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As ferramentas de colaboração são feitas para fortalecer comunicação entre funcionários dentro da agência, e promover mais eficiência e produtividade das equipes de trabalho. Elas facilitam a troca de informações instantâneas, anexos, chamados, a divulgação de eventos internos e alinhamento de ideias. 

Principalmente levando em consideração o momento em que vivemos, onde tudo é compartilhado e encaminhado online, dentro do meio corporativo não deve ser diferente. Portanto, é importante que as empresas busquem conhecer melhor essas novas ferramentas de trabalho, pensando em melhorar o desempenho de suas equipes. 

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Por que usar uma ferramenta de colaboração?

Otimize o tempo da sua equipe

Todos sabemos como pode ser exaustiva a rotina de uma agência, e como há competitividade neste segmento de mercado.

Muitas tarefas para realizar e prazos apertados fazem parte do dia a dia dos publicitários. Não seria de extrema importância buscar otimizar todo o tempo possível?

Além de conseguir cumprir todas as demandas de trabalho, a sua agência ainda está saindo na frente das concorrentes que ainda não encontraram uma solução para ocupar melhor o tempo de expediente.

Leia mais: O que é Timesheet? | Descubra como usar essa ferramenta para gerenciar o tempo da sua equipe

Dinamize o fluxo de trabalho

Fornecer todas as ferramentas de que os seus colaboradores necessitam têm um impacto significativo no fluxo de trabalhoAlém de gerar mais produtividade, leva maior dinamismo e fluidez para o andamento de qualquer projeto.

Outros benefícios incluem a padronização e automatização dos processos de trabalho. Através das ferramentas de colaboração, a sua equipe pode trabalhar para atender metas realistas e ter acesso ao mapeamento de todas as etapas e tarefas que precisam ser realizadas.

Leia mais: O que é Workflow? Como funciona? Conheça quais as vantagens que ele traz para o dia a dia das agências

Melhore a comunicação da equipe

As ferramentas de colaboração têm impacto direto na qualidade da comunicação estabelecida entre os membros da equipe. A possibilidade de falar com qualquer pessoa envolvida no projeto de maneira fácil e rápida é uma das vantagens desse recurso.

As melhores ferramentas contam com mensagens instantâneas, grupos, controles de privacidade, entre outras. Além de recursos próprios, a possibilidade de integrar outras plataformas e aplicativos vem para atender necessidades específicas de comunicação e compartilhamento de informações.

Lembre-se: comunicação assertiva é essencial durante o processo de um projeto em equipe.

Quais são as melhores ferramentas de colaboração para a sua agência?

Agora é a hora da ação, enfim vamos descobrir juntos quais ferramentas podem te ajudar a melhorar o desempenho da sua equipe e otimizar o trabalho de toda agência. Conheça as nossas opções e escolha as suas preferidas.

Google Hangouts 

O Google Hangouts pode facilitar a rotina da sua agência, é um aplicativo de comunicação instantânea do Google, capaz de enviar e receber mensagens e realizar videoconferências.

As videoconferências podem auxiliar na sua rotina de reuniões, economizando tempo e dinheiro. Uma vez que, é possível realizar uma reunião com pessoas do mundo inteiro. 

Essa ferramenta é especialmente interessante para o regime de trabalho em home office, pois permite a troca de informações em grupo e a integração com outras ferramentas já utilizadas para colaboração como o Google Agenda.

O Google Hangouts apresenta muitos benefícios para manter a colaboração da equipe. Para uma ferramenta gratuita, apresenta recursos valiosos de produtividade e integração, além de contar com recursos de segurança com o selo Google.

Leia mais: Marketing no WhatsApp | 10 dicas para montar a sua estratégia.

Skype 

Seguindo a mesma linha do Google Hangouts, o Skype, que é conhecido pela maioria, pode auxiliar a sua empresa da mesma forma.

Além de realizar as videoconferências, é possível ainda enviar links, anexos e fazer o compartilhamento de telas, tornando a conversa muito mais pessoal, dinâmica e ágil.

Mesmo na versão mais simplificada do Skype é possível criar maior colaboração e gerenciar equipes com um número pequeno ou médio de participantes.

