Em geral, sabemos que o principal objetivo de qualquer empresa no mercado é gerar competitividade. Contudo, para que isso seja possível, é necessário dispor de ferramentas e estratégias para otimizar os recursos internos, como o método scrum. Seu objetivo é fazer projeções de crescimento eficientes a curto, médio e a longo prazo, quando assim for necessário.
Entretanto, por se tratar de uma sigla relativamente nova, pode assustar diversos empreendedores quanto ao seu significado e atuação. Contudo, quem a conhece, entende os diversos benefícios e vantagens que ela oferece na gestão de projetos de uma empresa.
Quer saber mais sobre o assunto? Então, confira o nosso post até o final e tire todas as suas dúvidas sobre a ferramenta Scrum.
O que é o método Scrum?
Antes de tudo, podemos definir que a ferramenta Scrum é extremamente comum e importante na área de tecnologia. Afinal, os colaboradores costumam trabalhar os projetos empresariais por etapas, a fim de resolverem as principais demandas. Com isso, delegam-se os principais responsáveis e estabelece prazos limites para cumprir as determinadas tarefas.
Por esse motivo, podemos dizer que o Scrum nada mais é do que um framework. Seu objetivo é voltado exclusivamente para o gerenciamento de projetos. Os colaboradores conseguem realizar suas atividades de maneira unânime na resolução de situações complexas, e de forma criativa e adaptável.
Em consequência disso, acabam cumprindo suas atividades de maneira eficiente e oferecem resultados valiosos.
Contudo, mesmo que seja uma técnica utilizada desde os anos 90, ainda assim é comumente demandada em projetos ágeis em todos os lugares do mundo.
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Seu surgimento
Em geral, sabe-se que o método Scrum foi criado por um piloto da aeronáutica chamado Jeff Sutherland. Ele sabia que, apesar de conseguir dominar todas as ações e comandos de uma aeronave, um pouso e uma decolagem jamais seriam iguais. E por isso, não haveria uma fórmula específica para essa execução.
Desse modo as condições climáticas, os equipamentos, o conteúdo da aeronave e até mesmo o estado emocional dos pilotos poderiam afetar o resultado final do processo. Portanto, em cada operação existente, os pilotos deveriam fazer os ajustes com base nas necessidades apontadas, coordenando com as diretrizes de voo e as devidas regulamentações de seus espaços aéreos.
Sua aplicação no contexto empresarial
Em suma, o seu conceito é basicamente o mesmo nos projetos de desenvolvimento em processos dentro de um negócio, o nível de complexidade e até mesmo o número de colaboradores que fazem parte de um determinado processo para alterar de forma positiva um resultado. Nesse quesito, é crucial avaliar os indicadores e elaborar soluções para cada etapa.
De forma prática, o método Scrum demanda que um projeto seja dividido em pequenos ciclos de processos ou atividades. Nessas divisões, devem incluir reuniões de alinhamento, a fim de que as atividades de cada responsável pelo projeto possam ser analisadas e, desse modo, conduzir todos os processos para que os resultados sejam alcançados de acordo com o planejado.
Ou seja, se avaliarmos essas questões de forma lúdica, podemos dizer que o processo deve ser como um voo. Ou seja, a decolagem, cruzeiro e pouso acabam sendo divididos em pequenos ciclos de atividades. E o principal responsável pela divisão é nomeado para realizar a execução das funções demandadas.
Durante os acontecimentos, dependendo das condições de percurso, alguns ajustes deverão ser executados, a fim de seja possível chegar aos resultados almejados. O objetivo, no entanto, é buscar soluções ágeis, rápidas e eficientes.
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Quais são os principais componentes do Scrum?
Em geral, para que a técnica do Scrum seja executada de maneira eficiente, ela dispõe de recursos bem definidos.
Sendo assim, em sua aplicação, é possível adicionar outras ações. Contudo, sua base já compõe todos os processos, ferramentas e estratégias necessárias para chegar aos objetivos almejados. Por isso, confira abaixo os principais componentes que formam a estrutura do Scrum:
1. Product Owner
Popularmente conhecido como Dono do Produto (traduzido em português), o Product Owner acaba sendo o maior interessado quanto ao desenvolvimento do produto ou serviço em questão. É o Dono do Produto quem define quais serão as principais funcionalidades do produto, bem como suas expectativas e sua ordem de prioridade.
2. Scrum Master
Para quem não sabe, o Scrum Master oferece uma ação de liderança de extrema importância. É ele quem faz a coordenação das atividades e também exerce função de facilitador para a equipe. Ou seja, caso aconteça algum evento de extrema dificuldade, o scrum master busca encontrar a solução ideal.
