No dia a dia das agências, o excesso de tarefas e de informações exige que haja um bom processo de gestão e organização em vigência. O workflow é uma excelente metodologia para controlar esses processos.

Cada projeto a ser desenvolvido para um cliente é composto de diversas e pequenas tarefas que precisam ser cumpridas. Essas tarefas precisam atender a prazos específicos, para que a entrega do trabalho não seja comprometida.

Por isso, é imprescindível que os gestores da agência desenvolvam ferramentas que garantam o controle de cada processo que está sendo realizado. Caso contrário, dificilmente o objetivo será atingido.

Essa é a principal razão para ter um workflow. Mas, afinal, o que ele é? A resposta para essa e várias outras perguntas sobre o tema serão obtidas após a leitura completa desse post.

Contudo, antes de continuar, você já utiliza alguma ferramenta de colaboração? Não conhece? Neste post, explicamos sobre como elas podem fortalecer a comunicação entre os seus funcionários.

O que é workflow?

O termo workflow, em uma tradução livre, significa fluxos de trabalho. Pode ser entendido como uma metodologia que permite a visualização de como as pessoas realizam as tarefas e de cada etapa que precisa ser concluída para que a meta seja alcançada.

Apesar de parecer semelhante, o workflow não deve ser confundido com uma tarefa ou o conjunto delas. Na verdade, ele é a sistematização de diversas tarefas sequenciais que envolvem a conclusão de um projeto.

A partir da aplicação do workflow, é possível observar todo o fluxo de trabalho que está sendo realizado e, a partir dessa observação, identificar os gargalos, os erros que estão sendo cometidos, os atrasos na conclusão de cada tarefa, entre outros.

Quando há uma visualização gráfica do funcionamento da agência, o controle das práticas da empresa é facilitado. Porém, nem tudo são flores. A construção de um workflow exige a coleta, classificação e armazenamento de todos os dados referentes aos processos realizados.

Quais são as vantagens de aplicar o workflow nas agências?

A implantação de um workflow nas agências de publicidade produz diversos benefícios para os gestores, os funcionários e, principalmente, para os clientes. A seguir, uma listagem das principais vantagens desse sistema.

Organização eficiente da agência

A partir da sistematização de todos os processos da agência, cada etapa que foi ou que precisa ser cumprida poderá ser visualizada de forma simples. Essa facilidade garante que os funcionários percebam o que precisa ser feito para a conclusão do job.

Além disso, os prazos podem ser acompanhados em tempo real e ficam disponíveis para toda a equipe. Dessa forma, todos estarão cientes da sua produtividade e dos possíveis erros e atrasos que estão acontecendo.

Alinhamento entre as equipes

O dia a dia acelerado de uma agência não favorece a integração entre os diferentes times. Manter os funcionários alinhados permite que todos trabalhem em sintonia e estejam acessíveis uns aos outros.

O alinhamento também garante que todos os setores tenham uma percepção mais precisa do desenvolvimento da agência, das metas alcançadas e dos objetivos que estão sendo mirados. Assim, cria-se um ambiente favorável à cooperação entre os times.

Visualização dos erros

Com uma visualização integral das etapas de um processo, a ocorrência de erros é evidenciada. Dessa forma, é possível criar uma rotina de revisões para cada tarefa concluída, reduzindo a necessidade de refações.

Quando o fluxo de trabalho é bem estruturado, também é possível identificar o momento exato em que o erro foi cometido, atuar na sua correção e criar processos que evitem a sua recorrência.

Otimização dos resultados

A implantação de um workflow eficaz, faz com que a agência entregue melhores serviços aos seus clientes. A justificativa para isso está no maior controle dos processos, na redução dos erros e das refações e no maior comprometimento e produtividade da equipe.

Com a junção de todos esses fatores, os processos se tornam mais ágeis, melhorando os prazos para entrega dos projetos. Além disso, com uma gestão eficiente, os custos operacionais são reduzidos e a lucratividade da agência será maior.

Facilidade para a aprendizagem dos processos da agência

Geralmente, a chegada de novos funcionários envolve um longo período de adaptação e aprendizagem. Com um workflow bem estruturado, esse período pode ser reduzido pela metade.

Isso, porque o novo integrante do time terá a sua disposição a visualização de todas as tarefas e processos que são realizados em cada setor. Basta que ele consulta a ferramenta e identifique a representação de cada equipe no workflow.

Como funciona o workflow?

O sistema de workflow pode ser dividido em algumas etapas, sendo cada uma referente a um processo existente na agência. Essas etapas são:

  • Ad Hoc: O Ad Hoc é um processo manual em que as informações de cada processo podem ser movidas ou alteradas de acordo com a necessidade;
  • Administrativo: São os processos burocráticos da agência que podem ser melhorados com a organização das informações;
  • Produtivo: Nesta etapa, estão contemplados os processos mais repetitivos e complexos que podem ser realizados por pessoas ou não. Exigem uma qualificação maior para serem realizados;
  • Colaborativo: São os procedimentos que exigem a cooperação entre as equipes, desde que tenham o mesmo objetivo. Por envolver times de diferentes áreas, é considerado um processo mais completo;
  • Transacional: É semelhante ao colaborativo, pois as tarefas são executadas de forma conjunta. Porém, a execução é feita em unidades diferentes para que os processos sejam mais confiáveis e tenham maior exatidão.

Após a leitura dessas informações, é fácil perceber as inúmeras vantagens que o workflow traz para o dia a dia das agências. Antes de iniciar a implantação, é recomendada a escolha de um software de gestão eficiente e inteligente, como por exemplo, o Publi.

Você já ouviu falar no Kanban? É um novo método organizacional que promete melhorar a produtividade dos funcionários. Ficou interessado? Saiba mais sobre ele no post que preparamos, clique aqui.

E aí, gostou do post? Então, compartilhe em suas redes socias!