Ao longo da história o ser humano produziu e utilizou conhecimento novo para remodelar conceitos antigos, melhorar o funcionamento das ferramentas e obter melhores resultados. Isso foi visto na política, na guerra, nos estudos, na sociedade, no mercado. Hoje vemos o crescimento do Business Intelligence (BI), uma ferramenta indispensável para agências e outras empresas. Nesse post você irá descobrir os reais benefícios e como aplicá-lo no seu negócio.

Em essência, o Business Intelligence possui este conceito já antigo: a informação como diferencial para atingir determinado objetivo. Mas como isso acontece no contexto do mercado global? Vamos ver.

O que é business intelligence

O Business Intelligence significa inteligência de negócios, e é o termo utilizado para denominar toda a tecnologia que permite coletar informações, análises e dados sobre a empresa. O objetivo da ferramenta é facilitar a tomada decisões, de modo que a empresa siga uma direção segura, apoiada em dados sólidos da realidade.

Por essas razões, muitas vezes o BI é integrado a outras ferramentas de relatório e sistemas de análise, bem como livros informativos do negócio. O conjunto de recursos analíticos permite realizar análises preditivas para obter projeções históricas do negócio.

Esses aplicativos também envolvem o trabalho com vendas, finanças e a própria produção porque o objetivo geral é melhorar o gerenciamento do desempenho comercial como um todo. É possível, ainda, usar para o benefício do negócio informações de outras empresas do mesmo setor, através de estratégias de benchmarketing.

A importância do Business Intelligence

O mercado passa por uma evolução histórica com as tecnologias recentes. Então muitas empresas estão despertando para novos aspectos operacionais do negócio. Um deles é a gestão de informações, que passou a ser um elemento da administração e um fator preponderante nas tomadas de decisão.

Existem inúmeros benefícios do BI para cada setor do mercado. Antes de irmos para nosso objetivo, que são as principais vantagens para as agências, vamos tratar dos benefícios gerais. Por que tantas empresas e indústrias se convenceram rapidamente sobre a importância de utilizar o Business Intelligence? Vamos lá.

Benefícios reais para os negócios

De modo geral, o BI se tornou uma tendência e é cada vez mais utilizado devido a alguns benefícios imediatos e evidentes. Vamos ver alguns deles:

Aumento da produtividade

O aumento da produtividade se dá pela aceleração da tomada de decisão, que por sua vez reduz falhas e erros humanos. As tarefas se tornam mais automatizadas, e relatórios são criados com poucos cliques. Assim os colaboradores se dedicam a outras tarefas importantes.

Facilita a gestão

As informações geradas criam um panorama geral sobre o negócio. Você consegue identificar rapidamente as partes dos processos que precisam ser melhoradas. As falhas de cada departamento são facilmente notadas e os pontos fortes e fracos aparecem rapidamente.

Simplifica as operações

Estamos falando de um sistema de automatização, que entrega dados aprofundados, mas de maneira simples. Todas as metodologias utilizadas, por mais complexas que sejam, são mastigadas de modo que qualquer profissional com algum treinamento possa aplicar.

Melhora das funções operacionais

Há um responsável pelo desempenho da organização, e muitos outros responsáveis por trabalharem em direção ao objetivo. Cada elemento de uma empresa é importante para a organização realizar o que precisa, mas nem sempre é fácil dividir as tarefas de maneira adequada. O BI deixa claro quais são esses papéis e quem precisa fazer o que, facilitando a liderança e organização das equipes.

Gera praticidade

Antes, para contar com todos os recursos e benefícios descritos aqui era preciso lidar com análises complexas, grande volume de dados, planilhas, documentos etc. Sem dúvida um trabalho de Hércules. O Business Intelligence permite que tudo isso seja feito facilmente e de maneira prática.

O treinamento dos funcionários é rápido, e não é preciso ser um usuário avançado para obter dados aprimorados. Com isso você intensifica a análise do negócio, não restringindo esse papel a um departamento apenas. Cada parte do negócio colabora para a estratégia.

Como o BI é aplicado

O Business Intelligence é aplicado por diversos profissionais, sendo o analista de dados, o profissional de TI e o chefe de BI (que pode ser o gestor ou proprietário) os mais atuantes. Essa equipe é a responsável por integrar todas as demandas que a empresa possui e gerar dados acionáveis, ou seja, que ofereçam caminhos para a aplicação estratégica da análise, com respostas rápidas que a realidade pede.

A profissão mais ligada ao BI é do analista de dados, que utiliza os recursos para obter novas abordagens e ideias e para desenvolver estratégias específicas. Trata-se de um profissional estatístico, que está sempre utilizando os números para chegar a resultados mais e mais aprofundados.

