A comunicação interna é uma das premissas mais importantes em qualquer empresa. E nas agências de publicidade não poderia ser diferente, afinal de contas, essa é uma das suas principais ferramentas de trabalho: engajar seu público por meio da comunicação.
Dessa forma, promover estratégias que ajudem a otimizar a comunicação entre os setores deve ser uma busca constante das agências por impactar positivamente em diversos aspectos, inclusive nos resultados.
Antes de apresentar algumas dicas que podem ajudar nesse processo de melhoria é importante entender de que maneira a comunicação pode ser benéfica.
Por quê a comunicação é tão benéfica para as agências
Para que o resultado de um trabalho saia de acordo com o esperado é fundamental que todos da equipe estejam em sintonia, cientes de suas atribuições e funções. Nesse sentido, a comunicação é imprescindível para que possíveis dúvidas sobre a execução de uma tarefa sejam sanadas.
Além disso, conflitos podem surgir em qualquer ambiente, e a comunicação também tem um papel importante por ajudar a esclarecer questões que possam causar divergências e a encontrar as melhores soluções para resolver o problema, garantindo assim um clima harmonioso entre todos.
A comunicação é importante também para que os colaboradores tenham ciência do que é esperado de cada um, de maneira clara e objetiva, o que ajuda a manter a equipe unida e mais produtiva.
Vale destacar também que uma comunicação efetiva incentiva os colaboradores por gerar um sentimento de independência, justamente por saberem de fato o que devem fazer, o que estão fazendo e o que se espera deles. Assim, possuem autonomia para refazer o que for necessário deixando-os mais felizes.
Agora, se você está se perguntando quais as melhores maneiras para otimizar a comunicação na sua agência, confira algumas dicas.
Comunicação interna como catalisadora de sinergia
Uma comunicação efetiva desempenha um papel crucial no estabelecimento de uma cultura organizacional saudável e na criação de sinergia entre os diferentes setores da agência.
Quando os membros da equipe estão alinhados em relação aos objetivos, estratégias e tarefas, há um aumento significativo na eficiência operacional e na qualidade dos resultados entregues.
Além disso, ela promove a compreensão mútua, a empatia e a confiança, o que contribui para um ambiente de trabalho mais colaborativo e positivo.
Dicas para otimizar a comunicação interna
A seguir, apresentamos algumas dicas que podem auxiliar na melhoria da comunicação interna nas agências de publicidade.
1. Tenha reuniões com os funcionários
Apesar de parecer simplória, essa dica é muito importante e pode fazer toda a diferença na comunicação de uma agência. Por mais que a tecnologia tenha facilitado o diálogo, seja por meio de aplicativos de mensagens ou pelas redes sociais, nada se supera um bate-papo olho no olho.
Além de conversar sobre as tarefas, planejamentos, projetos, soluções e estratégias, esses momentos devem ser usados também como oportunidades de integração e descontração da equipe, quando todos podem se conhecer melhor e trocar experiências.
E isso vale não apenas para reuniões entre integrantes do mesmo setor, mas entre áreas diferentes também. Ao menos uma vez na semana, reunir pessoas de setores diversos para um diálogo de alguns minutos tem um resultado extremamente benéfico para o clima da empresa.
2. Crie um espaço de descontração na empresa
Dar pausas ao longo do expediente pode dar resultados muito positivos para a agência. Dessa maneira, disponibilizar o lugar onde todos possam se encontrar para relaxar, trocar ideias e descansar pode também fazer toda a diferença.
Esta, inclusive, é uma tendência já adotada por grandes agências, que têm criado espaços para que os seus colaboradores possam aproveitar durante esses momentos de pausa. Não precisa ser nada muito elaborado, um lugar para tomar uma água ou café já é de grande ajuda.
3. Realize exercícios de construção da equipe
Promover atividades em grupo ajudam a fortalecer e desenvolver ainda mais as habilidades dos colaboradores. Portanto, mais uma dica é realizar exercícios de construção de equipe para que cada colaborador possa dar sua contribuição para um objetivo determinado.
