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Os avanços tecnológicos influenciam radicalmente em todos os âmbitos das atividades humanas, e agora isto é cada vez mais visível no interior das organizações públicas e privadas.

Independente do modelo de trabalho que a empresa adota: presencial, remoto e híbrido, esses precisam ser otimizados em diferentes aspectos para a execução de qualquer projeto que deva ser desenvolvido no interior das empresas com o objetivo de garantir a execução nos prazos estabelecidos.

Leia mais em: https://www.publi.com.br/5-dicas-para-gerenciar-o-seu-tempo-no-home-office/

Segundo esta dinâmica, no mundo empresarial tem se implementado e adaptado um conjunto de ferramentas que auxiliam nas diferentes etapas do projeto que será executado como por exemplo: se as tarefas são consideradas independentes, simultâneas ou se elas guardam uma ordem de hierarquia entre as etapas, garantindo no decorrer do tempo um acompanhamento do início ao fim.

Ao iniciar um projeto devemos levar em consideração pontos relevantes que permitam personalizar os processos nos diferentes departamentos de uma empresa, com o objetivo de maximizar os recursos, conforme as tarefas vão sendo concluídas.

O sistema selecionado para auxiliar nestas tarefas deve contar com critérios básicos como flexibilidade. Isto quer dizer que pode e deve ser capaz de ser reajustado em cada etapa, permitindo agilidade, complementaridade e escalabilidade das tarefas.

O Publi conta com um módulo para gestão de projetos. A seguir, iremos apresentar a importâncias que estas ferramentas têm no dia a dia da rotina da sua agência e sua forma de auxiliar para monitorar o cumprimento dos prazos na execução dos trabalhos em cada departamento.

Leia mais em: https://www.publi.com.br/passo-a-passo-para-fazer-um-relatorio-de-gestao-eficiente/

Convidamos você para conhecer um pouco dos módulos que irão fazer a diferença na rotina da sua agência, tanto no controle dos projetos, quanto no andamento das tarefas.

Conheça o módulo de Projetos do Publi:

O Publi é tudo que você precisa para otimizar o departamento de atendimento de sua agência. A partir da inclusão de um novo projeto, você detalha todas as informações relacionadas ao trabalho e integra os departamentos envolvidos.

No módulo de projetos, o atendimento inclui o Briefing e define prazos gerando tarefa para cada departamento e seus respectivos responsáveis.

Ao incluir o nome do responsável ou da equipe, todos os envolvidos receberão um e-mail com o aviso de um novo trabalho. Nesta tela, o atendimento define o prazo para conclusão de cada trabalho.

O Publi permite personalizações para você adequar algumas configurações conforme o processo de sua agência:

– Modelos de Briefing: você pode ter um modelo de Briefing para cada departamento ou estágio do projeto.

– Ao incluir um novo projeto, você seleciona o modelo desejado. Assim ganha tempo, pois só preencherá os campos que já estão padronizados, previamente.

– O sistema permite configurar os campos que devem constar na capa do projeto, de acordo com o formato de trabalho da sua empresa.

O Publi tem diversas formas de individualizar o seu formato de trabalho, isso tem uma importância muito grande na abertura do projeto, pois você não perderá tempo com itens que não são relevantes na sua rotina de trabalho.

No módulo de projetos, o atendimento inclui o Briefing e define prazos gerando tarefa para cada departamento e seus respectivos responsáveis.

Ao incluir o nome do responsável ou da equipe, todos os envolvidos receberão um e-mail com o aviso de um novo trabalho. Nesta tela, o atendimento define o prazo para conclusão de cada trabalho.

O sistema gera um HISTÓRICO automático do projeto e possibilita fazer links e anexar arquivos, assim fica fácil de acompanhar toda a evolução do trabalho na agência.*

Estes arquivos ficam todos em um banco de imagem.

Na timeline você consegue acompanhar o trabalho de todos os departamentos envolvidos, a partir de uma representação gráfica.

