Aumentar e garantir uma boa produtividade são duas das maiores preocupações de uma empresa. E em um ambiente como uma agência de publicidade, na qual frequentemente se opera com prazos apertados e o sucesso do trabalho e a satisfação do cliente dependem da colaboração de vários setores, empregar métodos que promovam a eficiência do trabalho é imprescindível.
Neste contexto, uma das técnicas mais valiosas é o emprego do sistema kanban de tarefas. Este método organizacional propicia a otimização do controle e avanço das tarefas e pode se mostrar uma ferramenta decisiva para a produtividade na agência.
A eficiência operacional é uma prioridade constante para as agências de publicidade, que frequentemente lidam com uma multiplicidade de projetos, prazos apertados e uma demanda por criatividade excepcional. Nesse contexto, o Kanban se apresenta como uma metodologia altamente eficaz para aprimorar a gestão de tarefas, facilitar a comunicação interna e manter a equipe alinhada.
Possibilitando uma visualização clara do fluxo de trabalho e prioridades, o Kanban se tornou um aliado valioso para as agências, otimizando a produtividade e garantindo entregas de alta qualidade.
Neste artigo, exploraremos a fundo o que é o Kanban e como essa abordagem pode transformar a maneira como as agências conduzem suas tarefas diárias.
Leia mais: Gestão de tarefas | Como garantir mais eficiência dentro da agência?
O que é kanban?
O kanban é um método organizacional cujo objetivo é aumentar a produtividade e otimizar as tarefas de uma empresa.
Ele surgiu para aprimorar e substituir os grandes painéis de post-its e quadros de anotações, que eram (e ainda são) muito comuns em alguns negócios, mas que não entregam tanta eficiência no controle das atividades.
Diferentemente destes métodos menos inteligentes, o Kanban tem como foco ser ágil e visual. Isso permite que as tarefas sejam gerenciadas com rapidez, acompanhando o ritmo de trabalho especialmente das equipes que possuem entregas com prazos curtos e que estão sempre correndo contra o tempo.
A base da eficiência do Kanban está em seu visual simples e intuitivo, que permite a rápida identificação dos status das tarefas, bem como de sua atualização dentro do sistema. Ele funciona por um esquema de colunas e cartões que torna visual o acompanhamento do que precisa ser feito e quando precisa ser feito, por todos os membros da equipe.
Dividido em colunas de acordo com as etapas, um quadro de kanban deve conter pelo menos três colunas:
– Tarefas a fazer;
– Em execução;
– Concluídas.
Já os cartões contêm as tarefas que fazem parte da rotina da empresa. Conforme uma tarefa avança em sua execução, o card muda de coluna. Estes cartões podem ser feitos manualmente com pedaços de papel ou post its, mas um bom software de gestão para agências de publicidade deve oferecer esta função, de modo a integrar o controle dos diversos setores administrativos do seu negócio.
Além de sua alta eficiência e das suas diversas vantagens que veremos mais adiante, um dos grande diferenciais do Kanban é sua flexibilidade como método de gestão de tarefas. Você pode adaptar os cartões e as colunas de acordo com a necessidade e o fluxo de trabalho particular da sua agência. Há quem use cores diferentes de acordo com a urgência da tarefa, por exemplo. Outra boa ideia para as agências é criar colunas que exibam o avanço das tarefas entre os múltiplos setores da estrutura interna do negócio, como por exemplo:
Briefing> Planejamento> Criação> Aprovação> Mídias.
O kanban surgiu?
O kanban surgiu na década de 1940. Como muitos sistemas de otimização produtiva, tais quais o Fordismo, a metodologia foi criada em uma montadora de veículos, a Toyota. Inicialmente, o Kanban visava a gestão do estoque da empresa, que necessitava de um equilíbrio fino em seus armazéns e inventários, de modo que não houvesse falta nem excesso de produtos.
A inspiração da montadora foi um tanto inusitada: as prateleiras dos supermercados.
Eles perceberam que os mercados aplicavam um método de abastecimento “just in time”, que implica em colocar apenas o necessário, e apenas no momento necessário, sem pecar pelo excesso e sem deixar faltar.
A partir dessas observações, a empresa achou uma forma de garantir o equilíbrio. Mas eles queriam também desenvolver uma forma de refinar o processo de produção e deixá-lo mais eficiente.