Para isso, não são necessários investimentos, apenas força de vontade para realizar pesquisas gratuitas na internet e adaptá-los para o número de colaboradores.
4. Implemente bons canais de comunicação
É comum que os funcionários não saibam claramente como se comunicar entre si dentro de uma agência, o que atrapalha o diálogo e a convivência. Portanto, é fundamental que todos saibam como a comunicação acontece dentro da empresa, com os papeis bem definidos e de maneira cada um se enquadra dentro da hierarquia.
Dessa forma, os colaboradores se sentiram mais confiantes e seguros para compartilhar suas ideias e serem mais participativos.
5. Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia pode sim ser utilizada para melhorar a comunicação entre os setores da agência. Como? Um software é uma boa alternativa para organizar os fluxos de trabalho e, além de otimizar a comunicação interna, facilita na organização e controle da rotina.
Um software pode ser a alternativa que faltava para que seja possível! Por exemplo, acompanhar a produção de cada setor, gerenciar prazos e o tempo gasto na realização das tarefas, bem como no planejamento das ações ao permitir a descrição completa de um briefing. Então, evita retrabalho e perda de tempo.
Ele possibilita ainda melhorar a gestão do setor financeiro ao facilitar na montagem dos orçamentos e propostas comerciais de fornecedores e clientes. Ou seja, a empresa só tem a ganhar com produtividade e otimização da comunicação.
6. Seja aberto e crie ciclo de feedback
De maneira geral, os profissionais atualmente sentem necessidade de receber feedback sobre o seu trabalho.
Então, simplificar esse processo por meio da comunicação interna, possibilitando que os colaboradores recebem as críticas construtivas e incentivos com uma determinada frequência, é extremamente benéfico para qualquer agência.
Não menos importante está a abertura para que os funcionários possam falar sobre tudo com os seus gestores.
A franqueza e sinceridade também aumentam a confiança, o que os estimula a pensar em novas ideias e isso, consequentemente, impacta na produtividade.
7. Conheça seus colaboradores
Essa dica pode parecer estranha e você deve estar se perguntando: como não conhecer os colaboradores da minha própria empresa.
Apesar de ter relação com a primeira dica, de realizar reuniões periódicas, não se resume a criar apenas momentos para trocar sobre questões profissionais, e sim, observá-los.
Então, permita-se conhecer o perfil de cada uma das pessoas que trabalham na sua empresa, sua personalidade, habilidades, comportamento, o que desafia cada um deles.
A partir disso, defina as equipes de acordo com esse perfil individual. Funcionários que trabalham perto daqueles que têm mais afinidade conseguem ser mais produtivos, trocar mais ideias, feedbacks e experiências. Assim, conseguem deixar o ambiente mais leve e saudável, além de dar melhores resultados.
8. Estabelecer uma cultura de reconhecimento
Um elemento crucial na otimização da comunicação interna é o reconhecimento dos colaboradores pelo seu trabalho e contribuição.
Crie uma cultura que valorize e celebre as conquistas individuais e coletivas. Isso pode ser feito através de programas de reconhecimento, elogios públicos, prêmios ou eventos especiais.
O reconhecimento fortalece os laços entre os membros da equipe, aumenta a motivação e melhora a comunicação ao criar um ambiente positivo e gratificante.
9. Incentivar a diversidade e inclusão
A diversidade é um grande impulsionador da inovação e criatividade. Incentive a diversidade e inclusão em sua agência, promovendo a participação de pessoas com diferentes origens, experiências e perspectivas.
Ao valorizar a diversidade, você estará enriquecendo a comunicação interna, estimulando a troca de ideias e contribuições únicas.
Garanta que todos os colaboradores se sintam respeitados, ouvidos e incluídos, criando um ambiente de trabalho inclusivo e inspirador.
10. Promover a comunicação não verbal
Nem toda comunicação ocorre por meio de palavras. A comunicação não verbal desempenha um papel significativo na transmissão de mensagens e emoções.
