Os profissionais de publicidade encontram uma série de desafios no dia a dia: correria, pressão, competitividade, prazos apertados, clientes exigentes, necessidade de decisões rápidas. Não é uma rotina fácil, é verdade, mas pode ser amenizada seguindo as etapas certas do processo contábil, independentemente do porte da agência.

Além de trazer mais robustez e regularidade para o seu negócio, um processo contábil bem estruturado pode ajudar você a esboçar melhor o pagamento de despesas e a nortear ações estratégicas em toda a empresa. Daí a importância dessa tarefa.

Pensando nisso, produzimos um artigo com tudo o que você precisa fazer para tornar a contabilidade da sua agência bem-sucedida.

1. Regularize a sua agência de comunicação

Antes de tudo, é fundamental regularizar a sua agência. E, aqui, quando falamos em regularização, não nos referimos somente à situação trabalhista, mas também à realidade fiscal e à tributária de um negócio.

No caso de agências pequenas, a opção mais vantajosa costuma ser o Simples Nacional. Trata-se de um regime de tributação no qual você pode pagar, em apenas uma guia, os principais tributos, tais quais ICMS, IPI, IRPJ, PIS, COFINS, ISS e INSS.

Indicado para empresas que faturem até R$ 3,6 milhões ao ano, esse sistema simplifica a aferição de tributos, bem como a quitação de possíveis débitos.

2. Elabore o planejamento tributário do seu negócio

Essa talvez seja uma das etapas mais importante do processo contábil, apesar de a atividade ser ainda bastante negligenciada pela maioria das agências. Por meio dela, é possível examinar o seu negócio como um todo e, assim, encontrar a alternativa mais interessante e benéfica para a sua carga tributária.

E por que isso é importante? Muito simples: ao encontrar o regime de tributação com menos impostos, você consegue reduzir o pagamento de tributos e aplicar os recursos poupados em outras atividades, conferindo maior eficiência e profissionalização às operações do negócio.

As vantagens de um planejamento tributário consistente não param por aí. Elas vão muito além! Caso desenvolvida de maneira correta, a atividade permite:

Controlar relatórios contábeis e fluxos de caixa;

– Definir estratégias mais direcionadas;

– Identificar onde investir dinheiro, ou seja, em setores específicos, contratações, instalações, equipamentos etc.

3. Faça a análise de documentos gerenciais

Uma boa contabilidade requer planejamento e execução de ações estratégicas adequadas. E, talvez, o mais importante: a mensuração periódica de resultados, a fim de garantir que tudo saia conforme o previsto. É nesse contexto que a análise de relatórios e de gráficos gerenciais ganha espaço.

Essas ferramentas possibilitam um melhor planejamento a respeito da quitação de impostos, controle das despesas e mapeamento dos setores que geram mais gastos. E não só isso: são imprescindíveis para a tomada de decisões embasadas em relação à contabilidade e aos demais departamentos da empresa.

4. Utilize softwares de gestão financeira periodicamente

Pode parecer simples, mas fazer a gestão de uma agência, especialmente o processo contábil e financeiro, exige atenção, dedicação e compromisso. Requer também, em qualquer segmento, uma análise criteriosa de:

– Produtos;

– Serviços;

– Operações;

– Recursos humanos e técnicos, como por exemplo, equipamentos, máquinas e instalações.

E por que não utilizar softwares de gestão para facilitar esse processo operacional? Além de tornar a rotina mais produtiva, tais tecnologias permitem categorizar, registrar, rastrear e desembolsar despesas com agilidade, assim como classificar prestadores de serviço.

De forma geral, os softwares existentes no mercado são utilizados para controlar os fluxos de caixa, os tributos a serem pagos, as receitas e o faturamento. Porém, podem ser usados também para alcançar outros objetivos: calcular o ROI (do inglês, Return on Investment) de investimentos e ações de marketing e vendas de uma agência e facilitar o relacionamento com um contador, por exemplo.

Boa parte dessas tecnologias contém recursos que tornam a análise de dados muito mais rápida e precisa. Existem alguns sistemas que automatizam tarefas burocráticas, como calcular impostos e emitir Notas Fiscais, e geram demonstrativos financeiros, relatórios e outros documentos automaticamente.

Recursos como esses são extremamente benéficos para empresas porque, além de gerenciarem o fluxo de caixa de modo mais eficiente, evitam a refação de trabalho, as dívidas bancárias e os gastos fora do budget (orçamento). Isso, sem falar do tempo e da mão de obra, que são poupados nesse processo, e das projeções e análises de cenário realizadas a partir de dados confiáveis, que reduzem ações manuais e, consequentemente, a chance de erros.

Sistemas de gestão realmente são uma “mão na roda”, não?

Para saber mais sobre esse tópico, leia o nosso post “A importância do sistema de gestão para as agências de publicidade”.

Vantagens da boa contabilidade para as agências de publicidade

Agora que você já sabe as etapas necessárias para garantir o controle e a regularização da sua empresa, é hora de conhecer os benefícios trazidos a partir de uma gestão financeira eficiente. Vamos lá! Confira abaixo cada um deles.

  1. Garantia da regularização da situação fiscal: ao fazê-lo, é possível adquirir facilidade na obtenção de créditos, permissão para participar de licitações e credibilidade perante fornecedores, clientes e colaboradores;
  2. Redução de custos: se realizada de forma estratégica, a contabilidade pode diminuir gastos com a carga tributária, tornando o seu negócio mais rentável e os recursos acumulados, disponíveis para o investimento em outras operações;
  3. Suporte à tomada de decisão: com o apoio de resultados concretos, amparados na análise de relatórios e gráficos, fica mais fácil tomar decisões mais assertivas em relação à agência (próximos passos e caminhos a serem evitados).

Como já vimos, implementar as etapas do processo contábil eficiente, junto a um gerenciamento de dados periódico, é indispensável para o sucesso das operações de um empreendimento. Se você deseja ter sucesso nessa missão, conte com a ajuda do Publi! Estamos há mais de 25 anos no mercado brasileiro e oferecemos aos clientes ferramentas digitais modernas e integradas para gestão de empreendimentos.


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