Já reparou em como a presença da tecnologia está cada vez maior em nosso dia a dia? Ela faz parte da transformação digital, que vem mudando a forma como lidamos com as coisas. Uma delas é por meio do uso de softwares de gestão para aumentar a produtividade em agências.
A produtividade de uma agência de publicidade vem sendo fortemente impactada pelo surgimento das novas tecnologias. Com base nisso, você já reparou como os aplicativos e as ferramentas digitais estão cada vez mais recorrentes em nossas vidas?
Esse contexto faz parte do cenário de transformação digital, que está alterando a forma como lidamos com as rotinas do dia a dia. Muitos softwares proporcionam maior produtividade para a realização das tarefas em ambiente de trabalho.
O processo não é diferente no setor publicitário. Atualmente, existem no mercado algumas ferramentas capazes de auxiliar o processo de produtividade de uma agência. Por isso, muitos profissionais recorrem a esses recursos.
Por que agências de publicidade precisam ser mais produtivas? Esta é uma das áreas com maior volume de demandas, atendendo clientes exigentes e prazos de entrega, muitas vezes, apertados, além dos desafios diários.
A boa notícia é que isso pode ser resolvido com a adoção de um sistema de gestão eficiente, capaz de ajudar a equipe a lidar melhor com jobs e projetos. Quer saber como funciona e como o software pode ajudar? Continue a leitura para descobrir.
Leia mais: Produtividade | Guia passo a passo para melhorar a da sua agência.
O aumento da produtividade de uma agência e o sistema de gestão
Para aumentar a produtividade de uma agência é importante compreender o que é um sistema de gestão. O recurso pode ser descrito como um software que proporciona a realização de diversas tarefas presentes na rotina diária dos profissionais.
A utilização dessas ferramentas proporciona maior organização das atividades e mais: elas ajudam a construir uma inteligência mercadológica, ampliando a visão dos gestores, além de fornecer uma escalabilidade nos negócios.
Como um sistema de gestão pode melhorar a produtividade de uma agência?
Por meio de um sistema de gestão, as agências de publicidade podem automatizar várias tarefas, organizando melhor o fluxo de entregas das equipes e o cronograma de cada projeto.
O sistema também permite realizar o acompanhamento do status de cada atividade praticada. O bom é que esse acompanhamento pode ser feito em tempo real.
Dessa forma, os sistemas de gestão impactam positivamente o processo de produtividade de uma agência. Eles proporcionam a realização de trabalhos mais assertivos, além de ampliar a visão estratégia dos profissionais, colaborando para o crescimento da organização.
A produtividade de uma agência melhora porque a percepção se torna mais abrangente. Os sistemas de gestão realizam a integração de vários processos, setores e pessoas.
Por meio dessa integração, o fluxo das atividades se torna mais satisfatório e o gerenciamento acontece com total coerência. Por que motivo? Porque esses sistemas de gestão proporcionam a centralização das informações.
Outra vantagem encontra-se na possibilidade de enxergar amplamente toda a estrutura da agência em uma plataforma que reúne diversos dados e informações em um ambiente único.
Devido a isso, além da vantagem existente na integração de equipes , processos internos e tarefas de uma forma mais estratégica, os sistemas de gestão aumentam a produtividade de uma agência por proporcionarem:
- Planejamento de mídia e custos de produção;
- Relacionamento com fornecedores;
Como isso funciona? Primeiramente, dentro do sistema, você pode acessar informações sobre todas as áreas. Definir as prioridades, organizar as demandas de cada equipe, conferir o tempo gasto em cada job ou projeto e o desempenho individual e coletivo. Tudo isso de uma forma mais dinâmica.
Assim, fica mais fácil planejar o tempo que será investido em cada trabalho ou para cada cliente, ajustando o cronograma de acordo com as previsões do sistema.
Resumidamente, os sistemas de gestão não podem faltar na rotina desses profissionais criativos que estão sempre antenados nas novas demandas do mercado. Eles ajudam a aumentar a produtividade de uma empresa. Vale à pena experimentar!
Quais as vantagens de contar com o software?
