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A gestão financeira e a contabilidade são elementos estratégicos para uma agência de publicidade. Porém, é comum ver esses aspectos serem deixados de lado dentro das empresas. Para o sucesso e a sustentabilidade de um negócio criativo, não basta ter bom atendimento e ideias brilhantes. Dessa forma, é necessário um acompanhamento rigoroso, um sistema para cumprimento das regras fiscais e muita organização.

Selecionamos abaixo alguns elementos importantes que podem ajudar seu negócio a prosperar na gestão financeira. Confira:

Organização das despesas de agência

Um passo importante para uma boa gestão financeira é principalmente ordenar todas as despesas: tudo que precisa ser pago, de forma fixa e variável. Isso precisa estar bem organizado, para que não haja atrasos ou mesmo para que a agência não esqueça de pagar alguma conta.

Portanto, sem esse controle, a empresa fica trabalhando às cegas, sem real clareza do seu ponto de equilíbrio contábil. De nada adianta ter muitos jobs se no final do mês a conta não fecha, não é mesmo?

Enfim, para otimizar a rotina do setor financeiro, há plataformas, como o Publi, que oferece organização das contas a pagar e integração de pagamento eletrônico com todos os bancos. O valor é pago na hora e tudo fica registrado.

Leia mais: KPIs financeiros para acompanhar na sua agência.

Saiba quando custa a hora de trabalho da equipe

Para precificação eficiente, é muito recomendável ter em mente quantas horas a equipe dedica a cada job. Para essa tarefa, a ferramenta de timesheet auxilia muito, pois permite acompanhar as horas trabalhadas de cada profissional em cada projeto.

Com esse relatório em mãos, é possível verificar se os valores estimados para os jobs estão corretos e se há algum processo que precisa ser otimizado. Assim, os dados permitem até mesmo negociar aumentos nas contas da agência, para clientes que demandam mais tempo de dedicação.

Além disso, é importante cobrar da forma correta, para ter um bom gerenciamento do faturamento. Quando a agência não está organizada, muitos clientes acabam não recebendo o boleto no final do mês.

O sistema Publi permite conexão dos contratos dos clientes com o departamento financeiro, para que a equipe saiba o que deve cobrar de cada conta. Os boletos são gerados de forma automatizada, e o sistema gera arquivo de envio para cobrança registrada com todos os bancos e depois lê o retorno dos pagamentos.

Integração total facilita a contabilidade na agência

Para ser mais assertiva, é fundamental que a contabilidade tenha acesso a todos os arquivos e documentos da agência. Portanto, é comum as empresas utilizarem sistemas de planilhas para atualização. Porém, se o processo já não está sendo suficiente, é recomendado investir em uma ferramenta.

Dessa forma, contar com um sistema de gestão financeira online é um diferencial para a performance da agência, além de possibilitar a extração de relatórios e o acompanhamento de todos os setores de forma rápida e eficiente.

Controle fiscal para agências de publicidade

Outro aspecto essencial é a prestação de contas, principalmente quando o assunto é tributação. Manter todas as notas e arquivos em ordem facilita a apuração dos impostos, sem pagamentos a maior ou saldos futuros.

Por meio do sistema de gestão financeira online do Publi, a agência pode exportar notas fiscais eletrônicas (NFE) no padrão Febraban, enviadas diretamente para o sistema eletrônico da prefeitura. Assim, balancetes, arquivos importantes e controle patrimonial ficam muito mais acessíveis a todos os responsáveis. Tudo organizado na mesma plataforma e de fácil acesso para o financeiro.

Plataforma para controle da gestão financeira

Publi é sistema de gestão online com mais de 25 anos de mercado. Uma solução completa, que integra todos os setores dentro da agência, inclusive o financeiro.

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