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Antes de abordar o guia da produtividade, vamos fazer um teste rápido. Responda a essas três perguntas.

Você é apegado a rotinas ou deixa tudo acontecer quando for para acontecer? As tarefas propostas pela agência em que trabalha são atendidas imediatamente ou então dentro do prazo estipulado? O método de trabalho requer colaboradores pró-ativos?

Você com certeza já ouviu o verbo procrastinar, mas sabe o que ele significa? Ele quer dizer sobre a ação de deixar de fazer alguma atividade agora, preferindo adiar e retardar a sua realização. O processo se agrava quando acaba não acontecendo a realização da tarefa, ou quando ela é feita pela metade ou com baixa qualidade.

Ok, é importante explicar que adiar tarefas não é algo completamente ruim. Eu explico. Uma das rotinas de trabalho de uma agência é a redação de textos, conteúdos para mídias online e impressa. Se o redator chega à conclusão que conseguirá escrever seu artigo em outro momento porque imediatamente não é viável ou não tem base de informações para tal, não há problemas caso o prazo atenda.

Essa situação não pode ser entendida como procrastinação. No entanto, se chegar o outro dia ou próximo no fim do prazo de entrega e acontece mais adiamento ou pressão para a conclusão, aí sim aconteceu um erro grave de procrastinação. A responsabilidade e a consciência do trabalho a ser feito precisam guiar os passos do colaborador.

Fantasma da procrastinação

A procrastinação é a grande inimiga da rotina. Dentro de uma agência, para que os trabalhos fluam regularmente e sejam entregues de forma correta, alguns hábitos precisam ser adotados. Assim acontece a otimização do tempo, ela se torna produtivo e eficiente. O que precisa estar claro é que o adiamento de tarefas é algo contraprodutivo.

Psicólogos comportamentais, médicos e até mesmo filósofos vão dizer que a procrastinação é um problema enraizado no ser humano. Não é algo simples, muito menos fácil de não praticar, o importante é não deixar virar mania ou mesmo um vício. Deixar para depois começa como algo inofensivo, mas no fim das contas atrasa a sua vida e de toda empresa.

Digo para você que é muito fácil identificar a procrastinação, basta um pouco de observação e autocrítica. Alguns sintomas são: deixar a conclusão de uma tarefa para última hora, perder tempo em redes sociais durante o tempo que deveria ser dedicado a produção, saber que existe algo importante a entregar e acabar se entretendo com outras atividades.

Vamos a 5 dicas para abandonar de vez a procrastinação. Guia da produtividade:

Cuide do seu estado de espírito

Muitas pessoas pensam que somente fazer uma gestão melhor do tempo basta para não ser vencido pela procrastinação, mas essa orientação está incompleta. Não se pode aguardar o momento em que tenha o melhor do humor e disposição para cumprir uma tarefa, isso é uma armadilha.

Os ânimos e o estado de espírito têm que ser bem cuidados para que você não entre nessa armadilha e acabe desenvolvendo um ciclo vicioso. O que faz fora do trabalho? Procure atividades que sejam leves e do seu gosto, desenvolva hábitos saudáveis e esteja sempre próximo de pessoas que te querem bem. Ter uma vida plena fora influencia e muito na forma como desenvolve o trabalho.

Organize-se!

Pode ser muito difícil para alguns se adaptarem a uma rotina ou método de organização, mas para quem trabalha com prazos, como uma agência, isso é mais do que necessário. Comece com algo simples que te ajude a entrar nos eixos, como uma lista das tarefas diárias, por exemplo. Não é preciso encarar o guia completo da produtividade logo de cara, vá com calma!

Todos os dias quando chegar ao trabalho ou no finalzinho do dia anterior separe um tempo para escrever uma lista das ações que devem ser feitas. Pode ser escrito no papel mesmo ou em uma planilha online. A lista pode chegar a uma quantidade enorme de tópico, mas não fique desanimado, a ideia é elencar o que é prioridade e ir fazendo por ordem.

Trabalhe bem o tempo disponível

Chegou a hora de ser um pouquinho mais metódico e conseguir dividir o tempo com mais qualidade. Para evitar a procrastinação, tente pegar a lista que fez das atividades a serem cumpridas no dia e defina um horário para a realização de cada uma delas, que podem ser horas ou minutos.

Existem diversos aplicativos que ajudam a lembrar você de andar sobre a linha, alguns disparam até um despertador de hora em hora para lembrar-se da próxima tarefa. Definir e manter uma disciplina faz toda a diferença. Existem algumas técnicas que distribuem o tempo entre minutos para foco total e outros para descanso. Às vezes se isolar um pouco pode ser a melhor solução.

Crie e implemente um novo hábito

Por que não? Mas atenção: deve ser algo saudável.

Para que aconteça de uma maneira sadia e eficiente, três elementos devem fazer parte dele: desenvolver um gatilho, ter a disciplina de uma rotina e estipular uma recompensa. Através desses pontos a atividade na agência, durante a produção de conteúdos será mais dinâmica e com alta qualidade.

O gatilho compreende definir lembretes de que é preciso parar tudo a fim de trabalhar para cumprir uma tarefa. A rotina é como se fosse o ritual diário sobre ter em mãos tudo o que é necessário para a realização dela. Já a recompensa pode ser pessoal, quando não é dada pelo líder de equipe, que pode ser alguns minutos de descanso, uma olhada nas redes sociais ou um pouco de joguinho de celular.

Relaxe um pouco!


Leia mais: Home office | 8 dicas para produzir mais trabalhando em casa.

Prepare-se para a procrastinação

Como foi falado lá no início do texto, é bem difícil manter-se todos os dias sem procrastinar. Ela acontece, e é preciso estar preparado para isso. Para aqueles momentos em que nada parece desenvolver ou que há algo físico ou psicológico atrapalhando a conclusão de uma tarefa da agência, dê-se um pouco de tempo.

A ideia aqui é trabalhar com folga, saber fazer a autocrítica quando isso estiver acontecendo e trabalhar com calma para voltar ao ritmo normal. Não se pode deixar de resolver, mas ter mais tempo ajudar a lidar com as pressões. Preencha o seu tempo com atividades mais simples, que não requeiram muito intelectualmente. Seja consciente com os seus limites.

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