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Aumentar e garantir uma boa produtividade são duas das maiores preocupações de uma empresa. E em um ambiente como uma agência de publicidade, na qual frequentemente se opera com prazos apertados e o sucesso do trabalho e a satisfação do cliente dependem da colaboração de vários setores, empregar métodos que promovam a eficiência do trabalho é imprescindível.

Neste contexto, uma das técnicas mais valiosas é o emprego do sistema kanban de tarefas. Este método organizacional propicia a otimização do controle e avanço das tarefas e pode se mostrar uma ferramenta decisiva para a produtividade na agência.

Quer saber mais sobre como ele funciona? Então continue com a gente neste artigo e descubra o que é Kanban e como ele pode ajudar nas tarefas da sua agência!

Leia mais: Gestão de tarefas | Como garantir mais eficiência dentro da agência?

O que é kanban?

O kanban é um método organizacional cujo objetivo é aumentar a produtividade e otimizar as tarefas de uma empresa.

Ele surgiu para aprimorar e substituir os grandes painéis de post-its e quadros de anotações, que eram (e ainda são) muito comuns em alguns negócios, mas que não entregam tanta eficiência no controle das atividades.

Diferentemente destes métodos menos inteligentes, o Kanban tem como foco ser ágil e visual. Isso permite que as tarefas sejam gerenciadas com rapidez, acompanhando o ritmo de trabalho especialmente das equipes que possuem entregas com prazos curtos e que estão sempre correndo contra o tempo.

A base da eficiência do Kanban está em seu visual simples e intuitivo, que permite a rápida identificação dos status das tarefas, bem como de sua atualização dentro do sistema. Ele funciona por um esquema de colunas e cartões que torna visual o acompanhamento do que precisa ser feito e quando precisa ser feito, por todos os membros da equipe.

Dividido em colunas de acordo com as etapas, um quadro de kanban deve conter pelo menos três colunas:

– Tarefas a fazer;

– Tarefas em execução;

– Tarefas concluídas.

– Já os cartões contêm as tarefas que fazem parte da rotina da empresa. Conforme uma tarefa avança em sua execução, o card muda de coluna. Estes cartões podem ser feitos manualmente com pedaços de papel ou post its, mas um bom software de gestão para agências de publicidade deve oferecer esta função, de modo a integrar o controle dos diversos setores administrativos do seu negócio.

Além de sua alta eficiência e das suas diversas vantagens que veremos mais adiante, um dos grande diferenciais do Kanban é sua flexibilidade como método de gestão de tarefas. Você pode adaptar os cartões e as colunas de acordo com a necessidade e o fluxo de trabalho particular da sua agência. Há quem use cores diferentes de acordo com a urgência da tarefa, por exemplo. Outra boa ideia para as agências é criar colunas que exibam o avanço das tarefas entre os múltiplos setores da estrutura interna do negócio, como por exemplo:

Briefing> Planejamento> Criação> Aprovação> Mídias

O kanban surgiu?

O kanban surgiu na década de 1940. Como muitos sistemas de otimização produtiva, tais quais o Fordismo, a metodologia foi criada em uma montadora de veículos, a Toyota. Inicialmente, o Kanban visava a gestão do estoque da empresa, que necessitava de um equilíbrio fino em seus armazéns e inventários, de modo que não houvesse falta nem excesso de produtos.

A inspiração da montadora foi um tanto inusitada: as prateleiras dos supermercados.

Eles perceberam que os mercados aplicavam um método de abastecimento “just in time”, que implica em colocar apenas o necessário, e apenas no momento necessário, sem pecar pelo excesso e sem deixar faltar.

A partir dessas observações, a empresa achou uma forma de garantir o equilíbrio. Mas eles queriam também desenvolver uma forma de refinar o processo de produção e deixá-lo mais eficiente.

A união dessas duas necessidades deu origem ao kanban, que era a forma ideal de dar suporte ao “just in time”. Por sua visualidade, o sistema melhorou significativamente a comunicação entre os colaboradores e aumentou a padronização dos processos, o que em última análise impactou a produtividade e a qualidade na execução das operações.

Hoje em dia, o Kanban é empregado pelas pessoas até mesmo em sua vida pessoal e pode ser adaptado para vários tipos de tarefas e processos.