3. Time Scrum
Esse tipo de scrum é composto por todos os responsáveis e desenvolvedores pelas etapas estabelecidas. Geralmente, eles dispõem de habilidades e competências específicas para executar as tarefas demandadas, a fim de que os objetivos sejam cumpridos.
De forma prática, eles geralmente atuam em colaboração, responsabilidades individuais, delegação de atividades e metas, e etc.
Quais são as vantagens do método Scrum?
Como podemos perceber, essa ferramenta consegue aumentar de forma considerável a produtividade e as chances de que sua equipe obtenha total sucesso na criação e desenvolvimento dos projetos demandados.
Sendo assim, ele basicamente ajuda a organizar os processos, o que é de suma importância para fazer a identificação e a consequente eliminação de gargalos. A ideia, em geral, é eliminar situações de forma preventiva, antes que se tornem mais complicadas de resolver em um futuro próximo.
Por esse motivo, sua utilização oferece diversas vantagens e benefícios para os negócios, independente do seu mercado, tamanho e infraestrutura. Confira abaixo quais são eles:
1. Mais transparência
Já que os diversos ciclos de atividades podem demandar diferentes tipos de profissionais, a transparência dos processos e informações acaba sendo um de seus pilares.
Em outras palavras, para que o método ofereça resultados consideráveis, é necessário que todos os funcionários envolvidos no projeto tenham a ciência de todos os elementos que podem afetar o seu andamento e, consequentemente, a sua conclusão.
2. Adaptabilidade
Por se tratar de uma ferramenta, o scrum acaba se tornando altamente flexível e não exige que uma única linha de ações seja tomada. Dessa forma, elas podem ser facilmente adaptadas de acordo com a necessidade exigida. Isso oferece mais leveza na sua aplicação, e por isso, faz as resoluções ganharem mais agilidade.
3. Feedback
A prática de feedback contínuo está totalmente relacionada ao princípio da transparência. No feedback, o principal objetivo é ressaltar quais tipos de atividades estão sendo executadas de maneira correta e eficiente, e quais outras precisam ser melhoradas.
Entretanto, a prática do feedback no método scrum não está inteiramente ligada à motivação (como é o que ocorre em feedbacks comuns), mas sim na manutenção da transparência de informações. Desse modo, como parte de um determinado projeto, o responsável deve entender e mensurar o impacto que suas ações causam nos processos. Para isso, Sprint Reviews e reuniões são realizadas de forma regular.
4. Melhoria contínua
Já tendo em mãos as correções recorrentes e os respectivos aprendizados decorrentes da observação sobre elas, os processos e os colaboradores envolvidos tenderão a estar em constante mudança e evolução, aprimorando cada vez mais a qualidade e, não menos importante, seus conhecimentos.
Essas ações podem ser facilmente percebidas tanto nos resultados práticos quanto em todo o mindset da equipe, que irá valorizar o scrum e o que ele efetivamente pode oferecer para o dia a dia laboral.
5. Eficiência
Antes de tudo, o método scrum oferece algumas regras que buscam moldar o processo de forma eficiente. Assim, mesmo que sejam adaptáveis e altamente flexíveis ao modelo do negócio, o tempo limite para reuniões do dia a dia, bem como a forma em que os conteúdos precisam ser compartilhados oferecem total eficiência pensando no longo prazo de sua execução.
Isso porque, determinar o tempo de reuniões garante que os colaboradores tenham o hábito de serem cada vez mais objetivos.
6. Motivação
Embora não seja tão comum nas empresas, oferecer transparência para as informações dos projetos demandados, e até mesmo oferecer autonomia aos funcionários é extremamente motivador. Isso porque o Scrum faz o ambiente de trabalho ter condições de gerar engajamento e criatividade.
7. Velocidade
Quando passamos a implementar o método scrum como ferramenta para realizar o acompanhamento de projetos, isso se torna uma engrenagem enferrujada, na qual, ao receber os cuidados devidos, tem total capacidade de voltar a girar de forma gradativa.
Por outro lado, o mesmo pode ocorrer com os processos desenvolvidos dentro dos negócios através desse método. É bem provável que nas primeiras experiências, a atenção que será demandada nos processos, fará os resultados começarem a aparecer de forma gradual.
Com o tempo e aprendizado, esse tipo de desempenho fica cada vez mais otimizado e ágil, certificando de que os times e os projetos possam se tornar eficientes no que diz respeito à resolução de problemas. Para saber mais sobre o assunto, acesse agora mesmo o nosso blog e confira outras dicas exclusivas para aprimorar ainda mais a sua gestão.
Como aplicar o Scrum?