Para a manutenção da infraestrutura de Business Intelligence, é preciso também contar com profissionais de TI. Seu papel é importante uma vez que a geração de dados é contínua e o BI passa a ser um dos pilares da gestão.

O chefe, gestor ou administrador do BI acompanha todo o trabalho para aprimorar a estratégia do negócio. Ainda que as decisões sejam mais corretas, elas seguem o projeto de negócios e os objetivos da empresa. Por isso a importância de definir as métricas de análise certas. Falaremos sobre isso à frente.

A depender do ramo de atividade e do tamanho do negócio, é possível ter profissionais para o BI em outros departamentos. Parte deles serão usuários ocasionais, que têm contato apenas com uma parte do Business Intelligence, e outros são avançados.

Os usuários avançados têm mais capacidade de trabalhar com o grande volume de dados e a complexidade da informação. Os usuários ocasionais, por outro lado, têm acesso a uma parte desses dados, e normalmente realizam seu trabalho através de painéis simplificados.

Benefícios do Business Intelligence para agências

Perguntas certas e respostas imediatas

Toda estratégia de marketing digital precisa de determinadas métricas para o acompanhamento. Caso exista um erro nessa etapa, todo o trabalho é jogado fora. A escolha da métrica errada pode fazer com que os profissionais tomem decisões equivocadas.

Para achar as métricas certas é preciso fazer as perguntas certas. O BI ajuda nessa tarefa porque pode classificar um grande volume de informação. Os painéis possuem uma variedade de indicadores de desempenho fundamentais para o negócio caminhar na direção adequada.

Os profissionais de marketing também precisam de ferramentas que respondam rapidamente aos volumes de dados criados. Ou seja, os dados precisam ser acionáveis, de modo que se saiba o que fazer com eles. E o Business Intelligence é isso.

O BI garante que as empresas tenham uma visão excelente de si e do mercado, identificando as oportunidades mais rentáveis.

Agilidade sem perdas

Houve um tempo que era preciso escolher entre velocidade e qualidade. O Business Intelligence parece demonstrar que não se trata de uma regra válida. Os relatórios são feitos a um clique, e a qualidade das informações são superiores.

Já faz algum tempo que é possível coletar informações sobre o público, mas se você não conseguir organizá-las, você provavelmente também não irá conseguir utilizá-las. É preciso a padronização que o trabalho com BI proporciona.

Assim, as estratégias são aprimoradas de maneira rápida, e você pode dar respostas rápidas a todas as mudanças e tendências. Quando o marketing precisa estar atuando 24 horas por dia, você tem condições para segmentar todas as informações, porque elas vêm de forma utilizável. Portanto, com o BI você está preparado para esse mercado altamente mutável.

Abrangência dos dados

A inteligência de negócios pode dar dados de qualquer faceta da sua empresa. Você consegue ver a taxa de desistência do site, de onde vem o público e quais os dispositivos mais utilizados. Consegue saber quanto custou a aquisição de um cliente, qual a taxa de clique de determinado anúncio.

Evidentemente é preciso selecionar as melhores métricas para seu negócio. Mas sem a possibilidade de gerar tantas informações seria impossível realizar testes em direção ao melhores dados.

Conhecendo o comportamento do público

Não é à toa que grandes empresas gastam fortunas para entender o comportamento do seu público. Assim é possível personalizar cada vez mais os serviços, gerando valor para o cliente. O BI permite que você saiba até o processo mental do consumidor através do volume de dados que considera o comportamento dele na internet.

Além disso, você descobre onde vale a pena investir. Se o cliente entra no seu site por meio do blog, e não pelas redes sociais, você sabe onde concentrar esforços. O conteúdo também passa a ser refinado, sendo trabalhado para o público ideal, o que aumenta significativamente as conversões.

Melhor organização dos dados demográficos

Quem trabalha com públicos amplos pode sofrer com a organização dos dados demográficos. Em um mercado onde o público cada vez mais quer produtos, serviços, atendimento e até experiência personalizável, identificar cada corrente do público é um enorme desafio.

O BI ajuda nesse trabalho porque filtra os dados demográficos demonstrando, através das campanhas mais bem-sucedidas, qual perfil devemos atingir. É como um processo de triagem, que elimina os “personagens” equivocados e mantém aqueles que respondem ao chamado da empresa.

A coleta de informações acontece nos mais variados canais possíveis para chegar a um resultado mais próximo da realidade. Além de segmentar os dados demográficos, o BI consegue criar padrões de engajamento, interação e compras, dando uma visão completa sobre seu cliente.