Neste âmbito, uma das alterações mais significativas foi a adaptação do kanban de tarefas para a era da informática. Com ela, tornou-se possível utilizar diversos softwares que são compartilhados com os colaboradores e podem ser atualizados de acordo com o status da tarefa.

Leia mais: Jobs to be done | Saiba tudo sobre essa metodologia, seu conceito e aplicações na prática.

Por que o Kanban é valioso para as agências de publicidade?

Uma agência de publicidade é um dos campos onde o termo “trabalho de equipe” é mais aplicável. Na rotina da empresa, existem diversos profissionais com especialidades totalmente diferentes, cujas contribuições são imprescindíveis para a entrega dos jobs de cada cliente. Atendimento, planejamento, redação, arte, redes sociais, e departamento de mídia devem ser capazes de atuar como um corpo comum.

Neste cenário, o cumprimento de prazos depende diretamente da capacidade destes departamentos de manterem uma rotina organizada e um fluxo de trabalho funcional. Principalmente levando em conta que os jobs não chegam um de cada vez e que muitas vezes demandas urgentes precisam ser encaixadas de última hora entre as atividades que já estavam planejadas ou até mesmo que já estavam em andamento.

Quando ocorre este tipo de situação, o Kanban permite às equipes muita liberdade e flexibilidade para adicionar novas tarefas conforme elas cheguem. Além disso, elimina tempo perdido na comunicação dos status e etapas dos trabalhos entre os diferentes setores, uma vez que basta cada profissional ficar de olho no quadro e fazer sua parte em atualizar seus trabalhos para que todo o time possa compreender quais tarefas devem ser priorizadas.

Assim, dentro da agência o Kanban ajuda a criar um fluxo de trabalho muito mais produtivo e contribui para o controle de demandas que pode muitas vezes tornar-se caótico. E é importante notar também que ele reduz a carga de trabalho sobre os profissionais responsáveis por coordenar as equipes.

Isso por si só é um valioso instrumento para aumentar a qualidade dos resultados entregues, uma vez que os times e seus supervisores terão mais tempo e oportunidade para dedicarem-se à execução dos jobs propriamente ditos. Como resultado deste aprimoramento na qualidade do trabalho, pode-se esperar também que o Kanban contribua reduzindo o número de refações das peças e campanhas, o que por si só libera tempo da equipe e contribui para aumentar ainda mais a capacidade produtiva do time da agência.

E menos necessidade de refazer ou ajustar trabalhos significa maior satisfação dos clientes, não é mesmo? Desta forma, é importante notar que o Kanban auxilia não só na produtividade interna da agência, como também cria condições para aumentar o índice de satisfação dos clientes, de modo a originar mais um diferencial competitivo para a agência frente à concorrência no mercado.

Quais são os tipos de kanban e como aplicar na sua agência de publicidade?

As indústrias se utilizam de dois métodos principais de kanban: o kanban de movimentação e o kanban de produção. Os dois servem para otimizar a produção, mas têm particularidades e mecanismos de ação diferentes.

Kanban de movimentação

O kanban de movimentação tem mais utilidade no setor industrial. Ele comunica os funcionários de um setor sobre o melhor movimento para realizar uma tarefa e quando devem aguardar pela próxima ordem. Tem como finalidade principal facilitar a comunicação interna no ambiente amplo e complexo típico das plantas industriais.

Kanban de produção

É o modelo que citamos anteriormente e que mais pode agregar valor à estrutura da sua agência. O mural ou software é disponibilizado para todos os colaboradores do setor de produção responsável pelas tarefas em questão. O quadro é dividido pelos status e as tarefas são colocadas com uma breve explicação, horário de entrada e prazo de saída. E esse é o formato mais usado em escritórios e na vida pessoal.

Vantagens de utilizar o Kanban na sua agência:

Gerenciar o fluxo de trabalho da equipe: ele permite aos gestores ter uma visão de tudo que está chegando, o que está sendo feito, que já foi entregue ou que está aguardando alguma aprovação para dar início ou continuidade.

Controlar a quantidade de trabalho: O Kanban ajuda a identificar se alguma equipe está sendo sobrecarregada de trabalho, respeitando a capacidade produtiva dos profissionais envolvidos e auxiliando no controle de horas na jornada.

Prioridades e metas: lembra do conceito Just in time? O Kanban auxilia a equipe a manter o foco nas prioridades, com uma visão ampla dos processos e do fluxo de trabalho.

