Já reparou em como a presença da tecnologia está cada vez maior em nosso dia a dia? Ela faz parte da transformação digital, que vem mudando a forma como lidamos com as coisas. Uma delas é por meio do uso de softwares de gestão para aumentar a produtividade em agências.

Por que agências de publicidade precisam ser mais produtivas? Esta é uma das áreas com maior volume de demandas, atendendo clientes exigentes e prazos de entrega, muitas vezes, apertados, além dos desafios diários.

A boa notícia é que isso pode ser resolvido com a adoção de um sistema de gestão eficiente, capaz de ajudar a equipe a lidar melhor com jobs e projetos. Quer saber como funciona e como o software pode ajudar? Continue a leitura para descobrir.

Precisando de um guia passo a passo para melhorar a produtividade da sua agência? Clique aqui.

Como funciona um sistema de gestão para agências?

Por meio de um sistema de gestão, as agências de publicidade podem automatizar as tarefas do dia a dia.

Organizando melhor o fluxo de entregas das equipes e o cronograma de cada projeto.

O sistema também permite o acompanhamento em tempo real do status de cada tarefa, além da integração de equipes, processos internos e tarefas de uma forma mais estratégica:

Atendimento e ficha de cadastro;

Planejamento de mídia e custos de produção;

Relacionamento com fornecedores;

Controle contábil e financeiro;

Indicadores e relatórios;

Acompanhamento de horas/desempenho.

Como isso funciona? Primeiramente, dentro do sistema, você pode acessar informações sobre todas as áreas. Definir as prioridades, organizar as demandas de cada equipe, conferir o tempo gasto em cada job ou projeto e o desempenho individual e coletivo. Tudo isso de uma forma mais dinâmica.

Assim, fica mais fácil planejar o tempo que será investido em cada trabalho ou para cada cliente, ajustando o cronograma de acordo com as previsões do sistema.

Quais as vantagens de contar com o software?

Com tudo mapeado pelo sistema de gestão, a tomada de decisões da agência se torna mais assertiva. Além disso, a sua agência tem acesso ao tempo estipulado para a realização de cada job e os resultados, tanto financeiros quanto em relação à produtividade. Conheça as principais vantagens:

Histórico de demandas

Ao usar a tecnologia a seu favor, você tem em mãos um verdadeiro banco de dados com o perfil de clientes, fornecedores e colaboradores, para direcionar o atendimento da agência.

Gestão estratégica

Já que o software faz o papel de mapear o fluxo de trabalho, a agência pode se dedicar a uma gestão mais estratégica, usando as informações em tempo real e os relatórios a seu favor.

Gestão do tempo

Com a contabilização do tempo gasto em cada job ou projeto, é possível medir o desempenho individual e coletivo, assim, prevendo de forma antecipada o quanto cada demanda vai precisar. 

Equipes conectadas 

Como é possível acompanhar o status de cada demanda, uma equipe sabe o que a outra está fazendo, minimizando o risco de gargalos e de perda de informações pelo caminho.

Mais produtividade

A partir do momento em que você consegue mensurar tempo e desempenho, é possível organizar melhor a pauta e a qualidade das entregas, aumentando a produtividade do time.

Como um sistema de gestão impacta na produtividade da agência?

Todas as vantagens listadas acima, de certa forma, contribuem para aumentar a produtividade das equipes em agências de publicidade, além de estimular entregas cada vez melhores.

Contar com um histórico de demandas, todas as informações de projetos armazenadas com segurança em um só lugar, acesso a qualquer hora e de qualquer lugar para consultas, certamente dará mais agilidade para as equipes.

Quando um job urgente surgir, qualquer pessoa do time poderá dar encaminhamento. O mesmo acontece para dúvidas. Por exemplo, se um cliente tiver perguntas sobre um projeto, todos os membros poderão ajudar. Isso é reflexo de equipes conectadas e colaboração.

A gestão do tempo por um sistema também tem forte impacto na produtividade de uma agência graças a uma função chamada Timesheet, que faz um acompanhamento das horas dedicadas a cada atividade.

Assim, cada um sabe a capacidade que tem para absorver demandas e o tempo estimado que um projeto leva até ser finalizado com base no histórico.

Além disso, o software de gestão utiliza a metodologia ágil conhecida como Kanban para conduzir as entregas. Sabe aqueles post-its colados na parede? Funciona de forma similar e ajuda a dar uma visão geral do fluxo de trabalho, tornando a equipe mais produtiva.

Quais são os indicadores de produtividade?

Medir o grau de produtividade de equipes em agências de publicidade é essencial para avaliar o desempenho das pessoas e a qualidade das entregas. Aliás, existem alguns indicadores que mostram quando o time precisa melhorar:

Capacidade: serve para medir até onde cada membro da equipe pode colaborar com projetos, levando em conta o tempo para a execução de um job;

Metas: equipes criativas nem sempre trabalham com metas qualitativas ou quantitativas. Por isso, definir metas para cada entrega ajuda a delimitar melhor a pauta e o que se espera dela;

Feedback: conversar com a equipe é uma forma de dar voz às pessoas e saber como elas se sentem em relação às demandas.

Enfim, estes são alguns dos indicadores mais utilizados para mensurar se a sua equipe está no nível máximo de produtividade ou não. Também são bons indicativos para saber onde buscar melhores formas de manter todos motivados.

Como deixar a agência mais produtiva?

Ao contratar um sistema de gestão, você passa a contar com o software e o apoio de uma equipe especialista para atender todas as demandas que sua agência precisa.

Sem contar a possibilidade de medir o tempo de cada um e ajustar as tarefas de acordo com a capacidade de cada membro, sem sobrecarregar ninguém e sem comprometer as entregas, nem os resultados que a agência espera conquistar.

E o histórico de todos os projetos, jobs, clientes e fornecedores, ajudando a entender melhor o fluxo e a prever as necessidades de cada entrega de uma maneira mais eficaz e assertiva.

Portanto, deixar os times mais produtivos é parte de um pacote de soluções do Publi, software que gerencia sua agência de forma simples, prática e dinâmica. Quer saber mais? Entre em contato conosco!

E aí, gostou do post? Então, compartilhe em suas redes sociais.