Diante de agendas tão apertadas, rigor pela alta qualidade do trabalho entregue e mais uma infinidade de contratempos que podem acontecer, um colaborador trabalha, e muito! Isso porque muitas vezes acabam responsáveis por mais de uma tarefa, tendo que fazê-las ao mesmo tempo, a chamada refação. Sem dúvidas, uma situação que pode levar a erros e retrabalhos.
Se somar a sobrecarga de atividades, um planejamento deficitário e, principalmente, a falta de atenção, a agência acaba incorrendo em ter que fazer e corrigir um mesmo trabalho várias vezes, a refação. Repetir processos sem necessidade leva a problemas na gestão de tempo e no resultado final do projeto a ser desenvolvido.
Alguns pontos podem ser ajustados com mais facilidade, como esquecimentos e pequenos erros. Implementar ajustes na rotina de trabalho da agência elimina esses entraves, pode aumentar a produtividades e otimizar ainda mais o tempo. Sem falar em economia, uma vez que não há gastos financeiros e humanos extras por causa dos erros.
Evitar a refação, que é a repetição de processos de produção de um produto para se adequar às necessidades de quem o solicitou, faz com que todo o serviço da agência flua melhor. Ter que alterar, refazer ou ajustar é contraproducente, completamente o oposto de um planejamento que seja eficiente.
Ter atitudes preventivas é um dos caminhos, além de promover algumas mudanças na rotina. Conheça algumas dicas valiosas para acabar com os casos de retrabalho na agência.
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Um bom planejamento é o início de tudo
Se o objetivo é sempre entregar um bom trabalho para os seus clientes, de acordo com o que foi solicitado por eles, é preciso começar com um planejamento que seja real e eficiente. Importante não colocar metas fantasiosas, mas que reflitam o dia a dia, sempre puxando para cima e melhorando a cada etapa concluída.
Por meio do planejamento, a agência se ajusta a uma nova realidade de trabalho, se afastando dos erros que a levam a fazer tudo outra vez. Diminuir o tempo gasto na execução das tarefas e evitar com que falhas aconteçam é um resultado que se quer chegar. Se for possível entregar um serviço de qualidade já de primeira, é melhor ainda.
Um bom planejamento é aquele que contempla os riscos de acontecerem esquecimentos, problemas, erros, falhas de comunicação ou a má atuação de um colaborador. Portanto, deve haver um espaço para tentar prever esses casos e atuar para solucionar os problemas que surgirem.
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Elabore um briefing completo acerca do cliente e seu projeto
Não menos importante que elaborar um planejamento eficiente e real é desenvolver um briefing completo acerca do projeto do cliente, que contemple tudo o que os colaboradores precisam saber para desenvolver o produto ou projeto solicitado por ele.
Para quem tem dúvidas, briefing, de acordo com estudiosos, é o documento que registra os dados necessários para a criação de um projeto. Esse documento ressalta as informações sobre o projeto e o cliente e é amplamente utilizado em diversos ramos de negócios, como administração, marketing, comunicação, publicidade e propaganda, entre outros.
Dito de outro modo, briefing é um documento que reúne todas as ideias que o cliente tem para a realização de um determinado projeto ou produto, como a criação de um site, uma campanha de marketing de conteúdo, uma peça de comunicação ou publicitária, uma identidade visual, entre outros. É esse documento que irá orientar a equipe responsável pelo projeto, dando-lhe as coordenadas para que o produto seja entregue conforme solicitado pelo cliente.
Embora se trate de um documento de fundamental importância para o desenvolvimento eficiente e correto de um projeto, muitas agências não dão a devida atenção a ele e, por conta disso, cometem erros que exigem retrabalhados solicitados pelo cliente, o que, de modo geral, a torna improdutiva.
A seguir, confira algumas das principais vantagens oferecidas por um briefing feito de forma completa, com todas as informações necessárias para orientar corretamente a equipe de trabalho:
Redução do tempo de produção
Um briefing bem feito, ou seja, completo, com todas as informações necessárias para o desenvolvimento de um projeto ou produto, contribui para a redução do tempo em relação à elaboração de um trabalho. Isso porque ele entrega as informações necessárias para que a equipe responsável pelo trabalho o execute com excelência e agilidade.