Com tudo mapeado pelo sistema de gestão, a tomada de decisões da agência se torna mais assertiva. Além disso, a sua agência tem acesso ao tempo estipulado para a realização de cada job e os resultados, tanto financeiros quanto em relação à produtividade. Conheça as principais vantagens:
Histórico de demandas
Ao usar a tecnologia a seu favor, você tem em mãos um verdadeiro banco de dados com o perfil de clientes, fornecedores e colaboradores, para direcionar o atendimento da agência.
Gestão estratégica
Já que o software faz o papel de mapear o fluxo de trabalho, a agência pode se dedicar a uma gestão mais estratégica, usando as informações em tempo real e os relatórios a seu favor.
Gestão do tempo
Com a contabilização do tempo gasto em cada job ou projeto, é possível medir o desempenho individual e coletivo, assim, prevendo de forma antecipada o quanto cada demanda vai precisar.
Equipes conectadas
Como é possível acompanhar o status de cada demanda, uma equipe sabe o que a outra está fazendo, minimizando o risco de gargalos e de perda de informações pelo caminho.
Mais produtividade
A partir do momento em que você consegue mensurar tempo e desempenho, é possível organizar melhor a pauta e a qualidade das entregas, aumentando a produtividade do time.
Integração entre a agência e os clientes
Esse sistema permite um processo de comunicação fluente entre a agência e os clientes, impedindo qualquer forma de barreira ou quebra no caminho do diálogo. Inclusive, essa funcionalidade é apontada como uma das vantagens mais interessantes, pois é capaz de aumentar consideravelmente a produtividade de uma agência.
Por que esse procedimento influi da produtividade? Porque um sistema de gestão para uma agência anula a necessidade de dialogar com os clientes por meio de diferentes aplicativos.
Esses sistemas proporcionam a realização de várias tarefas, por isso as agências não precisarão utilizar um software paralelo para se comunicar com o público. Assim, essa funcionalidade diminui as chances de falhas no processo de comunicação. Não é incrível?
Controle administrativo eficiente
Manter a boa qualidade da gestão financeira é um dos maiores desafios dentro de um estabelecimento. Entretanto, esses softwares oferecem recursos capazes de melhorar a produtividade de uma agência até mesmo nas questões que envolvem as verbas adquiridas e investidas.
Com base nisso, todas as finanças podem ser controladas por meio dos sistemas de gestão. Essa é uma das grandes vantagens oferecidas por essas ferramentas, pois os cálculos são realizados automaticamente. Dessa forma, esses softwares conseguem:
- Organizar todos os custos
- Realizar total controle do fluxo de caixa
- Acompanhar todos os movimentos financeiros da agência
- Identificar as obrigações fiscais a serem realizadas
- Efetuar a emissão das notas fiscais
- Emitir relatórios referentes às questões financeiras da agência
- Informar sobre as obrigações trabalhistas que precisam ser cumpridas
- Acompanhar os lucros da empresa
Centralização e automação de processos
Benefícios da centralização
A centralização de processos em um único sistema permite uma visão holística das operações da agência. Um sistema integrado facilita o acesso a informações relevantes de diversos departamentos, como vendas, financeiro, e projetos, em uma única plataforma.
Isso não apenas reduz o tempo gasto em buscas e verificações cruzadas, mas também minimiza erros causados por dados inconsistentes ou desatualizados. A centralização promove uma comunicação mais eficaz entre as equipes, garantindo que todos estejam alinhados e bem-informados sobre o status e as necessidades dos projetos.
Automação como catalisador de eficiência
A automação é outro componente crucial. Processos repetitivos, como a geração de relatórios, a atualização de status de projetos e a gestão de tarefas, podem ser automatizados, liberando os colaboradores para focar em atividades de maior valor estratégico.
A automação não apenas acelera a conclusão dessas tarefas, mas também aumenta a precisão, reduzindo a margem para erros humanos. Estudos indicam que a automação pode reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas em até 40%, permitindo que a equipe dedique mais tempo à criatividade e à inovação, áreas essenciais para o sucesso de uma agência.
Melhoria na gestão de projetos
Planejamento e execução otimizados
Um sistema de gestão de projetos eficiente é fundamental para garantir que as entregas sejam realizadas dentro dos prazos e com a qualidade esperada.
