A rotina de uma agência de publicidade comumente é aquela famosa “loucura da boa”. Em meio a esse cenário, a gestão de tempo é primordial para a produtividade ter a qualidade e o volume necessários.
Você faz ideia da diferença que faz ter um bom timesheet implementado na sua agência?
Para ter sucesso nas entregas, as equipes devem estar bem integradas ao processo.
Além disso, para fazer todo o fluxo correr redondo e, assim, evitar as temidas refações de última hora, ou pizzas na madrugada, é fundamental apostar na gestão do tempo. Uma gestão inteligente e eficaz é melhor para todos. Para o time e para o cliente.
O que é um Timesheet
O timesheet ou “sistema de tempo”, é uma ferramenta que tem como intuito contabilizar, controlar e analisar as horas de trabalho das equipes e das pessoas, por tarefa e por projeto.
Talvez, você até use algum tipo de timesheet, mas não o chame por este nome. Houve um tempo, no passado jurássico, em que tudo isso era feito por meio da utilização de longas planilhas no office.
Porém, nos dias de hoje, os sistemas e dashboards são bem completos, amigáveis e navegáveis. Como o Publi.
Com o uso de um timesheet, é possível saber quanto tempo a equipe e cada membro investem em cada tarefa e projeto.
Para ser produtivo, um trabalho precisa ser bem organizado e métodos e sistemas estão aí para serem um auxílio muito oportuno. É preciso explorar as facilidades que a tecnologia nos proporciona.
Como é feito um timesheet?
Independente se é feito em uma planilha no Excel ou de forma automatizada em um sistema, o timesheet normalmente conta com as seguintes informações:
- Nome do colaborador;
- Nome do projeto ou da atividade executada;
- Data;
- Hora de entrada;
- Hora de início da atividade;
- Hora de término da atividade;
- Horas extras trabalhadas;
- Hora de saída;
- Total de horas trabalhadas.
Com essas informações em mãos, o gestor conseguirá compreender melhor sobre todas as demandas e projetos que estão rodando no momento e também, sobre o andamento de cada uma delas. Não subestime essas informações, elas podem ser de grande valia para a sua agência!
Quais as funções de um Timesheet
O uso do timesheet é essencial, principalmente para uma empresa que trabalhe com cobrança por horas usadas. Afinal, a estimativa de custos de mão obra por projeto/cliente tem de ser feita de forma muito precisa.
Com o Timesheet, é possível identificar quais são os funcionários mais produtivos e ágeis da sua equipe, com relação ao custo x benefício.
E para um gestor, essas informações são de extrema importância. Dessa forma, consegue ficar atento ao rendimento do seu time, e antecipar quais decisões precisa tomar ao delegar as tarefas, programar agendas de alocações e trabalhar a motivação dos seus colaboradores.
O timesheet auxilia na decisão de quais projetos priorizar, como gerenciar os recursos financeiros envolvidos e qual a melhor forma de distribuir a equipe estrategicamente durante a realização de alguma tarefa.
Fica muito mais fácil saber se uma tarefa vai ser cumprida no prazo ou se será necessário força de mão de obra extra, por exemplo.
Por que adotar um Timesheet?
Como vimos até aqui, o timesheet foi desenvolvido para facilitar a gestão do tempo. Certo. Mas como?
Fique atento aos dados. Os dados são a semente da gestão de tempo inteligente e estratégica.
Por meio do uso do timesheet, os dados gerados e coletados sobre o andamento das tarefas e projetos, bem como sobre a performance da equipe, podem auxiliar na redução de custos da operação de sua agência.
Ou seja, administrando melhor o aproveitamento do tempo, você saberá o custo e o prazo estimados de cada projeto com mais exatidão.
Além disso, é o timesheet que fornece as informações que podem ser usadas para melhorar a distribuição das atividades na equipe, auxiliando a identificar se uma determinada tarefa estiver consumindo mais tempo do que deveria.
Afinal, é muito desgastante para a equipe e para agência uma tarefa que demande muita energia e agregue pouco valor.
