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Realizar a gestão de projetos para agências de publicidade é uma realidade necessária no mercado globalizado. Com o fluxo contínuo de pessoas nos meios virtuais e as demandas por um atendimento de melhor qualidade, fazem das agências competidores em potencial quando se trata de tecnologia e inovação.

No entanto, não basta ter uma tecnologia avançada para a execução das suas campanhas se a organização dos seus processos apresenta falhas. Nosso objetivo com as dicas a seguir, é melhorar o gerenciamento de projetos da sua agência.

O mercado de trabalho contemporâneo é cada vez mais especializado e acirrado. Isso torna elementar para as empresas apostarem em estratégias de sobrevivência em um cenário tão voraz.

O cada vez mais globalizado mercado demanda planejamento e atenção minuciosa aos detalhes. Os empreendedores necessitam ter uma visão holística da empresa para poderem tomar decisões mais estratégicas e assertivas.

Nesse cenário, a gestão de projetos configura-se como uma estratégia imprescindível para as empresas. Afinal, este conceito consiste em métodos, processos e habilidades para que os objetivos da organização possam ser alcançados.

É um planejamento necessário e pensado nos mínimos detalhes. Trata-se de um processo que possui tempo e orçamento para alcançar determinado resultado.

Mas, afinal, como aplicar este conceito nas empresas? Continue a leitura e entenda melhor acerca desta questão.

Leia mais: Planejamento Estratégico | GUIA COMPLETO para começar

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos caracteriza-se por ser um conjunto de competências e práticas utilizadas para um planejamento minucioso, permitindo monitorar, planejar e executar os projetos de determinada empresa.

O conceito de gestão de projetos ajuda as empresas significativamente, independente do tamanho e da ambição do projeto. É um mecanismo que torna o trabalho mais coeso e estratégico.

A função da gestão de projetos é estruturar detalhadamente a execução deste. Além disso, tal ferramenta permite organizar estruturalmente o capital humano, financeiro e material, para que tudo saía de acordo com o planejamento.

Também, tal gestão monta um cronograma, faz o registro cuidadoso e planejado dos custos, além de monitorar eventuais riscos.

Como aplicar a gestão de projetos em uma empresa?

Aplicar este conceito em uma empresa, no panorama atual, constitui um pilar elementar para o sucesso de uma organização.

Executar este conceito em uma organização, independente do porte da empresa ou da ambição do projeto, irá acarretar resultados positivos e melhoria significativa em todos os âmbitos de um negócio.

Porém, para implementar este conceito, é preciso alinhar o conceito aos objetivos da empresa. Ou seja, a gestão de projetos deve estar vinculada á cultura organizacional da empresa.

O que demanda uma mudança estrutural, uma vez que é preciso melhorar o ambiente interno para que o capital humano possa sentir-se estimulado a fazer parte deste acontecimento. Afinal, é preciso preparar os colaboradores envolvidos no programa.

É preciso haver uma capacitação sólida para que a gestão de projetos seja funcional. Os colaboradores precisam estar inteiramente familiarizados com todos os mecanismos de gerenciamento e com a atividade em si.

Existem especificidades, como os cronogramas e os softwares de monitoramento, logo é preciso que os envolvidos tenham segurança para executar e este trabalho, prevenindo, dessa forma, de erros básicos.

É preciso ter padrões de conduta, além de um protocolo organizado a ser seguido á risca, para melhor condução das atividades desempenhadas. Outra habilidade indispensável para a gestão em questão são os relacionamentos interpessoais.

Afinal, trata-se de uma ferramenta que necessita de uma boa comunicação interna e externa. É um trabalho feito em conjunto e que precisa de boa relação profissional entre os envolvidos.

O capital humano necessita ser constantemente capacitado, afinal, trata-se de uma nova realidade para estes. O engajamento é parte fundamental do processo, afinal, é a força do capital humano que possibilitará resultados positivos para tal empreitada.

