A comunicação interna é uma das premissas mais importantes em qualquer empresa. E nas agências de publicidade não poderia ser diferente, afinal de contas, essa é uma das suas principais ferramentas de trabalho: engajar seu público por meio da comunicação.

Dessa forma, promover estratégias que ajudem a otimizar a comunicação entre os setores deve ser uma busca constante das agências por impactar positivamente em diversos aspectos, inclusive nos resultados.

Antes de apresentar algumas dicas que podem ajudar nesse processo de melhoria é importante entender de que maneira a comunicação pode ser benéfica.

Por quê a comunicação é tão benéfica para as agências

Para que o resultado de um trabalho saia de acordo com o esperado é fundamental que todos da equipe estejam em sintonia, cientes de suas atribuições e funções. Nesse sentido, a comunicação é imprescindível para que possíveis dúvidas sobre a execução de uma tarefa sejam sanadas.

Além disso, conflitos podem surgir em qualquer ambiente, e a comunicação também tem um papel importante por ajudar a esclarecer questões que possam causar divergências e a encontrar as melhores soluções para resolver o problema, garantindo assim um clima harmonioso entre todos.

A comunicação é importante também para que os colaboradores tenham ciência do que é esperado de cada um, de maneira clara e objetiva, o que ajuda a manter a equipe unida e mais produtiva.

Vale destacar também que uma comunicação efetiva incentiva os colaboradores por gerar um sentimento de independência, justamente por saberem de fato o que devem fazer, o que estão fazendo e o que se espera deles. Assim, possuem autonomia para refazer o que for necessário deixando-os mais felizes.

Agora, se você está se perguntando quais as melhores maneiras para otimizar a comunicação na sua agência, confira algumas dicas.

Dica 1: Tenha reuniões com os funcionários

Apesar de parecer simplória, essa dica é muito importante e pode fazer toda a diferença na comunicação de uma agência. Por mais que a tecnologia tenha facilitado o diálogo, seja por meio de aplicativos de mensagens ou pelas redes sociais, nada se supera um bate-papo olho no olho.

Além de conversar sobre as tarefas, planejamentos, projetos, soluções e estratégias, esses momentos devem ser usados também como oportunidades de integração e descontração da equipe, quando todos podem se conhecer melhor e trocar experiências.

E isso vale não apenas para reuniões entre integrantes do mesmo setor, mas entre áreas diferentes também. Ao menos uma vez na semana, reunir pessoas de setores diversos para um diálogo de alguns minutos tem um resultado extremamente benéfico para o clima da empresa.

Dica 2: Crie um espaço de descontração na empresa

Dar pausas ao longo do expediente pode dar resultados muito positivos para a agência. Dessa maneira, disponibilizar o lugar onde todos possam se encontrar para relaxar, trocar ideias e descansar pode também fazer toda a diferença.

Esta, inclusive, é uma tendência já adotada por grandes agências, que têm criado espaços para que os seus colaboradores possam aproveitar durante esses momentos de pausa. Não precisa ser nada muito elaborado, um lugar para tomar uma água ou café já é de grande ajuda.

Dica 3: Realize exercícios de construção da equipe

Promover atividades em grupo ajudam a fortalecer e desenvolver ainda mais as habilidades dos colaboradores. Portanto, mais uma dica é realizar exercícios de construção de equipe para que cada colaborador possa dar sua contribuição para um objetivo determinado.

Para isso, não são necessários investimentos, apenas força de vontade para realizar pesquisas gratuitas na internet e adaptá-los para o número de colaboradores.

Dica 4: Implemente bons canais de comunicação

É comum que os funcionários não saibam claramente como se comunicar entre si dentro de uma agência, o que atrapalha o diálogo e a convivência. Portanto, é fundamental que todos saibam como a comunicação acontece dentro da empresa, com os papeis bem definidos e de maneira cada um se enquadra dentro da hierarquia.

Dessa forma, os colaboradores se sentiram mais confiantes e seguros para compartilhar suas ideias e serem mais participativos.

Dica 5: Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia pode sim ser utilizada para melhorar a comunicação entre os setores da agência. Como? Um software é uma boa alternativa para organizar os fluxos de trabalho e, além de otimizar a comunicação interna, facilita na organização e controle da rotina.

Um software pode ser a alternativa que faltava para que seja possível! Por exemplo, acompanhar a produção de cada setor, gerenciar prazos e o tempo gasto na realização das tarefas, bem como no planejamento das ações ao permitir a descrição completa de um briefing. Então, evita retrabalho e perda de tempo.

Ele possibilita ainda melhorar a gestão do setor financeiro ao facilitar na montagem dos orçamentos e propostas comerciais de fornecedores e clientes. Ou seja, a empresa só tem a ganhar com produtividade e otimização da comunicação.

Dica 6: Seja aberto e crie ciclo de feedback

De maneira geral, os profissionais atualmente sentem necessidade de receber feedback sobre o seu trabalho. Então, simplificar esse processo por meio da comunicação interna, possibilitando que os colaboradores recebem as críticas construtivas e incentivos com uma determinada frequência, é extremamente benéfico para qualquer agência.

Não menos importante está a abertura para que os funcionários possam falar sobre tudo com os seus gestores. A franqueza e sinceridade também aumentam a confiança, o que os estimula a pensar em novas ideias e isso, consequentemente, impacta na produtividade.

Dica 7: Conheça seus colaboradores

Essa dica pode parecer estranha e você deve estar se perguntando: como não conhecer os colaboradores da minha própria empresa. Apesar de ter relação com a primeira dica, de realizar reuniões periódicas, não se resume a criar apenas momentos para trocar sobre questões profissionais, e sim, observá-los.

Então, permita-se conhecer o perfil de cada uma das pessoas que trabalham na sua empresa, sua personalidade, habilidades, comportamento, o que desafia cada um deles.

A partir disso, defina as equipes de acordo com esse perfil individual. Funcionários que trabalham perto daqueles que têm mais afinidade conseguem ser mais produtivos, trocar mais ideias, feedbacks e experiências. Assim, conseguem deixar o ambiente mais leve e saudável, além de dar melhores resultados.

Depois dessas dicas você não tem mais desculpas para não investir na comunicação interna da sua agência. Conheça os nossos serviços e saiba mais sobre como podemos te ajudar a tornar a comunicação mais efetiva, relacionando os diferentes setores, motivando os colaboradores a serem mais engajados e produtivos e por fim, tendo resultados excelentes em todos os aspectos.

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