O uso do timesheet também confere mais transparência no relacionamento com seus clientes, afinal, eles poderão acompanhar se as tarefas solicitadas demandam mais tempo do que o pensado e se o volume entregue é o previsto para o cumprimento do contrato.
Todas essas informações lhe proporcionarão uma gestão de tempo mais eficiente e consequentemente menos prejuízos.
Use todas as funcionalidades
O processo para implementar e utilizar o timesheet em sua agência, na verdade, é bem simples e para aproveitar bem todas as funções que a ferramenta pode oferecer, é possível realizar treinamentos com a equipe.
Pois, no fim das contas, no dia a dia, é o time que irá operar com mais frequência e, portanto, precisam saber como usar para poder abraçar a ideia.
É preciso deixar claro desde o começo da implementação sobre a importância do uso correto e diário da ferramenta, o time necessita entender que a adoção da plataforma vai melhorar o trabalho de todos e resultar em uma melhor gestão de tempo
Como funciona na prática?
Ao ser implantando, o timesheet passa a ser uma tarefa corriqueira da rotina dos colaboradores da agência. E sua operação é muito simples.
Assim que iniciarem alguma tarefa, basta clicar no “play” do timesheet e, a partir daí, o tempo começa a correr e o sistema já inicia a contabilização de horas. Ao terminar, basta sinalizar a finalização.
Desta forma, todas as informações relacionadas ao tempo gasto em cada atividade ficam armazenadas no sistema, relacionando esses dados com o valor/hora de cada colaborador envolvido na tarefa.
Ao final do projeto, a ferramenta disponibiliza os relatórios necessários para agência ter ciência de qual foi o custo final de mão de obra de cada projeto específico e quanto tempo cada etapa do projeto consumiu.
Inclusive, para complementar seu conhecimento sobre o timesheet, você pode ver aqui sobre como manter um controle do fluxo de trabalho na sua agência .
Por que o Timesheet é tão importante para os negócios atuais?
Antes de tudo, não há dúvidas de que essa ferramenta oferece benefícios incríveis para as equipes. Em primeiro lugar, podemos dizer que o timesheet pode ser comumente usado para ampliar a distribuição das atividades em uma determinada equipe.
Um exemplo a citar é quando essa ferramenta é usada para mensurar se uma atividade demanda mais tempo do que o necessário para ser concluída. Com esses dados visíveis, o empreendedor poderá entender se deverá adicionar mais colaboradores à equipe ou otimizar algum processo específico com o uso da tecnologia.
Além disso, os registros que são detalhados nesse sistema oferecem a oportunidade de fazer a identificação e a consequente eliminação de processos que só atrasam a produção. Em outras palavras, são atividades que consomem bastante tempo, e agregam pouco valor.
Outro benefício excelente do timesheet é a facilidade de fazer planejamentos e previsões futuras. Baseado em registros do quanto foi necessário para chegar a conclusão de um determinado projeto anterior, o empreendedor tem todos os dados necessários para concluir outro projeto similar em menos tempo e com mais qualidade de entrega.
Como aplicar o Timesheet?
De forma prática, existem três passos importantes para implementar o Timesheet no seu negócio ou serviço. Primeiro de tudo, é necessário buscar o software adequado para suas demandas atuais e que tenham as funções adequadas para fazer o registro de atividades e do tempo.
Em outras palavras, você precisa buscar por um software que permita fazer o registro e, ao mesmo tempo, possa oferecer recursos eficientes na gestão de projetos.
Após buscar o melhor software para a sua empresa ou projeto, está na hora de treinar a sua equipe para a execução dessa gestão, desencadeando habilidades e competências para a condução dessas atividades. A ideia é que sua equipe entenda a importância da implementação dessa nova ferramenta, a fim de executá-la com consciência e responsabilidade.
Sem contar que é um sistema que irá beneficiar a própria equipe, já que cada colaborador terá meios mais eficientes e enxutos para produzir atividades.