Análise preditiva e prescritiva

A análise preditiva busca descobrir tendências no seu setor para explorar. O BI é utilizado para isso, pois ele permite que as informações sejam acionáveis a partir dos dados; ou seja, você tem análise preditiva com sugestões para melhorar a estratégia futura.

Isso é feito com o volume de dados do passado, isto é, aquilo que já está na memória do software. Você pode identificar um produto que o cliente irá buscar, como vender no futuro, o que está em alta e pode convencer o público, etc. É uma maneira de antecipar suas necessidades, fazendo com que o consumidor fique mais interessado em se envolver com seu negócio.

Com isso o departamento de marketing realiza um dos grandes desafios que se propõem a fazer: antecipar necessidades. O mesmo vale para os clientes insatisfeitos, que acabam revelando porque uma parte dos seus leads não abre certos e-mails. Com isso, você sabe o que precisa ser estudado.

Assim usando dados do passado você aprende a respeitar o limite do cliente, descobrindo até onde pode ir. Você não repete essas falhas, pois o BI demonstra que é necessária outra abordagem.

Melhores indicadores de desempenho

Os indicadores chave de desempenho, conhecidos pela sigla em inglês KPI (Key Performance Indicator), são métricas que fundamentam o negócio. Por exemplo, elas podem indicar o custo que teve cada lead em determinada estratégia. Você descobre se valeu a pena o evento em termos de lucro, ou se a mensagem que está utilizando é adequada.

O Business Intelligence comporta todos os KPIs fundamentais para seu negócio crescer, obter desempenho, conquistar clientes, criar o mix correto entre muitas outras tarefas.

Revela oportunidades

Temos hábitos no trabalho, e por isso muitas vezes deixamos de olhar para outras partes do negócio. O BI pode demonstrar meios não explorados e que irão gerar muitas oportunidades. Imagina descobrir que grande parte do público que compra os produtos vem da capital do estado, e a empresa nem fez esforço para isso! Bom, pelo menos o BI evitaria desperdiçar essa oportunidade.

Mais resultado

O uso de informações aprimoradas irá elevar o resultado do negócio, criando novos cases para a agência poder trabalhar. Como depende de resultado acima de tudo, dificilmente uma agência consegue novos clientes sem demonstrar como ele acontece. Isso é fundamental: no marketing digital é preciso não só falar, mas mostrar com números análises, dados, relatórios.

BI envolve tudo isso, como vimos nesse artigo, portanto o resultado chega e na melhor forma para você atrair novos clientes.

Redução de custos

Talvez um dos benefícios mais desejáveis uma vez que ele facilita os processos, reduz erros, melhora a gestão, aumenta a produtividade, enfim… com tantos benefícios surgindo, o resultado só pode ser um custo menor. Com sistemas em nuvem também é possível reduzir os gastos com TI e equipe, além do suporte contínuo.

Unificação de dados do cliente

Não há dúvida que hoje é muito mais fácil conhecer o cliente pelo número de dados que é possível obter sobre ele. O consumidor caminha pela internet e deixa rastros, que podem ser comentários, reviews, dúvidas, opiniões entre muitas outras informações essenciais.

No entanto, se essas informações não estiverem padronizadas, o trabalho do marketing poderá ser confuso. Você não sabe se está usando a mensagem correta, se a campanha atinge o público certo, entre outras dúvidas.

O BI coloca todos os dados em um só lugar, e de maneira precisa, que permite entender qual a metodologia mais adequada para atingir o objetivo. O marketing trabalha em solo firme e pode ter mais ideias lucrativas.

Lucro

Depois de todos esses benefícios o que vem é o lucro, evidentemente, e por isso não poderíamos deixar nosso objetivo final de fora da lista. Qualquer negócio depende da lucratividade, por isso precisa atrair mais clientes e fazer mais vendas. E o Business Intelligence gera mais cases e resultados para convencer o cliente de que vale a pena apostar na agência, pois se tratam de números sólidos.

Como aplicar BI na sua agência

Pense onde quer chegar

Para implementar o projeto de BI é importante se perguntar:

Qual o objetivo do BI no negócio? Quais deles meu negócio mais precisa?

O foco estará no produto ou no cliente?

Qual parte do negócio precisa ser melhorada?

Quais os objetivos de curto, médio e longo prazo?

A partir dessas questões você sabe quais serão os primeiros passos.