Você consegue ver o início do trabalho e a duração para cada etapa do projeto.

E temos novidades nas tarefas: elas podem ser encadeadas em um modelo de briefing. Assim sempre que o modelo for selecionado, as tarefas já são carregadas. Quanto as “dependências”, são tarefas que dependem de outra tarefa e ficam com a situação aguardando até que se conclua a tarefa da qual ela depende. Útil para aqueles casos que você que só pode iniciar um novo trabalho quando finaliza a tarefa de outro departamento envolvido.

Leia mais em: https://www.publi.com.br/como-o-uso-de-um-sistema-pode-impactar-na-produtividade-da-agencia/

Tarefas

A elaboração de um Briefing o mais completo possível permite a divisão do projeto em tarefas que serão distribuídas entre os diferentes departamentos envolvidos no projeto gerando as tão conhecidas pautas. Em muitos aplicativos, a comunicação é gerada de forma automática através do envio de correios eletrônicos ao responsável e equipe de cada departamento.

A distribuição adequada permite o gerenciamento e monitoramento das tarefas, são acompanhadas mediante o uso de um identificador de tarefas, que no Publi são chamadas de Prioridade e Classificações.

Muitas destas tarefas serão independentes e outras preservarão certa hierarquia.

Cada departamento, após a conclusão de sua tarefa, informa a data de saída. Esta informação é de extrema importância no controle dos projetos, tarefas e diversos relatórios gerenciais.

Leia mais em: https://www.publi.com.br/briefing-o-que-e-como-fazer/

Calendário de Tarefas

Uma vez encaminhadas as tarefas a cada um dos departamentos, será efetuado o processo interno de análise do Briefing e serão gerados tempos estimados de entrega (também considerado como o tempo de reformulação dos resultados).

Hoje em dia, muitos aplicativos contam com um sistema de lançamento de e-mails entre responsáveis dos departamentos quando as tarefas são concluídas. Isto garante uma melhor comunicação e o cumprimento dos prazos estabelecidos pelos responsáveis do projeto.

Leia mais em: https://www.publi.com.br/gestao-de-tarefas-como-garantir-mais-eficiencia-dentro-da-agencia/

Nesta etapa mencionaremos dois métodos amplamente utilizados e que não estão restritos a agências de publicidade:

· Gantt: é uma ferramenta para você controlar o andamento dos projetos, temos os gráficos de Gantt, uma forma que ilustra muito bem o projeto e suas etapas por equipes. Você acompanha a data de início do projeto, a data final, a duração.

· Kanban: é um método de gerenciamento de fluxo de trabalho para definir, gerenciar e melhorar serviço. Seu objetivo é ajudá-lo a visualizar seu trabalho, maximizar a eficiência e melhorar continuamente os processos no interior das empresas.

O Kanban permite uma visualização rápida por status das tarefa, uma forma fácil e prática de controlar a sua pauta.

O interessante é que no Kanban do Publi você consegue efetuar todo o seu controle de tarefas, e inclusive, alterar a situação com uma forma de visualização prática e ágil.

Leia mais em: https://www.publi.com.br/o-que-e-kanban-e-como-ele-pode-ajudar-nas-tarefas-da-sua-agencia/

E se sua agência trabalhar com Time Sheet no módulo de tarefas, assim que você iniciar um trabalho, você clica no Play e começa a contabilizar o seu tempo dedicado para este projeto; ao dar o Pause, o Publi contabiliza esta informação para diversos relatórios gerenciais.

O Time Sheet possibilita o controle de horas por usuário, departamento, tarefa, clientes, dentre outras formas de totalizações.

É uma importante ferramenta para a agência no controle de rentabilidade do cliente.

Mais informações sobre o Time Sheet, acesse o nosso canal no Youtube:

Confira, também: https://www.publi.com.br/organograma-como-funciona-a-estrutura-de-uma-agencia/

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