Aumentar e garantir uma boa produtividade são duas das maiores preocupações de uma empresa. Portanto, não é surpresa que existam diversos processos que buscam atingir esse fim. Um dos mais conhecidos é o sistema kanban de tarefas, método organizacional que visa otimizar a realização de tarefas.

O que é kanban?

O kanban é considerado um método organizacional que foi desenvolvido com a proposta de aumentar a produtividade e otimizar as tarefas de uma empresa.

Ele surgiu para substituir de alguma forma, os grandes painéis de post-its e quadros de anotações, que eram (e ainda são) muito comuns em algumas organizações. 

O sistema tem como foco principal, ser ágil e visual. Ágil para permitir que as tarefas sejam gerenciadas com rapidez, acompanhando o ritmo de trabalho especialmente das equipes que possuem entregas com prazos bem apertados e que estão sempre correndo contra o tempo.

E além disso, com um visual para funcionar através do esquema de colunas e cartões, facilitando a visualização do que precisa ser feito e quando precisa ser feito, por todos os membros da equipe.

A partir daí, é dividido em colunas de acordo com as etapas. Um quadro de kanban deve conter pelo menos três colunas:

– Tarefas a fazer;

– Em execução;

– E tarefas concluídas.

Além das colunas, os quadros também possuem os cartões, que podem ser post-its ou pedaços maiores de papel, e contêm as tarefas que fazem parte da rotina da empresa. A ideia é que os cartões tenham sua posição alterada de acordo com seu status em relação à sua execução.

Você pode adaptar os cartões e as colunas de acordo com a necessidade da sua empresa. Há quem use cores diferentes de acordo com a urgência da tarefa, por exemplo. Uma das principais vantagens do kanban é essa facilidade de adaptação.

Como você pôde perceber, o kanban não só é muito simples, como não exige recursos difíceis nem onerosos. Justamente por isso, sua popularidade no meio empresarial vem crescendo cada vez mais. Porém, engana-se quem pensar que o kanban é uma ideia nova.

Como o kanban surgiu?

O kanban surgiu ainda na década de 1940. A metodologia surgiu na Toyota e, inicialmente, foi criada com o intuito de gerir o estoque da empresa, que não queria sofrer nem com sobra nem com falta de produtos. A inspiração da montadora foi um tanto inusitada: as prateleiras dos supermercados.

Eles perceberam que os mercados aplicavam um método de abastecimento “just in time”: colocar apenas o necessário, e apenas no momento necessário, sem pecar pelo excesso.

A partir dessas observações, a empresa achou uma forma de garantir o equilíbrio. Mas eles queriam também desenvolver uma forma de refinar o processo de produção e deixá-lo mais eficiente.

A união dessas duas necessidades deu origem ao kanban, que era a forma ideal de dar suporte ao “just in time”. Por sua visualidade, o sistema melhorou significativamente a comunicação entre os colaboradores, e aumentou a padronização dos processos.

Hoje em dia, é empregado pelas pessoas até mesmo em sua vida pessoal, e pode ser adaptado para vários tipos de tarefas e processos.

Uma das alterações mais significativas foi a adaptação do kanban de tarefas para a era da informática. Hoje em dia, é possível utilizar diversos softwares que são compartilhados com os colaboradores e podem ser atualizados de acordo com o status da tarefa.

Embora o kanban físico ainda seja bem procurado, a adaptação para a versão informatizada também é muito eficiente.

Quais são os tipos de kanban?

As indústrias se utilizam de dois métodos principais de kanban: o kanban de movimentação e o kanban de produção. Os dois servem para otimizar a produção, mas tem particularidades e métodos de atuação diferente.

Kanban de movimentação

O kanban de movimentação tem mais utilidade no setor industrial. Ele comunica os funcionários de um setor sobre o melhor movimento para realizar uma tarefa e quando devem aguardar pela próxima ordem. Tem como finalidade principal facilitar a comunicação interna.

Kanban de produção

É o modelo que citamos acima. O mural ou software é disponibilizado para todos os colaboradores do setor de produção responsável pelas tarefas em questão. O quadro é dividido pelos status e as tarefas são colocadas com uma breve explicação, horário de entrada e prazo de saída. É esse método que também pode ser usado em escritórios e na vida pessoal.

Vantagens de utilizar o Kanban: 

  • Gerenciar fluxo de trabalho da equipe: promover aos gestores uma visão de tudo que está chegando, o que está sendo feito, já foi entregue ou está aguardando alguma aprovação para dar início.
  • Limitar a quantidade de trabalho. O Kanban ajuda a identificar se alguma equipe está sendo sobrecarregada de trabalho, e assim, respeitando a capacidade produtiva dos profissionais envolvidos.
  • Prioridades e metas: lembra do conceito Just in time? O Kanban auxilia a equipe a manter o foco nas prioridades, com uma visão ampla dos processos e do fluxo de trabalho.
  • Simplicidade e facilidade: a ideia do kanban é fácil de entender e o layout é muito intuitivo. A facilidade no uso na ferramenta, a torna ainda mais popular dentro da empresa. Afinal de contas, ninguém quer perder tempo quebrando a cabeça durante os processos, não é mesmo?
  • Redução de custos: atrelando o kanban ao timesheet, é possível gerenciar o tempo que cada equipe (ou funcionário separado) se ocupa em cada projeto. Assim, ao entender como o tempo (e quando falamos em tempo, automaticamente estamos falando em dinheiro também) está sendo gasto, é possível direcionar a equipe para solucionar problemas na produtividade.
  • Colaboração e comunicação: ao fornecer a visão geral do que cada funcionário está fazendo, o kanban acaba incentivando uma melhor cooperação e comunicação entre os colaboradores. Causando um clima organizacional mais agradável.

Dicas para aumentar a eficiência do kanban

Caso você queira aplicar o kanban em sua empresa, temos algumas dicas para garantir que você tire o maior proveito possível do sistema. Seguindo essas sugestões, a sua eficiência será ainda maior:

Não sobrecarregue a coluna “Em andamento”

Uma das principais dicas para usar o kanban de tarefas é garantir que nenhuma das colunas estará muito cheia.

Empresas ocidentais, principalmente, praticam uma mentalidade de que, quanto mais tarefas sendo executadas, melhor.

Não permita que isso aconteça: se houver muitas tarefas em andamento, não permita que mais nenhuma saia da coluna “A fazer” até que algumas sejam avançadas para “Concluído”.

Disciplina

Para que o kanban funcione, depende muito de disciplina. Não se pode deixar de avançar um status, ou o quadro pode mais atrapalhar que ajudar.

Informe seus colaboradores a importância de sempre manter o mural ou software atualizado de acordo com as últimas ações dos setores.

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