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Por conta da rotina tão dinâmica, naturalmente, é um baita desafio otimizar a gestão de tempo da sua agência. O fato é que, em meio a tantos afazeres, o tempo pode passar rápido demais.

Por falar nesta rotina, sabemos que certas situações são recorrentes. Ou seja, um misto de várias contas a serem atendidas, agendamentos com possíveis novos clientes, projetos em andamento etc. Não é à toa que há quem deseje que o dia tenha 48 horas em uma agência.

Para darmos um breve exemplo sobre a gestão de tempo da sua agência, podemos recorrer a um clássico.

No livro Tríade do Tempo, de Christian Barbosa, o autor explica o quanto perdemos tempo por falta de prioridades. Muitas vezes, não se trata nem de sermos improdutivos. Na verdade, pode é por sobrepor muitas atividades sem priorizar o mais importante.

Leia mais: O que é Timesheet? | Descubra como usar essa ferramenta para gerenciar o tempo da sua equipe

Gestão de tempo da sua agenda: colocando as atividades em ordem

Antes de mais nada, pergunte-se: você acredita que a sua agência tem tido uma administração adequada de tempo? Ou, tem a impressão de que as coisas são tão intensas que se passam os dias e tudo simplesmente acontece?

Para ajudar nesta reflexão, pedimos que faça os seguintes questionamentos:

• Ter problemas com os prazos tornou-se algo recorrente?

• Os dias são parecidos quanto a tudo sair no automático?

• A agência perde muito tempo com atividades manuais e retrabalho?

• Nem sempre as pessoas têm sabido lidar com as prioridades?

Viu só? É bem possível que já tenha tirado alguma reflexão sobre perdas de tempo.

Por isso, para te ajudar efetivamente, hoje trazemos 5 dicas para a gestão de tempo da sua agência.

Leia mais: 5 dicas para ter sucesso ao gerenciar o seu tempo durante o home office

1 – Entenda as reais prioridades do momento

Como já citamos, podemos usar o exemplo do livro Tríade do Tempo. A propósito, este também é o nome de uma metodologia para otimizar a sua rotina.

Sendo assim, antes de estabelecer metas e tarefas, leve as seguintes esferas em consideração: circunstância, urgência e importância. Parece até difícil equilibrar estas três, não é mesmo?

Por circunstância, tratamos daquelas perdas de tempo que temos com coisas básicas. Por exemplo, checar várias vezes a caixa de e-mail ou procrastinar nas redes sociais.

Já na esfera da urgência, tratamos daquilo que precisa ser entregue o mais rápido possível. Com tempo curto ou no limite, tem tudo a ver com aquilo que traz pressão e estresse.

A esfera da importância, por sua vez, diz respeito ao que realmente é útil ao dia a dia. Ou seja, aquilo que traz resultados a curto, médio e longo prazo. Aliás, tendem a ter prazo de execução, não necessariamente curto.

Por isso, segundo a metodologia, o ideal é equilibrarmos o tempo da seguinte maneira na rotina:

• Esfera da circunstância: 10%;

• Esfera da urgência: 20%;

• Esfera da importância: 70%.

Ou seja, essa metodologia mostra que ninguém precisa ser de ferro. Os 10% para as coisas circunstanciais remete aos pequenos momentos de alívio do dia a dia.

No mais, notamos que devemos focar ao máximo no que realmente é útil e traz resultados. Sendo assim, evitando que essas coisas fiquem para a última hora. Por isso, a esfera da importância se destaca, seguida da urgência.

2 – Elabore metas para curto, médio e longo prazo

Levando-se em consideração o item anterior, já temos um direcionamento quanto ao planejamento. Por isso, podemos nos pautar pela importância e urgência para planejarmos o que será feito a cada dia e a cada semana. Mais ainda: o que se pretende alcançar em um espaço maior do tempo.

Com metas bem elaboradas, temos uma maneira mais interessante de elaborarmos um cronograma de atividades.

Assim, ao longo da rotina na agência, cada colaborador sabe exatamente o que precisa fazer ao longo do dia. E mais: sabe o que é importante e o que é urgente para que seja priorizado.

Sendo assim, por mais básico que possa soar, esse planejamento é fundamental! Pois, ele evite que as pessoas façam as suas atividades aleatoriamente e no piloto automático.

Para além disso, evite que uma coisa precise ser sobreposta à outra e que o estresse de um contratempo seja um choque ainda maior.

3 – Incentive a prática de checklists diários na sua agência

Agora que vimos como priorizar o tempo e como guiar a sua organização, é importante termos uma forma de controlá-lo.

Sendo assim, uma prática bastante incentivada para melhor aproveitamento do dia é o uso de checklists. Daí, basta fazer uma listinha com tarefas que precisam ser cumpridas ao longo do dia e ir fazendo checks.

Desta maneira, há uma forma de cada um ter uma visão individual das prioridades úteis e senso de urgência. Ou seja, chegar ao final do dia com a consciência de que fez exatamente o que deveria ter feito.

Um problema muito sério é as pessoas guardarem apenas na memória o que pretendem fazer ao longo do dia.

Daí, podem até inferir que cumpriram o que tinham para cumprir. Entretanto, sempre tem aquele detalhe que pode passar batido.

4 – Opte por metodologias ágeis

Atualmente, com as constantes atualizações em gestão de projetos, há uma série de metodologias ágeis.

O objetivo dessas metodologias é garantir que os projetos sejam planejados, acompanhados e executados sem perda de tempo.

Embora haja diferentes possibilidades, vamos citar resumidamente o Scrum e o Kanban.

No Scrum, busca-se fazer o dobro do trabalho na metade do tempo. Com ele, o projeto é dividido em ciclos com reuniões objetivas. Aliás, há a presença do Scrum Master, quem direciona e dá foco às tarefas. Assim, há mais ação efetiva e menos “blá, blá, blá”.

Quanto ao Kanban, é a organização visual das tarefas em quadros coloridos para fácil visualização. Normalmente, separa-se em atividades pendentes, em andamento e concluídas. A propósito, há vários softwares que permitem uma interface digital desta metodologia.

5 – Adote um software para gestão de agência

Por fim, mas não menos importante, está a adoção de um bom sistema para gestão de agência. Afinal, ele age nos seguintes fatores:

Automação de atividades e menos trabalhos manuais;

• Maior organização de dados;

• Centralização de informações para evitar retrabalho e excesso de buscas.

A propósito, o Publi tem tudo para te ajudar na gestão de tempo da sua agência. Entre em contato conosco para saber mais.

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