Ferramentas de planejamento e acompanhamento permitem que os gerentes de projeto definam cronogramas detalhados, atribuam tarefas e acompanhem o progresso em tempo real.
A visibilidade proporcionada por esses sistemas permite identificar e mitigar riscos antecipadamente, evitando atrasos e garantindo que os recursos sejam utilizados de forma otimizada.
Colaboração e comunicação
A colaboração entre as equipes é outro aspecto beneficiado pela implementação de um sistema. Com funcionalidades que permitem a troca de informações e a comunicação instantânea, a equipe pode resolver problemas rapidamente e ajustar estratégias conforme necessário.
Isso é especialmente importante em projetos complexos, onde a coordenação entre diferentes departamentos e stakeholders é vital para o sucesso.
A transparência proporcionada por um sistema integrado também aumenta a accountability, assegurando que cada membro da equipe compreenda suas responsabilidades e contribua efetivamente para o progresso do projeto.
Análise e monitoramento de desempenho
Indicadores de performance
Um dos grandes benefícios de utilizar um sistema é a capacidade de monitorar e analisar o desempenho em tempo real. KPIs (Key Performance Indicators) e outras métricas podem ser configuradas para acompanhar o progresso dos projetos, o desempenho individual e da equipe, e a eficiência dos processos.
Essa análise detalhada permite identificar áreas que necessitam de melhorias e implementar ações corretivas de forma proativa. A visualização de dados através de dashboards intuitivos facilita a compreensão dos resultados e a tomada de decisões baseada em dados concretos.
Feedback e melhoria contínua
A coleta contínua de dados também alimenta o processo de feedback e melhoria contínua. Com um sistema que permite o monitoramento constante, é possível realizar ajustes em tempo real, aprimorando continuamente os processos e estratégias.
Isso é fundamental em um ambiente de agência, onde a adaptabilidade e a capacidade de responder rapidamente às mudanças do mercado e às demandas dos clientes são essenciais para manter a competitividade.
Otimização de recursos humanos
Alocação eficiente
A gestão eficiente dos recursos humanos é crucial para a produtividade de qualquer agência. Um sistema integrado permite a alocação mais precisa dos recursos, garantindo que cada projeto tenha as competências necessárias e que os colaboradores não estejam sobrecarregados ou subutilizados.
Ferramentas de gerenciamento de tempo e de tarefas ajudam a planejar a carga de trabalho de cada membro da equipe, evitando picos de estresse e promovendo um ambiente de trabalho equilibrado e produtivo.
Desenvolvimento e capacitação
Além da alocação, um sistema também pode auxiliar no desenvolvimento e capacitação dos colaboradores. Através do monitoramento das habilidades e do desempenho, é possível identificar necessidades de treinamento e promover o desenvolvimento contínuo da equipe.
Isso não apenas aumenta a satisfação e a retenção dos colaboradores, mas também garante que a agência esteja sempre equipada com as competências necessárias para enfrentar novos desafios e aproveitar oportunidades de mercado.
Integração com clientes
Transparência e comunicação
A integração de sistemas também pode melhorar significativamente a relação com os clientes. Funcionalidades que permitem a transparência no acompanhamento dos projetos, como portais de clientes, garantem que os clientes estejam sempre informados sobre o progresso e os resultados das campanhas.
Isso não apenas aumenta a confiança e a satisfação dos clientes, mas também facilita a resolução de problemas e a adaptação de estratégias, quando necessário.
Feedback e ajustes em tempo real
A capacidade de coletar feedback em tempo real permite ajustes rápidos e eficazes nas campanhas, garantindo que as necessidades e expectativas dos clientes sejam atendidas de maneira eficiente.
A integração com clientes também promove uma maior colaboração, permitindo que as ideias e insights dos clientes sejam incorporados nas estratégias de forma mais eficaz, aumentando as chances de sucesso das campanhas.
Perspectivas futuras e inovação
Adaptabilidade às novas tecnologias
À medida que novas tecnologias emergem, a capacidade de uma agência se adaptar rapidamente a essas mudanças se torna um diferencial competitivo essencial. Sistemas integrados modernos frequentemente oferecem atualizações contínuas e a possibilidade de integração com outras ferramentas emergentes, como inteligência artificial e machine learning.