E por fim, o último passo é realizar o monitoramento do timesheet. O gestor precisa mostrar à sua equipe as principais funcionalidades dessa ferramenta e ensiná-los o melhor jeito para executá-la. Dessa forma, os colaboradores se tornarão mais conscientes das execuções e buscarão formas mais otimizadas de entregar resultados de forma independente.
Além disso, é muito importante que esteja atento aos dados obtidos para entender de que forma é possível melhorar o desempenho dos projetos e das atividades de seu time.
Porque não utilizar o timesheet em planilha?
Mas, se é possível implementar o timesheet em planilha, porque automatizar essa tarefa? Apesar de muitas pessoas amarem planilhas, elas não são 100% confiáveis, outro ponto que dificulta seu uso é que é preciso realizar toda a gestão de forma manual, o que pode complicar e muito a vida do gestor.
Quando seu time faz o timesheet por planilhas, há o risco de que não seja registrado o tempo correto. Isso pode ocorrer propositalmente ou até mesmo por conta de erros de digitação.
Se houver qualquer problema desse tipo, isso já irá impactar na mensuração do tempo e dos custos dessa atividade.
Ou seja, você terá dados, mas não necessariamente dados confiáveis e isso pode não só atrapalhar, como pode até causar prejuízos pois você não irá precificar os projetos corretamente.
Outro ponto é a dificuldade de gestão, alguns projetos contam com uma equipe longa o que resulta em uma planilha extensa e muito difícil de acompanhar. Ou seja, a visualização das atividades realizadas também será um desafio.
Por fim, mas não menos importante, estão os relatórios que terão de ser feitos à mão, o que irá dar trabalho e levará um tempo considerável. É por esses motivos que a automação do timesheet é a melhor alternativa.
Assim, você terá dados confiáveis e assertivos sobre seus projetos e também facilitará a vida dos clientes, que conseguirão acompanhar tudo com mais facilidade.
Leia mais: Gestão de tarefas | Como garantir mais eficiência dentro da agência?
Principais vantagens do Timesheet
Para que possamos entender a real importância desse sistema para a otimização de processos, vamos listar as principais vantagens de sua implementação. Confira abaixo:
1. Gestão de horas trabalhadas
Em geral, é extremamente comum perdermos a noção de tempo enquanto exercemos nossas atividades laborais. Contudo, sabemos que isso pode contribuir de forma negativa para a produção, sobretudo nas metas.
Por esse motivo, a utilização do sistema Timesheet oferece um maior controle dos horários, fazendo com que uma determinada atividade ou projeto seja feita de maneira otimizada, eficiente e de acordo com os prazos estabelecidos.
2. Gestão da produção
Quando o empreendedor ou gestor da área de produção consegue ter um mapeamento completo do setor, é possível elaborar novas formas de aumentar o processo produtivo. Por esse motivo, uma excelente gestão de horas trabalhadas oferece a análise da efetividade dos rendimentos produtivos e quais processos podem ser melhorados para oferecer maior escalabilidade.
3. Descarte de atividades obsoletas
Como dito anteriormente, uma das incríveis vantagens do Timesheet é poder avaliar o mapa do projeto ou determinada atividade para avaliar quais são os erros ou processos que estão demandando tempo além do necessário para contribuir com os objetivos.
Com o Timesheet, é possível avaliar o tempo gasto em apoio de uma determinada ferramenta, comparando-a com novos modelos no mercado.
4. Competitividade
Não menos importante do que desburocratizar processos demorados e torná-los mais enxutos, é ter a oportunidade de perceber uma excelente competitividade no mercado.
Uma excelente produtividade consolida a autoridade de marca e oferece uma excelente reputação no setor em que se atua.
5. Melhor gerenciamento dos projetos
Nesse momento, você saberia listar quais são todos os projetos que estão sendo desenvolvidos na sua agência? E sabe dizer em que pé está cada um deles? Se você não usa o timesheet, dificilmente saberá essas respostas.