A união dessas duas necessidades deu origem ao kanban, que era a forma ideal de dar suporte ao “just in time”. Por sua visualidade, o sistema melhorou significativamente a comunicação entre os colaboradores e aumentou a padronização dos processos, o que em última análise impactou a produtividade e a qualidade na execução das operações.
Hoje em dia, o Kanban é empregado pelas pessoas até mesmo em sua vida pessoal e pode ser adaptado para vários tipos de tarefas e processos.
Neste âmbito, uma das alterações mais significativas foi a adaptação do kanban de tarefas para a era da informática. Com ela, tornou-se possível utilizar diversos softwares que são compartilhados com os colaboradores e podem ser atualizados de acordo com o status da tarefa.
Leia mais: Jobs to be done | Saiba tudo sobre essa metodologia, seu conceito e aplicações na prática.
Kanban: Uma perspectiva detalhada
O Kanban, originário do Japão, ganhou popularidade como uma filosofia de gestão focada na melhoria contínua e na eliminação de desperdícios. A palavra “Kanban” significa literalmente “cartão visível” ou “sinal visível”, e é essa visibilidade que constitui um dos princípios fundamentais da metodologia.
No contexto das agências de publicidade, o Kanban oferece uma maneira altamente visual e organizada de gerenciar projetos e tarefas.
Benefícios do Kanban para agências de publicidade
Existem diversos benefícios que o sistema pode promover, dentre eles estão:
Transparência e visibilidade
Uma das principais vantagens do Kanban é a transparência que proporciona em relação ao fluxo de trabalho. Nas agências de publicidade, onde a comunicação eficiente é crucial, a visibilidade de todas as etapas do projeto é inestimável.
A equipe pode facilmente identificar em que fase cada tarefa se encontra, quem é o responsável por ela e quais são os prazos envolvidos. Isso evita duplicação de esforços, atrasos desnecessários e garante que todos estejam na mesma página.
Flexibilidade e adaptação
As agências frequentemente enfrentam projetos que requerem ajustes e adaptações à medida que avançam. O Kanban é altamente flexível nesse aspecto, permitindo que as equipes se ajustem rapidamente às mudanças de prioridade ou aos requisitos do cliente.
As colunas e os cartões podem ser reorganizados conforme necessário, garantindo que o fluxo de trabalho permaneça ágil e eficaz.
Gestão de capacidade e carga de trabalho
A sobrecarga de trabalho é uma preocupação recorrente nas agências de publicidade. O Kanban possibilita uma gestão mais eficaz da capacidade da equipe, evitando a sobrecarga de tarefas em andamento.
Com uma visão clara das tarefas em cada etapa do processo, os gestores podem distribuir o trabalho de maneira equilibrada, garantindo que cada membro da equipe possa contribuir efetivamente sem se sentir sobrecarregado.
Implementando o Kanban nas agências de publicidade
- Adaptação aos processos criativos: A natureza criativa das agências de publicidade requer uma abordagem cuidadosa ao implementar o Kanban. É importante reconhecer que o fluxo de trabalho criativo não é linear, e o Kanban deve ser adaptado para acomodar iterações, feedback e ajustes constantes. Colunas como “Ideação”, “Design”, “Revisão” e “Aprovação” podem ser integradas no quadro Kanban para capturar adequadamente o processo criativo.
- Uso eficiente de colunas e etiquetas: Ao configurar o quadro Kanban para uma agência de publicidade, é essencial definir colunas que reflitam o fluxo de trabalho específico da equipe. Ademais, a atribuição de etiquetas coloridas a cada cartão pode ser uma maneira eficaz de categorizar tarefas por tipo, cliente ou prioridade. Isso ajuda a equipe a identificar rapidamente as informações importantes sobre cada tarefa, facilitando a tomada de decisões informadas sobre o que priorizar.
- Monitoramento e métricas: O Kanban não é apenas uma ferramenta de gestão de tarefas, mas também um mecanismo para melhorar continuamente o processo de trabalho. Através da análise do fluxo de trabalho e da identificação de gargalos, as agências podem tomar medidas para otimizar a eficiência. Métricas como o tempo médio de conclusão de uma tarefa, o número de tarefas em andamento e a taxa de conclusão podem ser usadas para avaliar o desempenho e identificar áreas de melhoria.