Simplicidade e facilidade: a ideia do kanban é fácil de entender e o layout é muito intuitivo. Assim, elimina-se a necessidade de treinamentos caros e demorados, bem como o tempo de adaptação ao sistema e mitigam-se os erros de uso, o que torna a ferramenta muito popular. Afinal de contas, ninguém quer perder tempo quebrando a cabeça durante os processos, não é mesmo?

Redução de custos: atrelando o kanban ao timesheet, é possível gerenciar o tempo dedicado a cada projeto em nível de equipe e funcionário. Assim, ao entender como o tempo (e quando falamos em tempo, automaticamente estamos falando em dinheiro também) está sendo gasto, é possível direcionar a equipe para solucionar problemas na produtividade.

Colaboração e comunicação: ao fornecer a visão geral do que cada funcionário está fazendo, o kanban acaba incentivando uma melhor cooperação e comunicação entre os colaboradores, promovendo melhoras na cultura e no clima organizacional.

Dicas para aumentar a eficiência do kanban

Caso você queira aplicar o kanban em sua agência, temos algumas dicas para garantir que você tire o maior proveito possível do sistema. Seguindo essas sugestões, ele será ainda mais valioso na gestão da sua agência de publicidade!

Não sobrecarregue a coluna “Em andamento”

Uma das principais dicas para usar o kanban de tarefas é garantir que nenhuma das colunas estará muito cheia.

As empresas ocidentais têm uma tendência a praticar uma mentalidade de que quanto mais tarefas sendo executadas, melhor, mas isso não é bem verdade. Excesso de tarefas pode ser um sinal de falta de organização na definição de prazos ou de sobrecarga da equipe.

Por isso, não permita o exagero de tarefas nas colunas. E se houver muitas tarefas em andamento, não permita que mais nenhuma saia da coluna “A fazer” para “Em andamento” até que algumas sejam avançadas para “Concluído”.

Assim você garante a correta distribuição de responsabilidades sobre a equipe e aumenta a qualidade na entrega das tarefas, alavancando a produtividade, a motivação do time e a satisfação do cliente. Cuidar deste aspecto e otimizar a distribuição do volume de tarefas pode inclusive reduzir os custos com mão de obra adicional, como freelancers e temporários.

Objetividade

Como já falamos anteriormente, uma das grandes fontes de eficiência dos quadros de Kanban é seu caráter altamente visual. E para garantir que esta característica se mantenha e que assim se preserve a funcionalidade do Kanban, é preciso ser objetivo na descrição das tarefas nos cards. Oriente sua equipe a limitar-se à descrição básica do trabalho. Outras informações importantes para a realização da tarefa devem constar no briefing do trabalho, cabendo a cada profissional fazer as consultas necessárias para realizar sua etapa do trabalho.

Utilizar um software que integre o quadro de Kanban e os documentos de briefing e planejamento de cada cliente e campanha é uma forma de potencializar ainda mais o poder desta ferramenta para alavancar a produtividade na agência.

Disciplina

Para que o kanban funcione, é necessário ter disciplina na sua atualização. De nada adianta implementar o sistema e não cuidar do registro do avanço das tarefas.

Quando os status não são corretamente atualizados conforme as etapas das atividades, o quadro pode mais atrapalhar que ajudar, fornecendo dados incorretos sobre o fluxo de

trabalho para diferentes membros das equipes, com distintas responsabilidades.

Por exemplo, imagine que o briefing de uma campanha está pronto, mas a equipe de atendimento não atualiza este status. O time de criação continuará em espera para iniciar a sua fase de trabalho, o que levará a atrasos na entrega do job, bem como à redução do tempo disponível para os próximos setores desenvolverem suas atividades dentro daquela campanha, causando confusão na agência e prejudicando a qualidade do projeto desenvolvido.

Por isso, ao implementar o Kanban como método de gestão de tarefas na sua agência, é indispensável informar e cobrar seus colaboradores sobre a importância de sempre manter o quadro atualizado de acordo com as últimas ações dos setores. Somente desta forma é possível garantir que o sistema funcione adequadamente e que se possa obter todos os ganhos desejados em produtividade e eficiência de trabalho por meio da implementação desta poderosa ferramenta.

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Quer saber como a ferramenta Kanban funciona dentro do Publi? Assista ao vídeo:

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