Outro ponto fundamental, é que gestão de projeto necessita de objetivos claros, é preciso saber exatamente o que se pretende com este mecanismo. Tudo inicia na concepção e é fundamental que o planejamento seja muito bem delineado.

Também é preciso delegar funções estabelecidas. Isso ocorre porque a acumulação de tarefas não é um aspecto positivo para uma gestão de projetos, uma vez que esta necessita de máxima atenção aos detalhes.

Esta ferramenta demanda por profissionais específicos que controlem e acompanhem com precisão de detalhes o processo acerca da produtividade. É preciso descentralizar o trabalho e ter uma equipe que possa dedicar atenção total à gestão referida.

O investimento em tecnologia deve ser prioritário também. A era da transformação digital demanda os melhores softwares. Pode ter o melhor planejamento e a melhor equipe, mas sem o uso inteligente das ferramentas não será possível alcançar os resultados pretendidos.

O uso de softwares de qualidade é primordial para assegurar um trabalho bem realizado e de acordo com as diretrizes estabelecidas. Trata-se de competência estratégica para obter resultados mais vantajosos.

Sem um plano preciso e ferramentas adequadas, não é possível realizar uma gestão de projetos satisfatória. É uma ferramenta que necessita de todos os elementos integrados para ter um melhor desempenho.

Benefícios da gestão de projetos na sua empresa

A gestão de projetos possibilita uma visão holística acerca da empresa, afinal, reúne informações precisas e que não poderiam ser mensuradas em tempo real.

Os relatórios possibilitam informações precisas para tomadas de decisões mais estratégicas, o que permitirá resultados mais assertivos. É possível identificar ameaças e oportunidades, o que torna mais fácil enxergar as problemáticas e como aprimorar as ações para chegar ao resultado pretendido.

Sim, a gestão de projetos necessita de investimentos notórios. Contudo, no decorrer do processo, torna-se bastante vantajosa do ponto de vista econômico.

Isso porque após o gerente de projetos ter chegado a uma linha de custos fixa, é mais fácil dimensionar se o orçamento está sendo bem aplicado e se corresponde ao planejamento inicial.

Logo, os recursos passam a ser utilizados no momento certo e com um objetivo bem delineado.

O trabalho, como um todo, é otimizado. Afinal, é possível discernir acerca de cada função e utilizar a força de trabalho no momento específico. O tempo é todo calculado e planejado. Não há desperdício.

Os possíveis erros são aniquilados já no início do trabalho, o que possibilita maior dinamismo à execução da gestão de projetos.

Uma vez que todos sabem exatamente o que fazer e possuem uma função específica, os resultados são vantajosos e o trabalho se torna muito mais fluído.

Gestão de projetos: uma ferramenta indispensável no Marketing

Desenvolver uma gestão de projetos permite aplicar ações pré-definidas através de estratégias capazes de tornar mais eficientes as tomadas de decisões da agência.

Embora não sejam ações definitivas para o crescimento da empresa, são necessárias para a determinação do melhor procedimento a ser empregado.

Para as agências de publicidade, o processo de gerenciamento de projetos promove para a equipe de profissionais uma maior qualidade nos serviços desempenhados. Além de, um maior controle de atividades em todos os setores, desde o operacional até o financeiro da agência.

Assim, otimizando o tempo de execução de tarefas e promovendo maior agilidade nos procedimentos aplicados para a realização de campanhas e demais serviços.

Leia mais: O que é Timesheet? | Descubra como usar essa ferramenta para gerenciar o tempo da sua equipe.

Estratégias para o desenvolvimento de uma gestão eficiente

Para desenvolver um gerenciamento de projetos com maior eficiência, é necessário que se estabeleçam estratégias para aplicabilidade dos procedimentos a serem adotados. Nessa perspectiva, podemos determinar a gestão de projetos da seguinte forma:

  • Setor que define os objetivos e as metas a serem alcançadas para um desempenho satisfatório;
  • Aplica o desenvolvimento das ações definidas a partir das estratégias elaboradas;
  • Garante tomada de decisões seguras e responsáveis para as atividades dos setores.