Cultura de colaboração e autonomia
Além dos aspectos técnicos e organizacionais, o Kanban também tem o potencial de promover uma cultura de colaboração e autonomia dentro das agências de publicidade. Através do compartilhamento transparente de informações e da distribuição equilibrada de tarefas, os membros da equipe são incentivados a trabalhar juntos em prol dos objetivos comuns.
Promoção da colaboração
O Kanban atua como uma plataforma visual que estimula a colaboração entre os membros da equipe, possibilitando que todos vejam claramente as tarefas em andamento, quem é responsável por cada uma e quais são as prioridades, a comunicação flui de maneira mais eficaz.
A equipe pode se envolver em discussões produtivas sobre o progresso, os desafios e as soluções, resultando em uma abordagem mais colaborativa para superar obstáculos.
Autonomia responsável
A autonomia é incentivada no Kanban, pois cada membro da equipe pode visualizar e gerenciar suas próprias tarefas.
Isso não apenas dá às pessoas um senso de propriedade sobre seu trabalho, mas também aumenta a responsabilidade individual.
Os membros da equipe são capacitados a tomar decisões informadas sobre como priorizar e abordar as tarefas, dentro do contexto do fluxo de trabalho geral.
Feedback e melhoria contínua
A cultura de colaboração que o Kanban promove também abre espaço para um ciclo contínuo de feedback e melhoria. Os membros da equipe podem compartilhar insights valiosos sobre como as coisas estão progredindo e sugerir melhorias no processo.
Isso contribui para uma mentalidade de melhoria constante, onde todos estão empenhados em aprimorar não apenas o trabalho, mas também a forma como ele é realizado.
Por fim, nota-se que o Kanban se estabeleceu como uma ferramenta versátil e poderosa para melhorar a gestão de tarefas e otimizar o fluxo de trabalho nas agências de publicidade.
Através de uma implementação cuidadosa e da adoção de práticas que valorizem a visibilidade, a capacidade de adaptação e a colaboração, as agências de publicidade podem experimentar uma transformação significativa em sua maneira de trabalhar.
O Kanban não é apenas uma metodologia, mas sim uma filosofia que incentiva a melhoria contínua, a busca pela excelência e a criação de um ambiente onde a equipe pode prosperar.
À medida que as agências continuam a enfrentar os desafios de um mercado em constante evolução, o Kanban se destaca como uma ferramenta essencial para alcançar a eficiência e a excelência em todas as suas atividades.
Quais são os tipos de kanban e como aplicar na sua agência de publicidade?
As indústrias se utilizam de dois métodos principais de kanban: o kanban de movimentação e o kanban de produção. Os dois servem para otimizar a produção, mas têm particularidades e mecanismos de ação diferentes.
Kanban de movimentação
O kanban de movimentação tem mais utilidade no setor industrial. Ele comunica os funcionários de um setor sobre o melhor movimento para realizar uma tarefa e quando devem aguardar pela próxima ordem. Tem como finalidade principal facilitar a comunicação interna no ambiente amplo e complexo típico das plantas industriais.
Kanban de produção
É o modelo que citamos anteriormente e que mais pode agregar valor à estrutura da sua agência. O mural ou software é disponibilizado para todos os colaboradores do setor de produção responsável pelas tarefas em questão. O quadro é dividido pelos status e as tarefas são colocadas com uma breve explicação, horário de entrada e prazo de saída. E esse é o formato mais usado em escritórios e na vida pessoal.
Vantagens de utilizar o Kanban na sua agência:
Gerenciar o fluxo de trabalho da equipe: ele permite aos gestores ter uma visão de tudo que está chegando, o que está sendo feito, que já foi entregue ou que está aguardando alguma aprovação para dar início ou continuidade.
Controlar a quantidade de trabalho: O Kanban ajuda a identificar se alguma equipe está sendo sobrecarregada de trabalho, respeitando a capacidade produtiva dos profissionais envolvidos e auxiliando no controle de horas na jornada.
Prioridades e metas: lembra do conceito Just in time? O Kanban auxilia a equipe a manter o foco nas prioridades, com uma visão ampla dos processos e do fluxo de trabalho.
