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A sobrecarga de trabalho é muito comum em diversos ambientes profissionais, mas é uma velha conhecida nas agências de publicidade. A rotina de gerenciamento de vários clientes, as múltiplas ramificações midiáticas e estratégias das campanhas, as demandas diárias criadas pelas mídias sociais e as aparentemente infinitas relações fazem parte do cotidiano no segmento.

Tudo isso contribui para que as equipes enfrentem uma demanda muitas vezes esmagadora, levando a horas de trabalho sem fim, com muitas pizzas para jantar e horas extras na agência. E não é apenas o prolongamento da jornada de trabalho que se caracteriza como indício da sobrecarga, mas também listas de tarefas que parecem não ter fim ou que são, de fato, impossíveis de se concluir.

Leia mais: Como criar um ambiente de trabalho mais criativo na sua agência.

Rotina nas agências

Este estereótipo da rotina de agências precisa ser combatido, pelo bem da motivação, da produtividade e do bem-estar dos colaboradores. Mas ter uma rotina de trabalho sem muitas horas extras ou clientes solicitando diversas alterações também não significa que os funcionários estão recebendo uma demanda adequada.

A sobrecarga de trabalho pode muitas vezes dar sinais mais sutis, levando ao mesmo nível de comprometimento da capacidade produtiva e da qualidade na entrega dos jobs. Além disso, ela se espalha como uma erva daninha, criando um círculo vicioso onde os projetos entram em atraso, a produtividade cai e cada vez menos se consegue cumprir os deadlines. Assim, em última análise, a sobrecarga de trabalho sobre os funcionários também compromete o desempenho e a imagem da agência.

Por isso, para ter uma agência competitiva e com ambiente de trabalho saudável, é muito importante estar atento aos sinais de que a exigência pode estar sendo maior do que a ideal.

Continue conosco neste artigo e veja as nossas dicas para identificar e combater a sobrecarga de trabalho!

Leia mais: Organograma | Como funciona a estrutura de uma agência?

De olho nos sinais

Mesmo sem o registro de horas extras frequentes ou a criação de listas de tarefas infinitas, é possível identificar sinais de uma sobrecarga de trabalho em seus colaboradores:

  • Prazos que nunca são cumpridos;
  • Erros evitáveis frequentes;
  • Pequenas falhas de execução e planejamento que acontecem recorrentemente;
  • Alta rotatividade de funcionários.

Todos estes são indícios de que o time está sobrecarregado. Quando a quantidade e complexidade da demanda supera o tempo disponível regularmente, as tarefas começam a se sobrepor, criando um efeito dominó de projetos atrasados.

A pressa para concluí-los leva ao aparecimento de erros e falhas que poderiam ter sido evitados, e, em efeito cascata, mais sobrecarga acontece em função da necessidade de fazer ajustes.

Com estes fenômenos, invariavelmente os funcionários perdem o ânimo e a motivação. Sua produtividade cai, e a sensação de nunca completar um projeto (e de não poder curtir a conclusão de um trabalho antes de iniciar outro) consome sua energia e criatividade.

Tudo isso frequentemente culmina com seus colaboradores abandonando a agência e, muitas vezes, a carreira no campo das comunicações.

Leia mais: Refação |5 truques para evitar o retrabalho na sua agência.

Como evitar a sobrecarga de trabalho na agência?

Se você identificou que há sobrecarga de trabalho sobre os colaboradores da sua agência, existem diversas medidas que precisam ser tomadas para corrigir este problema. Colocando todas elas em ação, você garante que além de mitigar o problema atual, vai evitar que ele reapareça no futuro.

Leia mais: Por que uma boa integração dos setores é importante para a produtividade nas agências?

1. Compreenda a exigência das demandas

Com alguma experiência, cada profissional é capaz de estimar quanto tempo e esforço precisará investir em cada tipo de job. E compreender o ritmo de trabalho dos seus funcionários é fundamental para estabelecer prazos realistas e evitar que a correria comprometa a produção e a saúde mental do time.

Isso não significa abrir mão da produtividade. Realize reuniões semanais com a equipe para revisar prazos de campanhas e para que cada integrante possa ajudar na estimativa de tempo para cumprir cada etapa dos projetos. Ao montar este cronograma, deixar janelas livres para eventuais urgências e imprevistos é essencial. Para fazer isso, estique os prazos dos jobs mais flexíveis.

A partir daí, basta realizar checagens para verificar o avanço do trabalho e fazer adequações e remanejamentos quando for preciso. Com este sistema de alocação de tempo é possível controlar as demandas para que prazos vencidos não contribuam para a sobrecarga.

Isso vale não só no ambiente de trabalho físico, mas também virtual. Com o trabalho à distância, muitos colaboradores têm ficado ainda mais sobrecarregados. Para evitar que isso aconteça, veja neste artigo como fazer a gestão de equipes à distância.

Leia mais: 5 dicas para ter sucesso ao gerenciar o seu tempo durante o home office.

2. Encontre a fonte da sobrecarga

Muitas vezes, é impossível evitar uma sobrecarga momentânea, ou ela já está instalada. Por exemplo, se um cliente decidir de última hora participar de um grande evento ou lançar uma campanha, inevitavelmente haverá sobrecarga momentânea.

Planejar este trabalho garante que a sobrecarga seja pontual. E se o job em questão não impactar o andamento de outras tarefas, a sobrecarga não vai se prolongar no tempo pelo acúmulo de trabalho.

Além disso, uma ferramenta para evitar este tipo de problema é estabelecer valores especiais para demandas urgentes e particularmente complexas. Desta forma, sua agência pode lançar mão de freelancers ou temporários para realizar o projeto, sem comprometer outros trabalhos ou sobrecarregar os colaboradores fixos.

No entanto, se você notar que a sobrecarga já está instalada no ambiente de trabalho da agência, tente identificar quais fatores estão criando esta situação. Pode ser um cliente que abusa das revisões, pode ser mau planejamento das tarefas, etc. Identifique a fonte pontual e corrija para interromper o ciclo vicioso.

Leia mais: Gestão de pessoas | Pense na sua agência como um todo.

3. Abra um canal de comunicação seguro

Muitos funcionários sentem que não é permitido reclamar da quantidade de trabalho. No entanto, cada colaborador sabe como as tarefas impactam em sua produtividade e ter um aviso prévio de que determinadas demandas podem gerar problemas é muito valioso para a performance da sua agência.

Por isso, estabeleça padrões de avaliação de produtividade para conferir o desempenho do time, mas também abra espaço para que eles informem quando estiverem sobrecarregados. Isso vai lhe permitir corrigir imediatamente o problema, evitando o efeito dominó de atrasos, clientes insatisfeitos, mais sobrecarga e maior queda da produtividade.

Leia mais: Customer Success | O que é? Como aplicar na sua agência?

Quer conhecer mais um método para organizar o trabalho na sua agência e evitar a sobrecarga? Veja aqui como implementar a Gestão de Projetos!

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