Na prática, isso faz com que a agência se torne mais produtiva e, de certo modo, trabalha para que ela construa uma imagem positiva perante seus públicos de interesse. Afinal, qualquer empresa gostaria de contar com uma parceria que não só entrega o trabalho solicitado conforme pedido, mas com agilidade, ou seja, até mesmo antes da data estabelecida.
Entrega de trabalhos ou produtos alinhados com os interesses do cliente
Sem sombra de dúvida, esse é um dos pontos mais complexos com relação ao desenvolvimento de um trabalho, produto ou projeto. Ao solicitar um produto, que pode ser uma peça publicitária ou conteúdos para alimentar um blog, site e redes sociais, o cliente espera que ele seja entregue conforme solicitado. Ele cria uma expectativa em torno disso e é papel da agência garantir que essa expectativa seja atendida, com a entrega correta do produto. Nesse sentido, podemos dizer que o briefing pode ajudar.
No entanto, para que o briefing seja capaz de orientar eficientemente a equipe de trabalho, é necessário que ele seja feito tendo por base as perguntas necessárias e certas. Ele deve, com outras palavras, trazer informações claras e objetivas que possam orientar sua equipe de trabalho quanto ao desenvolvimento do produto. Se isso não for levado em consideração, certamente a sua equipe cometeu erros que fará com que ela tenha de refazer o trabalho, levando sua agência a se tornar improdutiva.
O problema é que os erros não são bem vistos pelos clientes, pois, muitas vezes, eles também precisam obedecer a um planejamento e a demora da entrega do produto por erro pode fazer com que o alcance dos seus objetivos sejam afetados.
O briefing é, nesse caso, um documento fundamental para que a sua agência produza um produto que esteja devidamente alinhado com os interesses do seu cliente.
Evita retrabalhos
Como já dito nas entrelinhas, o briefing é um documento de fundamental importância para a agência que busca evitar retrabalhos por conta de erros que foram cometidos por colaboradores que não tinham as informações necessárias para o desenvolvimento de um produto ou projeto. Ele garante tudo o que o colaborador precisa saber para desenvolver correta e eficientemente o produto solicitado pelo cliente.
Como fazer corretamente um briefing?
Para desenvolver corretamente o briefing de seu cliente, leve em conta toda informação necessária para que o colaborador não tenha dúvidas quanto ao que ele deseja, no que diz respeito ao seu produto. Considere construir um briefing com as seguintes informações:
- Tipo de negócio do cliente;
- Principais diferenciais em relação ao negócio do cliente;
- Principais concorrentes;
- Quantidade de funcionários;
- O que a empresa busca alcançar com o produto solicitado;
- Se for possível, também considere colocar ou construir junto com o cliente o caminho que ele deseja seguir na criação de um determinado produto. Dessa maneira, o produto pode ser entregue conforme suas expectativas.
Vale dizer que nem sempre os clientes sabem o que é um briefing. Por isso, é dever de sua agência explicar o que é e qual sua importância para o desenvolvimento correto, eficiente e produtivo do projeto. Fazendo isso, você constrói um briefing completo, capaz de garantir que sua agência não apenas entregue um produto de qualidade, mas um que selará a parceria entre ela e seus clientes.
Invista no treinamento dos colaboradores
O trabalho dentro de uma agência é bastante delimitado em suas funções, cada colaborador sabe qual é a sua responsabilidade. Partindo desse ponto, torna-se mais fácil poder identificar os erros e saber quanto tempo leva para corrigi-los. Por isso, o treinamento dos profissionais assume uma grande importância, uma vez que evita as refações.
Não é que exista o funcionário perfeito, nem mesmo o treinamento tem que ter o foco nisso. O que tem que ser feito é estar próximo deles para que recebam sempre o melhor direcionamento para poder realizar as suas tarefas. Assim, somados com a formação e com a experiência, acontece uma sinergia que o torna excelente profissional.
O treinamento é o principal fator que leva ao aumento da produtividade da agência junto com o bom desempenho individual. Um colaborar nunca está pronto, há sempre demandas específicas que ele pode desenvolver e melhorar. Novos procedimentos e tecnologias devem ser explicados e orientados a todos.
As rotinas, os procedimentos já pré-fixados, são os pontos que fazem com que o trabalho aconteça de forma produtiva e qualitativa. Quando não há essa cultura dentro da agência ou quando o colaborador está desconectado dela por causa de desconhecimento, acontece a refação. O treinamento é sempre a melhor saída.
