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Um dos maiores desafios de qualquer gestor é manter um controle do fluxo de trabalho de sua agência. Afinal, felizmente, existe muito trabalho, mas nem tanto tempo para poder fazer tudo. Por isso, é preciso otimizar o tempo que existe e encontrar formas de se organizar.

Porém, com tanto trabalho e a integração de diferentes equipes, isso certamente não é fácil. Então, fique tranquilo, pois este post vai trazer algumas dicas de como manter controle e organizar o fluxo de trabalho da sua agência. Você vai ver:

  • Por que fazer o controle do fluxo de trabalho?
  • Como garantir que o fluxo ideal está sendo praticado?
  • Entenda a importância de delegar
  • Como as ferramentas podem ajudar?

Vamos lá!

Por que fazer o controle do fluxo de trabalho?

Antes de entender como controlar o fluxo de trabalho da sua agência é importante entender o motivo para isso. Vamos começar com algumas perguntas: sua empresa sofre com retrabalho? Como é a organização das tarefas? Os prazos são cumpridos com tranquilidade ou você está sempre no sufoco?

Quem trabalha em uma agência sabe que é um grande sufoco. É sempre uma correria e um verdadeiro caos. Mas, não precisa ser sempre assim, ou pelo menos, não deveria. Controlar o fluxo de trabalho significa que tudo é feito de forma mais orgânica.

O atendimento recebe o briefing, passa para o planejamento, que leva para as tarefas, seguindo pela revisão, até o retorno para o cliente. Este é um exemplo de workflow simples, mas que funciona. Quando ele é bem estruturado, cada membro da equipe consegue fazer as tarefas de forma mais eficiente, sem mesma necessidade de interferência.


Leia mais: Sistema de gestão pago ou gratuito? Qual a melhor opção?

Como garantir que o fluxo ideal está sendo praticado?

Por isso, muitas agências até mesmo alocam um profissional específico para esta tarefa. Ele é conhecido como profissional de tráfego e seu trabalho é criar o fluxo ideal, otimizar e garantir que ele está sendo praticado.

Ele pode, por exemplo, fazer uma lista de todas as tarefas que precisam ser feitas e garantir que cada profissional responsável por um tipo de tarefa recebe um job específico. É interessante ter um profissional com foco nisso, pois o fluxo de trabalho pode ser criado de formas diferentes, variando de agência para agência. O importante é que haja uma estrutura clara.

Caso isso não ocorra, o fluxo de trabalho pode ser muito prejudicado. Por exemplo, o designer, assim que receber cada peça, sabe que precisa enviá-las para a revisão e aprovação antes que seja mandada para o cliente. Em um fluxo ideal, ele não precisa “avisar” para a próxima etapa que está pronta. A própria estrutura se encarrega disso, ou seja, todos ganham mais tempo na produção, a comunicação é mais eficiente e os prazos são cumpridos.

Mas, como fazer isso de forma eficiente?

A importância de delegar tarefas

Se você é gestor de publicidade e, provavelmente, adora sua profissão, é preciso encarar uma realidade que talvez não seja tão agradável. Você precisa saber delegar. Não importa o tamanho da agência, sempre existem aqueles gestores que gostam de estar em cima de cada tarefa. Isso é uma forma de quebrar o fluxo de trabalho.

Por exemplo, existem aqueles gestores que gostam de conferir cada peça antes dela ir para o cliente final. Você até pode fazer isso com alguns clientes mais importantes, mas é preciso confiar na sua equipe. É possível delegar esta tarefa para o responsável pela conta, já que ele conhece melhor o cliente, por exemplo.

Não há fluxo de trabalho que aguente um gestor que fica supervisionando cada tarefa. Confie na sua equipe, deixe que cada um faça seu trabalho e o fluxo será mais eficiente. Experiente utilizar uma metodologia de workflow.


Clique aqui e confira o nosso post: “Por que uma boa integração dos setores é importante para a produtividade das agências?”.

Como as ferramentas podem ajudar?

Para ajudar neste processo, ainda existem as ferramentas. Elas podem variar desde post its colados na parede da agência, planilhas no excel controladas pelo profissional de tráfego, até os softwares de gestão mais completos. Todas têm as suas vantagens e cabe ao gestor escolher a que se enquadra melhor na sua empresa.

sistema, por exemplo, é uma solução completa e, provavelmente, a mais eficaz no controle das tarefas. Ele permite automatizar este controle, facilitando ainda mais o processo dos profissionais de controle de tráfego. O fluxo, além de ser bem estruturado, ainda é automatizado.

Ferramentas como o Kanban também são bem interessantes, e usar post-its é uma forma mais analógica e visual de controlar as tarefas. Enfim, existem diversas ferramentas que ajudam como manter um controle do fluxo de trabalho na sua agência. Uma boa dica é testar todas até que encontre a ideal para você.

timesheet também é uma ferramenta interessante para controle de tarefas, especificamente no mercado publicitário. Como a precificação tende a ser baseada na quantidade de horas que o funcionário gasta para determinada tarefa, o timesheet ajuda neste cálculo.

Então, isso ajuda na precificação final, pois você pode calcular o fee mensal mais facilmente. Se o colaborador gasta 4 horas para fazer um trabalho, e sua hora custa R$ 30, o valor do job é R$ 120 e seu preço final pode ser baseado nisso.

Esta também é uma ferramenta para controle de fluxo de trabalho importante, pois você mede o quanto de valor os colaboradores trazem para a sua agência.

Conheça a nossa ferramenta!

O Publi pode ser uma resposta de como controlar o fluxo de trabalho na sua agência! Esta é uma ferramenta completa, com diversas funcionalidades para ajudar a sua produção. Você pode implementar o Kanban e o Timesheet diretamente na ferramenta, fazendo o controle de tarefas e projetos em um único lugar.

É uma ótima forma de facilitar a comunicação integrada na agência, visto que os setores não necessariamente estão em contato.

O software pode fazer este intermédio e ajudar a garantir que o fluxo se mantém otimizado e automatizado. Além de ajudar na produção e no fluxo de trabalho ele ainda tem funcionalidades que ajudam o financeiro, atendimento, cadastro de clientes e diversas outras.

Discutimos ao longo do post como controlar fluxo de trabalho da sua agência e como isso é importante. Então, se quiser entender como o Publi pode ajudar, entre em contato conosco e solicite uma demonstração!

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