que tenham o mesmo objetivo. Por envolver times de diferentes áreas, é considerado um processo mais completo;
  • Transacional: É semelhante ao colaborativo, pois as tarefas são executadas de forma conjunta. Porém, a execução é feita em unidades diferentes para que os processos sejam mais confiáveis e tenham maior exatidão.

Mas, como aplicar o workflow em sua empresa?

Certamente, depois de conhecer algumas das principais vantagens do workflow, apostamos que você ficou desejando aplicá-lo em sua empresa, com o objetivo de se tornar mais eficiente, produtiva e econômica. Estamos errados?

E, então, para criar um workflow é preciso, basicamente, desenvolver as seguintes operações:

• Análise dos processos internos de sua empresa

Primeiro, é preciso mapear e analisar os processos internos de sua empresa. É somente conhecendo como a empresa funciona que você pode verificar quantos workflows ela precisa. Por exemplo, processo de compra; processo de venda; processo de contratação; processo de pagamento a fornecedores; etc.

Nessa etapa, é importante também listar todas as tarefas e/ou ações envolvidas em um processo, bem como os desvios que devem ser evitados. No processo de venda, temos ações como atendimento ao cliente, apresentação do produto ou serviço e conclusão da venda. Isso sem deixar de mencionar o pós-venda.

• Estabelecimento dos responsáveis pela condução dos workflows

Após definir os workflows dos processos ou projetos de sua empresa, é necessário estabelecer quem serão os responsáveis pela condução dos fluxos de trabalho. Serão essas pessoas que vão controlar o fluxo de trabalho, de modo a evitar desvios que possam comprometer o alcance dos objetivos.

É importante destacar que um workflow tem início e fim. Por isso, é importante estabelecer quando ele começa e quando termina. O atendimento ao cliente começa, por exemplo, quando o cliente é atendido e é concluído quando ele sai do seu estabelecimento comercial satisfeito, porque suas dúvidas ou inquietações foram resolvidas.

Agora que você sabe melhor não apenas o que é workflow, mas conhece suas vantagens e sabe como aplicá-lo em sua empresa, que tal adotá-lo? É o melhor caminho quando o que se busca é alcançar o sucesso de forma mais rápida.

Após a leitura dessas informações, é fácil perceber as inúmeras vantagens que o workflow traz para o dia a dia das agências. Antes de iniciar a implantação, é recomendada a escolha de um software de gestão eficiente e inteligente, como por exemplo, o Publi.

Você já ouviu falar no Kanban? É um novo método organizacional que promete melhorar a produtividade dos funcionários.

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