Alinhamento de estratégia

Você está criando estratégia de BI, e precisa alinhá-la a estratégia da empresa. Por isso, é muito importante olhar para o negócio entender a direção que ele está indo. Não adianta você implementar o projeto de Business Intelligence focado na meta x se a empresa está trabalhando para atingir a meta y.

Definição do escopo

O escopo é o que fará parte da sua estratégia de BI dentro da empresa. Alguns departamentos inteiros estarão fora do escopo c

Como por exemplo, o RH. Outros participarão inteiramente, como o comercial. Outros entrarão no escopo apenas para utilizarmos análises futuras.

É importante definir de antemão tudo isso para poder direcionar as ações estratégicas.

KPIs

Nessa etapa você deve selecionar os indicadores de desempenho principais. O objetivo é fazer as perguntas certas e ter as métricas adequadas para não jogar o trabalho no lixo. Em agências há muitas métricas muito semelhantes, por isso o trabalho é minucioso.

Separe as métricas em três conjuntos: rastreadas, não rastreadas e KPIs. Use métricas rastreadas para monitorar constantemente, sem o peso das análises de desempenho. Use métricas não rastreadas para realizar análises futuras – os KPIs serão as métricas de desempenho.

Neste passo também é importante analisar todo o setor, e não apenas seu negócio. É importante saber o que anda sendo feito em empresas consideradas saudáveis.

Criação do documento

Como todas as informações anteriores na mão, crie seu documento de visão utilizando:

Objetivos principais de curto médio e longo prazo.

Escopo da empresa.

Alinhamento com a estratégia do negócio.

KPIs principais.

Defina a equipe

Chegou a hora de definir os colaboradores para o projeto. Normalmente você precisa, como mencionamos, um analista de inteligência de negócios, um desenvolvedor para criar os painéis e o chefe para direcionar o trabalho.

Prepare a interface

Levando em consideração a equipe que irá utilizar o BI e as principais informações para o trabalho, é preciso criar o painel de utilização. É importante considerar os três aspectos abaixo:

  • Preferências visuais – A forma propriamente dita, quais análises, como gostam de ver, tamanho das fontes etc.
  • Métricas prioritárias – As métricas mais importantes para o negócio ou para o departamento em questão que irá utilizá-las.
  • Métricas de negócios – Métricas que não são fundamentais para o negócio, mas que precisam sustentar as tomadas de decisões.

Modelo para o sistema

Você precisa de um sistema agora para integrar tudo o que foi discutido e fornecer o melhor trabalho. Que tipo de sistema deseja? Em nuvem? Com servidor dedicado? Pacote de serviços para instalar e executar? Além disso, ele irá integrar a outros sistemas?

Consideramos que você estude bem o negócio para descobrir a melhor ferramenta. Além disso, saiba que seu sistema deve estar sempre sob análise para melhorias. Ou seja, você deve repensar o sistema para tirar o melhor proveito. Identifique falhas para consertar, e pontos fortes para pôr os esforços das equipes.

Tendências em Business Intelligence

Os benefícios atuais do BI não param por aqui. A tecnologia está em constante mutação, como você sabe, e logo as empresas poderão ter ainda mais vantagens. Atualmente temos diversas aplicações de Business Intelligence, e listamos aqui algumas tendências de inteligência de negócios para você ficar atento.

Inteligência artificial

A inteligência artificial é uma tendência por si só, ainda mais quando o aprendizado já começou a assumir tarefas complexas, antes exclusivas dos seres humanos. Por isso, o Business Intelligence irá incorporar as análises de dados em tempo real, melhorando toda a gestão analítica e estratégica das organizações.

BI colaborativo

Como mencionamos no começo desse artigo, o BI pode operar de maneira colaborativa com outras ferramentas. Sabemos que hoje muitos softwares, apps e plataformas possuem recursos de análise. Isso irá permitir que a equipe possa obter ainda mais informação ao cruzar dados, aprimorando o trabalho e a tomada de decisão.

BI incorporado

O Business Intelligence incorporado é utilizado com outro software, de modo que sua funcionalidade seja estendida. Cada vez mais as tecnologias irão vir com esse recurso para ser um diferencial para os negócios.

Cloud Analytics

O cloud computing (armazenamento em nuvem) cresce acelerado pelo baixo custo em contar com essa tecnologia. Por isso, projetos de inteligência de negócios baseados em nuvem irão cada vez mais ser frequentes, devido ao grande número de empresas que já fornecem essa tecnologia.

Não há dúvidas de que o Business Intelligence se tornou um pilar da gestão estratégica por fornecer um caminho seguro para a tomada de decisão. A medida mais adequada é implementar o BI na sua agência o quanto antes!

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