Organizar as demandas e otimizar os processos internos é um dos maiores desafios das agências de publicidade. Afinal, de nada adianta uma ideia genial se o briefing do atendimento se perde, se as informações estão desencontradas e se ninguém sabe onde estão os arquivos, não é mesmo?

E então, você já parou para pensar em como anda a organização da sua agência?

Isso tudo faz parte das dores do crescimento: quanto mais clientes são atendidos, mais a sua equipe cresce e de mais organização a agência precisa. E para que este crescimento seja escalável, como todo empreendedor deseja, a organização é fundamental.

Mas organização não é receita de bolo. Cada agência têm sua cultura, seu fluxo de trabalho, sua capacidade de armazenamento físico e virtual e sua personalidade. Por isso, cada uma pode exigir formatos e abordagens diferentes na hora de aplicar um método de organização.

E para ajudá-lo nesta empreitada, preparamos este post todinho dedicado ao assunto. Veja a seguir três passos básicos que vão ajudar na organização da sua agência de publicidade.

Leia mais: Organograma | Como funciona a estrutura de uma agência?

1. Integre tudo!

Sistemas integrados permitem concentrar todas as informações e documentos importantes em um só lugar, facilitando sua consulta e edição. Além disso, eles podem ainda agregar soluções de controle de acesso e usuário, que permitam definir quais colaboradores e gestores podem ter acesso a cada um dos dados.

Neste contexto, há disponíveis no mercado hoje diversas ferramentas para realizar este tipo de integração, que oferecem planilhas de organização, fluxo no sistema kanban e organização das finanças, por exemplo. Porém, há um grande problema: a integração. Se tudo está separado, há uma grande chance de algo se perder ou de dar errado. É por isso que o Publi se esforça para oferecer todas as funcionalidades juntas, em uma mesma plataforma.

Portanto, no sistema Publi, os gestores e os colaboradores podem ter acesso a todos os módulos em um só lugar: do cadastramento de clientes ao faturamento do mês. Isso ajuda na organização e também na otimização do tempo.

Desta forma, sobra tempo para que os times e gestores dediquem-se às atividades que realmente importam. Por isso, com a implantação do sistema, a agência ganha em termos de produtividade e eficiência.

Leia mais: Sistema de gestão pago ou gratuito? Qual a melhor opção?

2. Mapeie e otimize seus processos

A gestão do conhecimento dentro de uma agência é um processo fundamental. Ninguém quer perder informações nem fórmulas que demoraram muito tempo para serem lapidadas. Por isso, gerir os processos é tão importante e impacta tanto na organização da agência, contribuindo para otimizar a capacidade produtiva da equipe. Assim, a gestão de processos deve ser implementada como parte da rotina organizacional do seu negócio.

Colocar este hábito em prática é muito simples e traz um excelente retorno em médio e longo prazo. Para isso, vale a pena separar algumas horas do seu mês a fim de mapear todos os processos de todos os setores da agência.

Parece bobagem, mas não é! Colocar tudo no papel e desenhar todas as etapas e possibilidades permite que os gestores entendam a fundo quais são os passos necessários para atender bem o cliente e oferecer as melhores entregas para ele.

Com os processos mapeados, treine sua equipe e busque identificar o que pode ser melhorado. Quando as coisas estão em ordem, a criatividade flui muito melhor. Outro ponto positivo é que manter os processos organizacionais da sua agência devidamente estruturados e mapeados facilita o onboarding de novos talentos.

Isso torna a transição de um novo colaborador mais suave, com maior eficiência no atendimento aos clientes e menos tempo e recursos investidos em treinamento de membros recém-chegados.

Neste contexto, tudo ocorre de maneira mais fácil quando há um software especializado e integrado para ajudar a fazer todos os processos acontecerem de forma harmoniosa e o mais automatizada possível.

3. Extraia relatórios e acompanhe o rendimento da equipe

Acompanhar de perto a produtividade da sua equipe também contribui para a organização da sua agência, na medida em que impacta diretamente o andamento das tarefas e a circulação de arquivos, documentos e informações.

Por isso, é muito importante estabelecer uma metodologia para monitorar o tempo e a força de trabalho aplicada em cada um dos projetos e campanhas, de forma unificada com a utilização dos outros passos que já elencamos neste post.

Isso porque com todas as ferramentas integradas e com todos os processos mapeados, vai ser mais fácil identificar os gaps e monitorar o rendimento dos times.

Com o sistema funcionando e os outros aspectos da estrutura devidamente ordenados, você terá a certeza de que o registro do período empenhado em cada tarefa não inclui um excesso de tempo empregado na procura, seleção e utilização de recursos necessários ao job, uma vez que os colaboradores terão facilidade para localizar e acessar estes materiais.

E uma das ferramentas mais interessantes para esse acompanhamento é o timesheet, em que é possível verificar quantas horas de cada colaborador estão sendo dedicadas a cada projeto. Além disso, no sistema Publi, os relatórios estão disponíveis dentro de cada módulo, permitindo ao usuário tirar insights de todas as áreas da empresa. As informações disponíveis nos documentos são totalmente personalizáveis.

Conclusão

Desta forma, é possível analisar objetivamente o tempo e os recursos alocados em cada setor e em cada função, bem como a contribuição de cada membro do seu time nas campanhas.

Em última análise, isso culmina com um aumento da competitividade da sua agência, uma vez que o aprimoramento de todos estes processos internos se reflete na satisfação dos seus clientes.

Se você está preparado para otimizar as operações da agência, invista em uma plataforma que ajuda não apenas na operação, mas na gestão da agência. Uma ferramenta que vai se mostrar essencial para o crescimento completo e sustentável do seu negócio.

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