Simplicidade e facilidade: a ideia do kanban é fácil de entender e o layout é muito intuitivo. Assim, elimina-se a necessidade de treinamentos caros e demorados, bem como o tempo de adaptação ao sistema e mitigam-se os erros de uso, o que torna a ferramenta muito popular. Afinal de contas, ninguém quer perder tempo quebrando a cabeça durante os processos, não é mesmo?
Redução de custos: atrelando o kanban ao timesheet, é possível gerenciar o tempo dedicado a cada projeto em nível de equipe e funcionário. Assim, ao entender como o tempo (e quando falamos em tempo, automaticamente estamos falando em dinheiro também) está sendo gasto, é possível direcionar a equipe para solucionar problemas na produtividade.
Colaboração e comunicação: ao fornecer a visão geral do que cada funcionário está fazendo, o kanban acaba incentivando uma melhor cooperação e comunicação entre os colaboradores, promovendo melhoras na cultura e no clima organizacional.
Dicas para aumentar a eficiência do kanban
Caso você queira aplicar o kanban em sua agência, temos algumas dicas para garantir que você tire o maior proveito possível do sistema. Seguindo essas sugestões, ele será ainda mais valioso na gestão da sua agência de publicidade!
Não sobrecarregue a coluna “Em andamento”
Uma das principais dicas para usar o kanban de tarefas é garantir que nenhuma das colunas estará muito cheia.
As empresas ocidentais têm uma tendência a praticar uma mentalidade de que quanto mais tarefas sendo executadas, melhor, mas isso não é bem verdade. Excesso de tarefas pode ser um sinal de falta de organização na definição de prazos ou de sobrecarga da equipe.
Por isso, não permita o exagero de tarefas nas colunas. E se houver muitas tarefas em andamento, não permita que mais nenhuma saia da coluna “A fazer” para “Em andamento” até que algumas sejam avançadas para “Concluído”.
Assim você garante a correta distribuição de responsabilidades sobre a equipe e aumenta a qualidade na entrega das tarefas, alavancando a produtividade, a motivação do time e a satisfação do cliente. Cuidar deste aspecto e otimizar a distribuição do volume de tarefas pode inclusive reduzir os custos com mão de obra adicional, como freelancers e temporários.
Objetividade
Como já falamos anteriormente, uma das grandes fontes de eficiência dos quadros de Kanban é seu caráter altamente visual. E para garantir que esta característica se mantenha e que assim se preserve a funcionalidade do Kanban, é preciso ser objetivo na descrição das tarefas nos cards.
Oriente sua equipe a limitar-se à descrição básica do trabalho. Outras informações importantes para a realização da tarefa devem constar no briefing do trabalho, cabendo a cada profissional fazer as consultas necessárias para realizar sua etapa do trabalho.
Utilizar um software que integre o quadro de Kanban e os documentos de briefing e planejamento de cada cliente e campanha é uma forma de potencializar ainda mais o poder desta ferramenta para alavancar a produtividade na agência.
Disciplina
Para que o kanban funcione, é necessário ter disciplina na sua atualização. De nada adianta implementar o sistema e não cuidar do registro do avanço das tarefas.
Quando os status não são corretamente atualizados conforme as etapas das atividades, o quadro pode mais atrapalhar que ajudar, fornecendo dados incorretos sobre o fluxo de trabalho para diferentes membros das equipes, com distintas responsabilidades.
Por exemplo, imagine que o briefing de uma campanha está pronto, mas a equipe de atendimento não atualiza este status. O time de criação continuará em espera para iniciar a sua fase de trabalho, o que levará a atrasos na entrega do job, bem como à redução do tempo disponível para os próximos setores desenvolverem suas atividades dentro daquela campanha, causando confusão na agência e prejudicando a qualidade do projeto desenvolvido.
Por isso, ao implementar o Kanban como método de gestão de tarefas na sua agência, é indispensável informar e cobrar seus colaboradores sobre a importância de sempre manter o quadro atualizado de acordo com as últimas ações dos setores.
Somente desta forma é possível garantir que o sistema funcione adequadamente e que se possa obter todos os ganhos desejados em produtividade e eficiência de trabalho por meio da implementação desta poderosa ferramenta.
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