Essas tecnologias podem fornecer insights avançados através de análises preditivas, ajudando a agência a antecipar tendências e comportamentos de mercado. A adoção de tecnologias inovadoras pode melhorar ainda mais a eficiência operacional, automatizando processos complexos e fornecendo dados mais precisos para tomada de decisões estratégicas.
Dessa forma, investir em sistemas que possam evoluir com a tecnologia garante que a agência se mantenha à frente da concorrência e continue a oferecer soluções inovadoras e eficazes aos seus clientes.
A implementação de um sistema de gestão integrado pode transformar a produtividade de uma agência, otimizando processos, melhorando a gestão de projetos, analisando e monitorando desempenho, otimizando recursos humanos e integrando-se de maneira mais eficaz com os clientes.
Ao centralizar e automatizar processos, proporcionar uma visão clara e em tempo real do desempenho, e promover uma comunicação e colaboração eficazes, um sistema bem implementado não apenas aumenta a eficiência operacional, mas também libera a equipe para focar no que realmente importa: a criatividade e a inovação.
Como um sistema de gestão impacta na produtividade da agência?
Todas as vantagens listadas acima, de certa forma, contribuem para aumentar a produtividade das equipes em agências de publicidade, além de estimular entregas cada vez melhores.
Contar com um histórico de demandas, todas as informações de projetos armazenadas com segurança em um só lugar, acesso a qualquer hora e de qualquer lugar para consultas, certamente dará mais agilidade para as equipes.
Quando um job urgente surgir, qualquer pessoa do time poderá dar encaminhamento. O mesmo acontece para dúvidas. Por exemplo, se um cliente tiver perguntas sobre um projeto, todos os membros poderão ajudar. Isso é reflexo de equipes conectadas e colaboração.
A gestão do tempo por um sistema também tem forte impacto na produtividade de uma agência graças a uma função chamada Timesheet, que faz um acompanhamento das horas dedicadas a cada atividade.
Assim, cada um sabe a capacidade que tem para absorver demandas e o tempo estimado que um projeto leva até ser finalizado com base no histórico.
Além disso, o software de gestão utiliza a metodologia ágil conhecida como Kanban para conduzir as entregas. Sabe aqueles post-its colados na parede? Funciona de forma similar e ajuda a dar uma visão geral do fluxo de trabalho, tornando a equipe mais produtiva.
Quais são os indicadores de produtividade?
Medir o grau de produtividade de equipes em agências de publicidade é essencial para avaliar o desempenho das pessoas e a qualidade das entregas. Aliás, existem alguns indicadores que mostram quando o time precisa melhorar:
Capacidade: serve para medir até onde cada membro da equipe pode colaborar com projetos, levando em conta o tempo para a execução de um job;
Metas: equipes criativas nem sempre trabalham com metas qualitativas ou quantitativas. Por isso, definir metas para cada entrega ajuda a delimitar melhor a pauta e o que se espera dela;
Feedback: conversar com a equipe é uma forma de dar voz às pessoas e saber como elas se sentem em relação às demandas.
Enfim, estes são alguns dos indicadores mais utilizados para mensurar se a sua equipe está no nível máximo de produtividade ou não. Também são bons indicativos para saber onde buscar melhores formas de manter todos motivados.
Como deixar a agência mais produtiva?
Ao contratar um sistema de gestão, você passa a contar com o software e o apoio de uma equipe especialista para atender todas as demandas que sua agência precisa.
Sem contar a possibilidade de medir o tempo de cada um e ajustar as tarefas de acordo com a capacidade de cada membro, sem sobrecarregar ninguém e sem comprometer as entregas, nem os resultados que a agência espera conquistar.
E o histórico de todos os projetos, jobs, clientes e fornecedores, ajudando a entender melhor o fluxo e a prever as necessidades de cada entrega de uma maneira mais eficaz e assertiva.
Portanto, deixar os times mais produtivos é parte de um pacote de soluções do Publi, software que gerencia sua agência de forma simples, prática e dinâmica. Quer saber mais? Entre em contato conosco!
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