Identifique os erros mais recorrentes
Apesar de todos os esforços e medidas adotadas, os erros vão continuar acontecendo. Essa afirmação não é negativa, muito menos leviana, ela é pautada no fato da recorrência. Acontece, e vai acontecer. O esforço da equipe de gestão da agência é fazer com que a quantidade seja muito diminuída, que se torne algo raro.
Um dica primordial dentro desse processo é mapear os tipos de erros que levam à refação, anotar a sua recorrência e pensar sobre as soluções. O retrabalho leva mesmo a irritações, chateações e muitas reclamações, mas quando essa fase passar, promova uma análise e identifique. Somente dessa forma será possível resolver o problema.
Outra dica dentro dessa é buscar criar um método para identificar e conferir os pontos críticos. Saber quais são as falhas mais comuns ajuda a corrigi-las de uma maneira mais rápida, promovendo revisões assertivas, uma vez que fazer revisão de tudo também entrava a produtividade.
A automatização dos processos é uma escolha acertada
Dentro da rotina da agência há uma série de procedimentos que devem ser realizados todos os dias pelos seus colaboradores. Além de ações que têm a ver com as suas funções designadas, há outras de menor importância, muitas vezes manuais, que são cumpridas a fim de haver condições de trabalho para todos.
Quanto mais trabalho manual feito pelos colaboradores que têm o objetivo de fazer acontecer os processos, mais as chances de acontecerem erros ou esquecimentos. O mau gerenciamento leva a retrabalhos, que muitas vezes podem ser complexos. Implementar recursos tecnológicos possibilita que haja maior mobilidade e segurança para fazer as tarefas.
Ao automatizar as tarefas acontece a otimização do tempo, uma vez que menos refações são necessárias. Por meio de um sistema automatizado, não acontecem erros ou esquecimento de tarefas. A gestão interna aumenta em qualidade, há menos retrabalhos e mais clientes satisfeitos, além de ainda reduzir custos.
Comunique-se!
A falha na comunicação é uma das principais causas de retrabalhos, porque quando se pressupõe algo sem confirmar, o erro é quase certo. A comunicação oral sempre sofre com modificações até chegar ao seu destinatário final, podendo ficar desfigurada. Portanto, se não houver uma linha clara de diálogo dentro da agência, há confusão na execução do trabalho.
Uma dica básica está em priorizar a comunicação por meio da escrita, estar documentado em um e-mail ou nota faz com que haja o registro da ação. Além disso, torna-se muito mais difícil o desconhecimento do comando original, do que tem que ser feito. Assim são evitadas as falhas de comunicação, bem como eventuais esquecimentos.
Nunca se esquece de colocar uma notificação para acuso do recebimento da mensagem. Se certificar de que o destinatário recebeu é uma proteção para possíveis enganos e erros futuros. Logo, é sempre bom checar uma ou mais vezes se todas as informações estão corretas antes de enviar.
Não deixe de perguntar em caso de dúvidas ou a interpretação for confusa, o melhor é ter a mensagem completa. Esclarecer-se é evitar que uma atividade seja feita de forma errada, tendo que ser refeita.
Ainda no que diz respeito à comunicação, é fato que uma agência, além de contar com um time interno, ou seja, efetivo, realiza parcerias externas, seja para produzir uma peça publicitária ou fornecer conteúdos. Então, diante disso, é importante que estabeleça canais de comunicação eficientes para que esse público possa entrar em contato com a agência para resolver possíveis dúvidas.
Os canais devem estar disponíveis em horário comercial e receber a devida atenção da agência, no sentido de garantir que as dúvidas sejam respondidas rapidamente, dentro um tempo em que o trabalho consiga ser feito e entregue no prazo estabelecido.
Para isso, a sua agência pode contratar uma pessoa para lidar diretamente com a equipe interna e externa. Geralmente, quem faz isso é o coordenador do projeto. No entanto, muitas vezes ele (a) se ocupa em mais de uma tarefa, não tendo tempo de responder as dúvidas registradas.
Em síntese, para evitar a refação, é necessário também estabelecer canais de comunicação eficientes em sua agência, que possam ajudá-la a orientar efetivamente suas equipes.
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