Conforme o acompanhamento do gestor sobre as atividades de produção, serão gerados os resultados dos processos de criação, que serão determinantes para o posicionamento da agência diante o mercado que atende.

Leia mais: Branding: Gestão de marca.

Dicas para uma gestão de projetos eficiente

Tenha o controle das atividades

O controle e o monitoramento das tarefas desenvolvidas pela sua equipe de profissionais permite identificar as falhas dos processos de produtividade antes mesmo que elas aconteçam. Para isso, é necessário foco e dedicação, além de sistemas de gestão automatizados e eficazes para cada etapa do processo de produção.

Nesse sentido, é necessário organizar os procedimentos desenvolvidos nos diferentes setores da agência. Esse acompanhamento promove uma imagem de responsabilidade e conceito para a agência.

O fluxo de serviços nas agências tende a ser contínuo e o acúmulo de tarefas não é uma boa opção para quem deseja se posicionar no mercado com visibilidade e competência.

Com isso, é importante que se tenha o foco em cada uma das etapas de produção para que as criações sejam realizadas em tempo hábil sem perder a qualidade de serviço.

Tenha objetivos firmados

Estabelecer objetivos e metas sobre o projeto que está sendo desenvolvido é uma forma de produzir com maior eficiência e diminuir os riscos de falhas nos processos.

Assim, é necessário que se compreenda o projeto que se inicia em toda a sua extensão, ou seja, se é relacionado a campanhas, eventos, lançamentos e reforço de marca.

É a partir de objetivos definidos que serão aplicadas as técnicas adequadas para a necessidade de cada cliente, com a capacidade de divulgar serviços de qualidade e de ampla competitividade no mercado global.

Use da tecnologia nos processos de gestão

Tomar decisões importantes na publicidade é uma necessidade continuada dos processos de produção. Assim, definir os meios tecnológicos que serão aplicados para os processos de gestão, é essencial para o andamento das operações.

Plataformas digitais apresentam possibilidades de melhor desempenho para a gestão de agências contribuindo no controle da agência através dos sistemas financeiros online, gestão de pauta, controle das etapas dos projetos, demanda com serviços e monitoramento de prazos.

Além dessas oportunidades, também auxilia na organização financeira e do calendário de tarefas da empresa, assim como de todos os departamentos da agência.

Leia mais: Planejamento financeiro 2021 | Por onde começar?

ERP para gestão de projetos

Nas agências que trabalham com o desenvolvimento de marketing, é necessário que se estabeleça um gerenciamento de dados e informações preciso e detalhado, que possibilite o acompanhamento dos custos do projeto e da lucratividade do negócio. Portanto, é possível maximizar os recursos da agência através da projeção de receitas, reduzindo os custos e organizando as despesas da empresa.

Com a utilização dos ERPs para as agências, o armazenamento de informações permite uma maior autonomia para a execução dos projetos. Assim, é possível que cada etapa da atividade seja acompanhada e entregue em conformidade com o tempo estipulado.

Com esses recursos adequados para os processos de criação e execução das ações publicitárias, as possibilidades de crescimento e posicionamento de empresas através do uso do marketing nos canais digitais de comunicação. Dessa forma, ganham maior resistência e competitividade no posicionamento midiático.

As empresas do ramo publicitário que investem em sistemas organizados e automatizados acompanham as oportunidades do mercado globalizado de forma mais ativa e remotamente. E então, podendo gerar alternativas para o aperfeiçoamento das operações de forma rentável e em conformidade com as exigências dos seus perfis de público.

Utilize dos melhores recursos para colocar em prática a organização dos seus projetos e faça da sua empresa um lugar rentável e de maior lucratividade.

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