Certamente, a aplicação do método scrum exige alguns cuidados especiais. Confira a seguir quais são eles.
Leia mais: Como o uso de metodologia ágil pode impactar nos resultados da sua agência de publicidade.
1. Busque entender os seus pilares
Em geral, como podemos perceber até aqui, os principais pilares da metodologia scrum estão relacionados a: transparência, adaptação e inspeção. Sendo assim, esses conceitos acabam sendo direcionados em processos mais práticos e rotineiros do projeto.
Portanto, a transparência relaciona-se à visão simplificada dos processos. Se tratando da inspeção, podemos defini-la como aquela que acompanha o progresso, a fim de identificar pontos e situações que fujam do esperado. Na adaptação, ocorre as correções, que vão certificar de que os resultados almejados tenham sido cumpridos.
2. Saiba quais são seus eventos
Certamente, o scrum é composto por eventos, que são especificamente: criação de sprint, reuniões diárias, revisões de sprint e retrospectivas. Contudo, precisamos entender o que significa o termo sprint. De forma prática, imagine que um ciclista, sob uma competição de velocidade, realiza um sprint para oferecer potência e velocidade em alguns momentos específicos.
Levando essa analogia ao scrum, não é diferente. São intervalos ditos pela empresa no que diz respeito aos seis esforços ou projetos, pois já que organizam demandas de forma temporal, diminuem a necessidade de prover reuniões, ou então as tornam mais otimizadas e objetivos sobre algum elemento em questão.
3. Planeje os sprints
Na fase de planejamento do sprint, o mesmo deve ser executado de forma ininterrupta, podendo ser uma vez por semana ou por mês, quando for o caso. Com isso, o planejamento de sprint vai determinar o que deverá ser entregue ao final do ciclo, e a maneira que será entregue isso.
Um fator importante nessa fase, é que todo esse processo deve ser decidido em período de até 8 horas, e cabe ao responsável por essa coordenação, o scrum master, garantir isso.
4. Faça reuniões diárias
Essas reuniões precisam ocorrer por no máximo 15 minutos de duração. Seu objetivo é determinar quais tipos de ações serão feitas pelo responsável do projeto nas próximas 24 horas, considerando as demandas que serão ordenadas no dia anterior.
Dessa maneira, é altamente recomendado que elas sejam realizadas no mesmo horário e lugar, todos os dias pela manhã, concentrando os seguintes questionamentos:
- Quais serão as ações programadas para o sprint atual?
- Quais tipos de contribuições do dia anterior conseguiram ajudar no andamento do projeto?
- Existe algum tipo de obstáculo ou objeção atual que deve ser tratada?
5. Revise continuamente seus sprints e faça retrospectivas
Na parte de revisão de sprint, é preciso fazer avaliações relacionadas aos ganhos e a evolução do projeto, bem como a realização de feedbacks dos colaboradores envolvidos, entre outros. Esse processo precisa ter um prazo de, no máximo, 4 horas.
Quando nos referimos a retrospectiva do scrum, por exemplo, esta deve durar no máximo 3 horas. Esse processo é uma avaliação completa de todo o sprint, tais como os ajustes e esforços que serão feitos durante o processo. Contudo, também deverá ser analisado se alguma dessas ideias precisam ser incorporadas ao modelo.
Quais erros precisam ser evitados na hora de aplicar o scrum?
Antes de mais nada, percebemos que a metodologia scrum influencia de forma positiva no controle das atividades, e acaba potencializando os excelentes resultados das equipes. Contudo, ainda existem empresas e negócios que não conseguem se adaptar e algumas delas reclamam que o método não funciona em determinados processos.
Isso ocorre em decorrência dos erros advindos da utilização da ferramenta. Para que você consiga garantir a eficiência do scrum nas atividades da sua empresa, primeiro descubra quais erros você deve evitar. Sendo assim, confira abaixo algumas delas:
1. Resistência organizacional
Assim como qualquer novidade incidente em uma empresa, o método scrum pode oferecer certa resistência organizacional no começo. Caso essa situação não seja resolvida, toda a empresa terá problemas relacionados à total experiência que a ferramenta pode oferecer.
Isso geralmente ocorre em razão da falta de conhecimento no que se refere à devida importância do scrum, o que pode refletir no receio de gerar mudanças efetivas. Portanto, quando um negócio obtém uma mentalidade agile, constituindo equipes altamente organizadas, com horizontalidade e autonomia, os gestores e diretores podem sentir-se irrelevantes para o ambiente de trabalho.