Incentive a conscientização sobre a linguagem corporal, expressões faciais e tom de voz, pois esses elementos podem impactar a compreensão e interpretação das mensagens transmitidas.
Promova atividades ou treinamentos que ajudem os colaboradores a desenvolver habilidades de comunicação não verbal e a interpretar esses sinais adequadamente.
11. Facilitar o compartilhamento de conhecimento
A comunicação interna deve ser vista como uma oportunidade de compartilhamento de conhecimento e aprendizado contínuo. Estabeleça canais e plataformas para facilitar a troca de informações, experiências e melhores práticas entre os colaboradores.
Isso pode incluir um sistema de compartilhamento de documentos, fóruns de discussão ou até mesmo a realização de apresentações internas.
Promovendo uma cultura de compartilhamento de conhecimento, você estará fortalecendo a comunicação interna e enriquecendo o repertório de toda a equipe.
12. Estimular a criatividade e a inovação
A comunicação interna eficaz deve ser um ambiente que valoriza a criatividade e a inovação. Incentive os colaboradores a pensar fora da caixa, a expressar suas ideias e a buscar soluções inovadoras para os desafios da agência.
Promova sessões de brainstorming, workshops ou mesmo um espaço virtual para compartilhar ideias.
Ao estimular a criatividade e a inovação, você estará impulsionando a comunicação interna de forma proativa e incentivando a participação ativa de todos.
13. Desenvolver habilidades de escuta ativa
Incentive os colaboradores a praticarem a escuta ativa, ouvindo com atenção plena e demonstrando interesse genuíno nas conversas.
Isso envolve evitar interrupções, fazer perguntas claras para esclarecer informações e demonstrar empatia ao reconhecer as emoções e perspectivas dos outros.
Promova treinamentos ou workshops que ensinem essas técnicas e encoraje sua aplicação no ambiente de trabalho.
A escuta ativa fortalece os vínculos entre os membros da equipe, melhora a compreensão e evita mal-entendidos.
14. Estabelecer uma política de comunicação aberta
Para otimizar a comunicação interna, é essencial criar uma política de comunicação aberta, na qual os colaboradores se sintam à vontade para expressar suas opiniões, fazer perguntas e fornecer feedback.
Garanta que haja um canal adequado para o compartilhamento de ideias, sugestões e preocupações, sem medo de represálias.
Uma política de comunicação aberta promove a transparência, confiança e respeito mútuo, resultando em uma comunicação mais efetiva e saudável.
15. Investir em tecnologia de comunicação
A tecnologia desempenha um papel fundamental na otimização da comunicação. Avalie as ferramentas tecnológicas disponíveis e escolha aquelas que melhor se adequam às necessidades da sua agência.
Isso pode incluir plataformas de mensagens instantâneas, softwares de colaboração em projetos, intranets ou sistemas de gestão de tarefas.
Utilize essas ferramentas para facilitar a troca rápida de informações, compartilhamento de arquivos e colaboração em tempo real, melhorando a eficiência e agilidade da comunicação interna.
16. Avaliar e ajustar constantemente
Realize avaliações periódicas para identificar áreas de melhoria e faça ajustes conforme necessário. Solicite feedback dos colaboradores sobre a eficácia das estratégias implementadas e esteja aberto a sugestões de melhorias.
A comunicação interna é dinâmica e evolui com o tempo, por isso é importante adaptar as abordagens conforme as necessidades e mudanças da agência.
Em conclusão, a comunicação interna desempenha um papel crucial no sucesso das agências de publicidade. É por meio de uma comunicação efetiva e bem estruturada que as equipes podem alcançar a sincronia, a produtividade e a colaboração necessárias para entregar resultados excepcionais.
Depois dessas dicas você não tem mais desculpas para não investir na comunicação interna da sua agência. Conheça os nossos serviços e saiba mais sobre como podemos te ajudar a tornar a comunicação mais efetiva, relacionando os diferentes setores, motivando os colaboradores a serem mais engajados e produtivos e por fim, tendo resultados excelentes em todos os aspectos.
E aí, gostou do post? Então, compartilhe em suas redes sociais!
