A rotina de uma agência de publicidade comumente é aquela famosa “loucura da boa”. Em meio a esse cenário, a gestão de tempo é primordial para a produtividade ter a qualidade e o volume necessários.

Você faz ideia da diferença que faz ter um bom timesheet implementado na sua agência?

Para ter sucesso nas entregas, as equipes devem estar bem integradas ao processo.

Além disso, para fazer todo o fluxo correr redondo e, assim, evitar as temidas refações de última hora, ou pizzas na madrugada, é fundamental apostar na gestão do tempo. Uma gestão inteligente e eficaz é melhor para todos. Para o time e para o cliente.

O que é um Timesheet

O timesheet ou “sistema de tempo”, é uma ferramenta que tem como intuito contabilizar, controlar e analisar as horas de trabalho das equipes e das pessoas, por tarefa e por projeto.

Talvez, você até use algum tipo de timesheet, mas não o chame por este nome. Houve um tempo, no passado jurássico, em que tudo isso era feito por meio da utilização de longas planilhas no office.

Porém, nos dias de hoje, os sistemas e dashboards são bem completos, amigáveis e navegáveis. Como o Publi.

Com o uso de um timesheet, é possível saber quanto tempo a equipe e cada membro investem em cada tarefa e projeto.

Para ser produtivo, um trabalho precisa ser bem organizado e métodos e sistemas estão aí para serem um auxílio muito oportuno. É preciso explorar as facilidades que a tecnologia nos proporciona.

Quais as funções de um Timesheet

O uso do timesheet é essencial, principalmente para uma empresa que trabalhe com cobrança por horas usadas. Afinal, a estimativa de custos de mão obra por projeto/cliente tem de ser feita de forma muito precisa.

Com o Timesheet, é possível identificar quais são os funcionários mais produtivos e ágeis da sua equipe, com relação ao custo x benefício.

E para um gestor, essas informações são de extrema importância. Dessa forma, consegue ficar atento ao rendimento do seu time, e antecipar quais decisões precisa tomar ao delegar as tarefas, programar agendas de alocações e trabalhar a motivação dos seus colaboradores.

O timesheet auxilia na decisão de quais projetos priorizar, como gerenciar os recursos financeiros envolvidos e qual a melhor forma de distribuir a equipe estrategicamente durante a realização de alguma tarefa.

Fica muito mais fácil saber se uma tarefa vai ser cumprida no prazo ou se será necessário força de mão de obra extra, por exemplo.

Por que adotar um Timesheet?

Como vimos até aqui, o timesheet foi desenvolvido para facilitar a gestão do tempo. Certo. Mas como?

Fique atento aos dados. Os dados são a semente da gestão de tempo inteligente e estratégica.

Por meio do uso do timesheet, os dados gerados e coletados sobre o andamento das tarefas e projetos, bem como sobre a performance da equipe, podem auxiliar na redução de custos da operação de sua agência.

Ou seja, administrando melhor o aproveitamento do tempo, você saberá o custo e o prazo estimados de cada projeto com mais exatidão.

Além disso, é o timesheet que fornece as informações que podem ser usadas para melhorar a distribuição das atividades na equipe, auxiliando a identificar se uma determinada tarefa estiver consumindo mais tempo do que deveria.

Afinal, é muito desgastante para a equipe e para agência uma tarefa que demande muita energia e agregue pouco valor.

O uso do timesheet também confere mais transparência no relacionamento com seus clientes, afinal, eles poderão acompanhar se as tarefas solicitadas demandam mais tempo do que o pensado e se o volume entregue é o previsto para o cumprimento do contrato.

Todas essas informações lhe proporcionarão uma gestão de tempo mais eficiente e consequentemente menos prejuízos.

Use todas as funcionalidades

O processo para implementar e utilizar o timesheet em sua agência, na verdade, é bem simples e para aproveitar bem todas as funções que a ferramenta pode oferecer, é possível realizar treinamentos com a equipe.

Pois, no fim das contas, no dia a dia, é o time que irá operar com mais frequência e, portanto, precisam saber como usar para poder abraçar a ideia.

É preciso deixar claro desde o começo da implementação sobre a importância do uso correto e diário da ferramenta, o time necessita entender que a adoção da plataforma vai melhorar o trabalho de todos e resultar em uma melhor gestão de tempo

Como funciona na prática?

Ao ser implantando, o timesheet passa a ser uma tarefa corriqueira da rotina dos colaboradores da agência. E sua operação é muito simples.

Assim que iniciarem alguma tarefa, basta clicar no “play” do timesheet e, a partir daí, o tempo começa a correr e o sistema já inicia a contabilização de horas. Ao terminar, basta sinalizar a finalização.

Desta forma, todas as informações relacionadas ao tempo gasto em cada atividade ficam armazenadas no sistema, relacionando esses dados com o valor/hora de cada colaborador envolvido na tarefa.

Ao final do projeto, a ferramenta disponibiliza os relatórios necessários para agência ter ciência de qual foi o custo final de mão de obra de cada projeto específico e quanto tempo cada etapa do projeto consumiu.

Inclusive, para complementar seu conhecimento sobre o timesheet, você pode ver aqui sobre como manter um controle do fluxo de trabalho na sua agência .

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Ainda não utiliza um software para gerenciar todas as demandas da sua equipe? Fique atento, o Publi pode te ajudar!

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Você contará também com diversos módulos que auxiliam na otimização e produtividade nas rotinas da sua agência.

Além do uso do Timesheet, entre os benefícios de contar com o Publi estão: a utilização do gerenciador de tarefas e projetos, o calendário, cadastro de fornecedores e clientes, kanban , banco de imagens e os dashboard

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