Por esse motivo, a função do mestre scrum ou treinador é de suma importância para momentos como esse. Isso porque os negócios e empresas bem-sucedidas com o uso do scrum conseguem realizar o gerenciamento e fazer c o clima de medo e insegurança entre os líderes reduzir cada vez mais. Portanto, é necessário reavaliar as responsabilidades e funções dos gerentes em suas respectivas atividades.
2. Não dar importância aos princípios da agilidade
Não é incomum percebermos que os colaboradores que estão aplicando o método scrum acabam focando em atividades extremamente simples, como é o caso de utilização de ferramentas corretas, reuniões e preenchimento de documentos na plataforma. Esses processos são muito importantes, mas não é tudo.
Por esse motivo, seguir de forma taxativa os princípios ágeis é o que fará toda a diferença no processo, contribuindo para que todas as práticas funcionem de maneira contínua. Contudo, por acabarem sendo uma das práticas mais complicadas, faz sentido algumas organizações as deixarem de lado durante a execução da ferramenta.
3. Não confunda “agilidade” com “fazer de qualquer jeito”.
Um dos grandes erros que as empresas cometem é achar que por utilizar o scrum, as tarefas podem ser realizadas de qualquer jeito. Quando isso ocorre, as equipes ignoram padrões e processos importantes, pois a única coisa que importa nesses momentos é que as entregas sejam feitas de maneira continuada e rápida.
Contudo, sabemos que é bastante comum que determinadas pessoas precisem de um tempo para compreender e absorver novas práticas de trabalho, contudo, se tratando do método scrum, os padrões devem ser seguidos de maneira taxativa. Em outras palavras, isso significa que as coisas não podem ser feitas de qualquer jeito dentro das diretrizes dessa ferramenta.
4. Não documentar
Antes de tudo, uma dúvida extremamente recorrente nos processos relacionados ao scrum, é saber se há a necessidade de documentar ou não as demandas dos processos do scrum, uma vez que os processos podem mudar a qualquer momento.
Além disso, diversos indivíduos preferem utilizar uma documentação enxuta, a fim de que a quantidade de detalhes não acabe influenciando de forma negativa a criatividade dos funcionários que estão delegados para a execução das atividades e também para fazer com que o tempo de tarefa seja mais otimizado.
Entretanto, a documentação é de suma importância para que os processos do projeto sejam guiados de maneira eficiente. Por esse motivo, o mais indicado é fazer com que haja uma excelente comunicação com os envolvidos, a fim de definir os principais processos a serem adicionados em um sprint.
Por esse motivo, o Product Owner precisa organizar e priorizar o backlog de forma contínua. Além disso, durante a etapa do refinamento, deve contar com todos os detalhes, a fim de prover as devidas mudanças até chegar ao Sprint Planning.
5. Não escolher o scrum master adequado
Antes de tudo, é necessário entender a devida importância do papel do scrum master. Em geral, acaba sendo a função que mais atua na utilização do scrum no dia a dia laboral. Partindo dessa visão, o Scrum Master geralmente é destinado aos gerentes de projetos.
A questão é que o responsável por esse cargo realiza o treinamento de sua equipe e faz com que a metodologia seja entendida de maneira enxuta. Mas, teoricamente, não é o responsável por administrá-la. De forma geral, o Scrum Master aconselha e orienta a equipe e o dono do produto em questão, sobretudo no que diz respeito à estrutura do Scrum.
Assim, quando passamos a ter essa noção, na hora de escolher o scrum master, é necessário perceber e avaliar se o indicado possui a devida qualificação para cumprir todos os papéis demandados. Portanto, precisamos checar a sua experiência na área intitulada, bem como seu perfil e sua autoridade para o cargo em questão.
Por esse motivo, os principais erros nesses momentos encontra-se o de designar o gerente de projetos como o funcionário correto para delegar essa função. Ou seja, alguém que já possui outras obrigações e tenderá a se sobrecarregar ainda mais assumindo o papel de scrum master, na maioria dos casos.
Dessa forma, é necessário que o profissional encarregado para esse serviço tenha total disponibilidade para fazer somente esse trabalho.
Conclusão
Conforme vimos, o método scrum é de suma importância para a gestão de projetos de um negócio, e contribui significativamente para a qualidade de todas essas demandas.
Já que o objetivo de qualquer empresa no mercado é gerar competitividade, nada mais estratégico do que utilizar as ferramentas desse método para qualificar ainda mais os processos internos. A ideia é que os serviços ganhem agilidade, excelência e possam influenciar de forma positiva a criação de produtos de qualidade para o público.
Portanto, agora que você já sabe a importância do scrum para o seu negócio, que tal ampliar seu conhecimento sobre o assunto? Acesse agora mesmo o nosso blog e confira outros conteúdos exclusivos para aprimorar a sua gestão.