Skype for Business

Na versão Skype for Business, ferramenta de colaboração que faz parte do pacote Microsoft Office 365, adiciona-se recursos como a possibilidade de realização de conferências com centenas de participantes: até 250.

O organizador ainda pode contar com opções de gerenciamento que permitem exercer controle sobre microfones, vídeos e lista de participantes, criar grupos, compartilhar arquivos e definir privacidades.

Por ser integrado às outras ferramentas do Microsoft Office 365, o Skype for Business permite o agendamento de reuniões através do Outlook e o compartilhamento de documentos e arquivos do Word, Excel e PowerPoint é facilitado.

Slack

O queridinho das empresas, quem conhece o Slack não quer saber de mais nada. É um software de comunicação realmente muito completo, com ele, é capaz de criar canais, conversas privadas e tem a possibilidade de integração com diversos outros serviços.

Com o Slack, é possível enviar arquivos, imagens, áudios, favoritar mensagens, utilizar gifs e emojis, silenciar canais, programar mensagens e muito mais. Além disso, o Slack conta com um layout organizado e intuitivo, muito fácil de usar e com certeza vai conquistar a sua equipe. 

A principal promessa do Slack é permitir que a sua empresa dê adeus para o e-mail e ferramentas mais tradicionais e migre para uma espaço dinâmico e interativo que apresenta todas as ferramentas que a sua equipe precisa.

Teams

Outra ferramenta interessante da Microsoft que apresenta a vantagem de ser integrada ao Office e oferece recursos incríveis para atender tanto às necessidades das instituições de ensino quanto de empresas que precisam integrar a sua equipe em um espaço virtual recheado de comodidades é o Teams.

Com ele, é possível criar equipes para organizar e gerenciar cada projeto, canais, formulários, iniciar conversas com qualquer pessoa da sua organização de maneira rápida e dinâmica, programar e gravar reuniões com centenas de pessoas, de dentro ou fora da empresa.

Outra vantagem são os inúmeros aplicativos que podem ser adotados e utilizados para atender necessidades específicas de determinados departamentos, como TI, Recursos Humanos, vendas e suporte. Outras aplicações tornam o processo de criar apresentações e fazer BrainStorm muito mais dinâmico.

Microsoft To Do

Microsoft To Do é um planejador de tarefas intuitivo e relativamente simples de usar. Com recursos descomplicados e poderosos para o controle e compartilhamento de listas de tarefas é possível criar projetos e detalhar cada passo, anexar arquivos, definir datas, prioridades e adicionar membros.

Apesar de ser bastante utilizada para gestão pessoal de tarefas, essa ferramenta tem tudo o que uma equipe precisa para gerenciar projetos, se comunicar e compartilhar arquivos.

O Microsoft To Do conta também com a possibilidade de integração com o recurso tarefas do Outlook para você não perder nenhum detalhe importante.

Publi | Software de Gestão

Como já citamos aqui, a rotina de uma agência geralmente é acarretada de jobs e pouco tempo para realizá-los. Ainda mais na reta de final de um prazo importante, é essencial contar com uma ferramenta que te ajude a organizar todas as etapas do processo, como o Publi, que é um software de gestão focado justamente nas demandas das agências de publicidade, eventos, propaganda, comunicação e marketing. 

Assim, cada gestor consegue organizar e delegar todas as tarefas a serem feitas por sua equipe, estabelecer prazos, prioridades, organizar o fluxo de trabalho, horas investidas e acompanhar de perto tudo que está sendo criado, de forma totalmente integrada.

Desde a interpretação do briefing à entrega do material pronto para o cliente, tudo isso em um layout simples, intuitivo e totalmente na web, sem instalação local. 

Quer começar a gerenciar as tarefas da sua agência com o software de gestão Publi

Vamos conversar! Envie um e-mail para: comercial@publi.com.br

Ou ligue:  (51) 3027-7744 | (51) 99890-7744

E solicite uma demonstração gratuita do nosso sistema. 

O que achou as dicas de ferramentas de colaboração para agência que separamos para você? Comente aqui!

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