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Assim como em qualquer outra empresa, a organização dentro de uma agência de publicidade é essencial para o desenvolvimento de trabalhos de qualidade e que atinjam resultados. Por isso, um organograma bem estruturado é indispensável.

Um erro comum de gestão entre as agências de publicidade é não deixar claro os níveis hierárquicos e a divisão de departamentos. A falta dessas informações pode interferir no fluxo de trabalho e até na produtividade dos setores.

Portanto, montar um organograma influencia diretamente no produto final, pois cria um ambiente de organização e com mais espaço para produtividade.

Com a finalidade de te ajudar nessa missão, vamos abordar, neste artigo, como é a estrutura de uma agência de publicidade. Caso você busque mais dicas de como organizar melhor o trabalho.


Leia mais: Conceito de Organização | Sistemas e métodos para aplicar.

O que é um organograma?

Um organograma é um gráfico que contém a estrutura hierárquica de uma organização, os elementos que compõem esse grupo e suas ligações.

No meio corporativo, o diagrama mostra a estrutura interna da empresa, a divisão de setores, seus respectivos responsáveis e subordinados.

Com base nesse organograma, é possível fazer com que cada colaborador compreenda melhor suas funções e a quem devem se reportar, facilitando a comunicação e, por muitas vezes, agilizando os processos de trabalho.

Para criar um organograma eficiente, é necessário que o gestor conheça os departamentos e a estrutura de uma agência de publicidade.

Por isso, vejamos, abaixo, os principais setores que compõem essa organização:

Setores da agência de publicidade

Administrativo

Como toda empresa, o setor administrativo é responsável por:

Organização da agência;

– Pagamento de contas;

Gestão de Recursos Humanos;

– Entre outras questões burocráticas.

Não está diretamente ligado ao trabalho principal da empresa, mas é fundamental para o seu bom funcionamento.

Atendimento

A equipe que trabalha nesse setor é responsável pelo contato direto com os clientes. Sua função vai desde prospectar novas contas para a agência de publicidade, até fazer a ponte entre o cliente e a equipe de criação.

São esses profissionais que colhem os dados do briefing, comunicam as necessidades do cliente para os outros setores da agência e, ao final, apresentam a campanha desenvolvida.


Leia mais: 7 estratégias para aplicar no setor de atendimento da sua agência.

Tráfego

O departamento de tráfego é o responsável por organizar as demandas da agência. Ele garante que os trabalhos sejam divididos de forma coerente, e mantém a fluidez, velocidade e agilidade dos processos internos da empresa.

Em algumas agências, esse departamento não existe. Porém, independentemente do tamanho, um sistema para controlar o workflow da empresa é fundamental.

Planejamento

Com base nas informações do briefing colhidas pelo setor de atendimento, o time de planejamento desenvolve as estratégias para a criação da campanha.

Dentre as atividades realizadas por esse setor, estão:

– Análise do mercado do cliente;

– Estudo aprofundado das características do público alvo;

– Definição das estratégias, com base nesse público, e das mídias utilizadas na campanha, além de outras decisões estratégicas.

Em alguns casos, a equipe de planejamento trabalha em conjunto com uma equipe de pesquisa, que colhe os dados necessários sobre o mercado e o público alvo. Entretanto, em agências de porte menor, é comum que os dados da pesquisa venham de fontes terceiras.

Criação

A equipe de criação é responsável pelo trabalho criativo da agência. Geralmente, os profissionais trabalham em duplas, um designer e um redator.

Com a transformação digital e as novas demandas do mercado, o social media e o community manager também foram acrescentados a esse time.

Dessa forma, o setor de criação desenvolve as peças publicitárias, tomando como base as informações coletadas no briefing e as estratégias traçadas no planejamento.

Mídia

Por fim, o departamento de mídia é o responsável por veicular as campanhas criadas. Sua função é selecionar os melhores veículos de comunicação para que a mensagem chegue ao público.

A equipe precisa entender quais veículos serão mais eficazes para impactar o público alvo da campanha, e assim, tomando como base os meios já definidos nas estratégias do planejamento.

Como você pode perceber, todos os setores que compõem uma agência de publicidade são interligados e codependentes do trabalho para desenvolver campanhas assertivas e que gerem resultados ao cliente.

Portanto, quando a empresa é capaz de organizar seu sistema interno de trabalho, torna-se possível criar um ambiente agradável e aumentar a produtividade dos colaboradores.


Leia mais: Dicas para ter sucesso na hora de criar um planejamento de mídia para a sua agência.

Estrutura hierárquica

Para montar o organograma da sua agência de publicidade, leve em consideração não só a divisão dos setores, mas também a estrutura hierárquica. Em uma empresa, geralmente essa estrutura é composta por:

1. Estratégia: os cargos estratégicos são os que compõem as áreas administrativas, de planejamento e comercial. Em geral, os donos, sócios e gestores principais da empresa;

2. Gerência: em uma agência da publicidade, geralmente essa equipe é formada pelos gerentes de projetos e de atendimento. Portanto, eles são encarregados de identificar as necessidades que correspondem ao seu setor ou equipe e adequá-las para atingir os objetivos estratégicos;

3. Operacional: nível onde a produção acontece de fato. No caso da agência de publicidade, é formado pelos colaboradores da área de criação, atendimento, produção, mídia e tecnologia.

Modelos de organograma

Existem diversos modelos de organograma para se adequar às diferentes realidades dos negócios. Empresas menores pedem um tipo de organização, enquanto as maiores precisam de um modelo mais completo.

Alguns dos principais modelos de organograma são:

Simples: mais comum nos pequenos negócios, a divisão é feita em duas: os donos e sócios, e os colaboradores.

Funcional: Dividido pela função de cada departamento, que conta com um líder. Esse, por sua vez, se reporta aos outros líderes.

Divisional: estrutura a divisão de diferentes times dentro de um mesmo departamento. Se adequa melhor para agências de atuação maior, ou com filiais.

Matriarcal: ideal para equipes multifuncionais que necessitam de diversos processos de comunicação.

Seja qual for o tamanho da agência, manter a organização é fundamental para garantir um crescimento saudável do negócio. Se você quer aprender mais sobre o assunto, também separamos um artigo de como manter o controle do fluxo de trabalho na agência.

Para estruturar todas as áreas de sua agência de publicidade, um software de gestão faz toda a diferença. Entre em contato conosco para saber como a Publi pode te ajudar.

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