O timesheet ajuda muito nessa visualização e controle dos projetos, assim será possível visualizar e intervir rapidamente quando notar que um projeto está atrasado, por exemplo.
Além do mais, isso trará mais tranquilidade, pois você saberá de tudo o que está acontecendo em sua empresa.
6. Ajuda e identificar retrabalhos
O retrabalho é um dos grandes vilões da produtividade em agências, por isso, é tão importante estar de olho neles. É normal que ocorram em certo nível, no entanto, se começarem a ocorrer em grande volume, isso pode indicar um outro problema.
Nesses casos, é importante analisar o projeto, talvez até mesmo repensá-lo, para evitar tanto retrabalho e garantir que ele flua melhor.
7. Colabora para a gestão de pessoas
O timesheet também é uma excelente ferramenta para melhorar a gestão de pessoas. Afinal, com ele você conseguirá visualizar melhor o desempenho de cada colaborador, o que é extremamente valioso para fornecer feedbacks e até mesmo, para reconhecer aqueles que estão com um desempenho acima da média.
Assim, além de garantir o bom andamento de todos os projetos, você também conseguirá reconhecer seus talentos e com isso, manter sua equipe motivada!
Como tirar o melhor proveito do timesheets?
Como analisamos, as timesheets não funcionam simplesmente do nada. Dessa forma, para que consigamos tirar um maior aproveitamento de suas vantagens, é necessário concentrarmos esforços em boas práticas na sua utilização. Confira abaixo quais são elas:
1. busque escolher a ferramenta que melhor atenda suas necessidades: há diversas variedades no mercado;
2. faça treinamentos com seus colaboradores, no simples objetivo de ensinar como operar de forma eficiente o software, e assim, busque educá-los mostrando a real importância dessa ferramenta para o negócio;
3. faça com que sua equipe vista a ideia: todos os envolvidos precisam entender a seriedade da ferramenta e como a sua adoção conseguirá melhorar a experiência de trabalho dos colaboradores;
4. busque sempre ser positivo no processo de adaptação: através de elogios e recompensas, motive todos os envolvidos no processo, a fim de torná-los mais familiarizados com a plataforma;
5. faça o acompanhamento de todo o processo: é de suma importância que o gestor realize a supervisão do uso do timesheet, a fim de identificar o rendimento e as possibilidades de melhorias que podem ser implementadas continuamente no processo.
Por isso, adotar o modelo correto de timesheet é uma decisão que poderá oferecer inúmeros benefícios para a sua empresa.
Por isso, independente do motivo proposto para a implementação dessa ferramenta, a questão é que o timesheet definitivamente oferece recursos valiosos para um empreendedorismo de sucesso.
Os dados são o novo petróleo
Os dados são tão valiosos que estão sendo considerados como o “novo petróleo”. Isso porque com acesso a eles é possível melhorar a gestão e rentabilidade dos negócios, independente do ramo. É isso que torna o timesheet tão importante!
Os dados aos quais você terá acesso tem poder transformador e podem impactar positivamente no seu negócio de várias formas.
Por isso, quem consegue minerar esse novo petróleo tem grandes chances de ser bem sucedido futuramente.
Conclusão
Conforme vimos, o objetivo de qualquer negócio no mercado é gerar competitividade. Para que isso se torne possível, é necessário otimizar os processos internos, a fim de que os recursos disponíveis atendam a principal estratégia: ao aumento da produtividade. Por esse motivo, o sistema Timesheet oferece recursos incríveis para o alcance desse objetivo.
Agora que você já sabe tudo sobre o Timesheet e suas principais metodologias para a redução do tempo em atividades empresariais ou projetos, que tal ampliar o seu conhecimento sobre o assunto? Acesse agora mesmo o nosso blog e conheça outros conteúdos importantes para ajudar sua gestão a se desenvolver muito mais.
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Além do uso do Timesheet, entre os benefícios de contar com o Publi estão: a utilização do gerenciador de tarefas e projetos, o calendário, cadastro de fornecedores e clientes, kanban, banco de imagens e os dashboard
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