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Diante de agendas tão apertadas, rigor pela alta qualidade do trabalho entregue e mais uma infinidade de contratempos que podem acontecer, um colaborador trabalha, e muito! Isso porque muitas vezes acabam responsáveis por mais de uma tarefa, tendo que fazê-las ao mesmo tempo, a chamada refação. Sem dúvidas, uma situação que pode levar a erros e retrabalhos.

Se somar a sobrecarga de atividades, um planejamento deficitário e, principalmente, a falta de atenção, a agência acaba incorrendo em ter que fazer e corrigir um mesmo trabalho várias vezes, a refação. Repetir processos sem necessidade leva a problemas na gestão de tempo e no resultado final do projeto a ser desenvolvido.

Alguns pontos podem ser ajustados com mais facilidade, como esquecimentos e pequenos erros. Implementar ajustes na rotina de trabalho da agência elimina esses entraves, pode aumentar a produtividades e otimizar ainda mais o tempo. Sem falar em economia, uma vez que não há gastos financeiros e humanos extras por causa dos erros.

Evitar a refação, que é a repetição de processos de produção de um produto para se adequar às necessidades de quem o solicitou, faz com que todo o serviço da agência flua melhor. Ter que alterar, refazer ou ajustar é contraproducente, completamente o oposto de um planejamento que seja eficiente.

Ter atitudes preventivas é um dos caminhos, além de promover algumas mudanças na rotina. Conheça algumas dicas valiosas para acabar com os casos de retrabalho na agência.

Um bom planejamento é o início de tudo

Se o objetivo é sempre entregar um bom trabalho para os seus clientes, de acordo com o que foi solicitado por eles, é preciso começar com um planejamento que seja real e eficiente. Importante não colocar metas fantasiosas, mas que reflitam o dia a dia, sempre puxando para cima e melhorando a cada etapa concluída.

Por meio do planejamento, a agência se ajusta a uma nova realidade de trabalho, se afastando dos erros que a levam a fazer tudo outra vez. Diminuir o tempo gasto na execução das tarefas e evitar com que falhas aconteçam é um resultado que se quer chegar. Se for possível entregar um serviço de qualidade já de primeira, é melhor ainda.

Um bom planejamento é aquele que contempla os riscos de acontecerem esquecimentos, problemas, erros, falhas de comunicação ou a má atuação de um colaborador. Portanto, deve haver um espaço para tentar prever esses casos e atuar para solucionar os problemas que surgirem.

Invista no treinamento dos colaboradores

O trabalho dentro de uma agência é bastante delimitado em suas funções, cada colaborador sabe qual é a sua responsabilidade. Partindo desse ponto, torna-se mais fácil poder identificar os erros e saber quanto tempo leva para corrigi-los. Por isso, o treinamento dos profissionais assume uma grande importância, uma vez que evita as refações.

Não é que exista o funcionário perfeito, nem mesmo o treinamento tem que ter o foco nisso. O que tem que ser feito é estar próximo deles para que recebam sempre o melhor direcionamento para poder realizar as suas tarefas. Assim, somados com a formação e com a experiência, acontece uma sinergia que o torna excelente profissional.

O treinamento é o principal fator que leva ao aumento da produtividade da agência junto com o bom desempenho individual. Um colaborar nunca está pronto, há sempre demandas específicas que ele pode desenvolver e melhorar. Novos procedimentos e tecnologias devem ser explicados e orientados a todos.

As rotinas, os procedimentos já pré-fixados, são os pontos que fazem com que o trabalho aconteça de forma produtiva e qualitativa. Quando não há essa cultura dentro da agência ou quando o colaborador está desconectado dela por causa de desconhecimento, acontece a refação. O treinamento é sempre a melhor saída.

Identifique os erros mais recorrentes

Apesar de todos os esforços e medidas adotadas, os erros vão continuar acontecendo. Essa afirmação não é negativa, muito menos leviana, ela é pautada no fato da recorrência. Acontece, e vai acontecer. O esforço da equipe de gestão da agência é fazer com que a quantidade seja muito diminuída, que se torne algo raro.

Um dica primordial dentro desse processo é mapear os tipos de erros que levam à refação, anotar a sua recorrência e pensar sobre as soluções. O retrabalho leva mesmo a irritações, chateações e muitas reclamações, mas quando essa fase passar, promova uma análise e identifique. Somente dessa forma será possível resolver o problema.

Outra dica dentro dessa é buscar criar um método para identificar e conferir os pontos críticos. Saber quais são as falhas mais comuns ajuda a corrigi-las de uma maneira mais rápida, promovendo revisões assertivas, uma vez que fazer revisão de tudo também entrava a produtividade.

A automatização dos processos é uma escolha acertada

Dentro da rotina da agência há uma série de procedimentos que devem ser realizados todos os dias pelos seus colaboradores. Além de ações que têm a ver com as suas funções designadas, há outras de menor importância, muitas vezes manuais, que são cumpridas a fim de haver condições de trabalho para todos.

Quanto mais trabalho manual feito pelos colaboradores que têm o objetivo de fazer acontecer os processos, mais as chances de acontecerem erros ou esquecimentos. O mau gerenciamento leva a retrabalhos, que muitas vezes podem ser complexos. Implementar recursos tecnológicos possibilita que haja maior mobilidade e segurança para fazer as tarefas.

Ao automatizar as tarefas acontece a otimização do tempo, uma vez que menos refações são necessárias. Por meio de um sistema automatizado, não acontecem erros ou esquecimento de tarefas. A gestão interna aumenta em qualidade, há menos retrabalhos e mais clientes satisfeitos, além de ainda reduzir custos.

Comunique-se!

A falha na comunicação é uma das principais causas de retrabalhos, porque quando se pressupõe algo sem confirmar, o erro é quase certo. A comunicação oral sempre sofre com modificações até chegar ao seu destinatário final, podendo ficar desfigurada. Portanto, se não houver uma linha clara de diálogo dentro da agência, há confusão na execução do trabalho.

Uma dica básica está em priorizar a comunicação por meio da escrita, estar documentado em um e-mail ou nota faz com que haja o registro da ação. Além disso, torna-se muito mais difícil o desconhecimento do comando original, do que tem que ser feito. Assim são evitadas as falhas de comunicação, bem como eventuais esquecimentos.

Nunca se esquece de colocar uma notificação para acuso do recebimento da mensagem. Se certificar de que o destinatário recebeu é uma proteção para possíveis enganos e erros futuros. Logo, é sempre bom checar uma ou mais vezes se todas as informações estão corretas antes de enviar.

Não deixe de perguntar em caso de dúvidas ou a interpretação for confusa, o melhor é ter a mensagem completa. Esclarecer-se é evitar que uma atividade seja feita de forma errada, tendo que ser refeita.

Como anda o ritmo de refação na sua agência? Comente aqui!

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