Pensando em melhorar a organização da sua agência de promoção e eventos, separamos diversos motivos para você adotar de vez um sistema gerencial!

Todos sabemos que o mercado no século XXI está a todo vapor. A tecnologia proporcionou grandes avanços para o mundo moderno, além de trazer consigo infinitas possibilidades de negócios.

Nos dias de hoje é praticamente impossível manter a concorrência em níveis equitativos se não levarmos em conta todas as portas abertas pela era digital. Sendo assim, é preciso mais do que boas intenções para ser bem-sucedido, é preciso estar atento.

Uma agência antenada, além de oferecer o melhor e mais atualizado conteúdo para seus clientes, pode ficar a par do que é de mais moderno e eficiente para a gestão de seu próprio negócio.

Claro que não basta apenas querer. Uma empresa precisa lançar mão de toda tecnologia disponível para otimizar seu tempo e investir naquilo que realmente traz desenvolvimento para os negócios.

Dessa forma, por mais que sua agência tenha pessoas dedicadas e capacitadas para geri-la, não é recomendável deixá-las em desvantagem perante outras agências.

Por exemplo: a rotina de um gestor é marcada por inúmeras tarefas, uma rotina intensamente dinâmica. Como dar conta de todos esses processos técnicos e ainda por cima apresentar criatividade e inovação, qualidade inestimáveis para o destaque de uma agência?

É nesse momento que a tecnologia pode entrar triunfante e oferecer soluções para que o seu gestor foque naquilo que realmente eleva o caráter de seus negócios. É aqui o gerenciador de tarefas cai como uma luva.

Todavia, você que está nos lendo, saberia dizer o que é e quais são as vantagens de se adquirir um gerenciador de tarefas? Não? Quer saber?

Então fique com a gente e descubra a seguir o que é e por quais motivos uma agência de promoção e eventos precisa investir em um gerenciador de tarefas. Confira.

O que é um gerenciador de tarefas?

O gerenciador de tarefas é uma das ferramentas mais modernas e indispensáveis no cenário atual. Além disso, entre suas diversas utilidades, a de listar e organizar todas as tarefas que você deve executar em um dia é a principal delas.

Como o que mais existe em uma agência é tarefas a se realizar, pode-se perceber o quão importante e eficaz é um gerenciador de tarefas.

Sendo assim, além de tornar transparente todos os objetivos do dia a dia de trabalho, essa ferramenta é essencial para mensurar o tempo investido em determinada ação, medir o desempenho de todos os seus colaboradores e evitar atrasos decorrentes de falta de planejamento.

“Se disciplina é liberdade”, o cronograma que pode ser criado por meio de um gerenciador de tarefas possibilitará o cumprimento de todos os compromissos da agência de promoção e eventos, economizando tempo e, consequentemente dinheiro.

Quais as principais funções de um gerenciador de tarefas?

É difícil dizer quais são principais funções de um gerenciador de tarefa, visto que há tantos benefícios ao usá-lo. Contudo, vamos exemplificar algumas.

1. Planejamento

Como mencionado, planejamento é chave para o sucesso. Sendo assim, um gerenciador de tarefas é de grande prestação de serviço quando uma das suas funções é a de justamente estabelecer um cronograma detalhado.

Seu fluxo de atividade está intrinsecamente conectado com o planejamento, com a definição de objetivos, com o estabelecimento de datas e com a execução das tarefas. Então, somente as atualizações necessárias de cada agência precisarão ser somadas a essa função.

2. Hierarquia

Na maioria das agências de destaque, sempre há muito que se fazer. Essa dinâmica de atividades é extremamente benéfica para a produtividade dos negócios. Entretanto, em meio a tantos afazeres, não é de se admirar caso, eventualmente, fiquemos perdidos e sem saber por onde começar.

Para que sua equipe não se afogue em um mar de dúvidas, que pode acabar gerando prejuízo para a agência, o gerenciador de tarefas também propôs uma solução libertadora: listar tarefas por nível de prioridade.

Essa hierarquia é a bússola que faltava para indicar quais caminhos a se seguir e por onde começar a jornada. Condição fundamental para que as engrenagens de sua agência nunca quedem estáticas.

3. Trabalho em equipe

Um bom gestor é de imensa valia para a condução de um negócio. Todavia, se não houver uma equipe dedicada e uniforme para levar adiante as missões do gestor, de nada vale um líder.

Dessa forma, outra função excepcional de um gerenciador de tarefas é a possibilidade de que determinadas tarefas fiquem disponíveis para a visualização em grupo. Em alguns softwares, existe até a opção de exibir tarefas particulares a cada membro da equipe.

Já outros, proporcionam uma indispensável ferramenta de diálogos: os famigerados chats, que otimizam o tempo e estimulam a troca de informações, gerando ,assim, uma rede profundamente conectada e competente.

4. Atualização constante

É notório que a informação é a arma mais eficaz para se ultrapassar algum obstáculo. Aliás, é por essa razão que uma das funções mais utilizadas de um gerenciador de tarefas é o acompanhamento de projetos e tarefas.

Variando de software para software, há em cada tipo de gerenciador de tarefas uma plataforma onde se pode acompanhar em tempo real todas as fases de um projeto.

Então, essa função é tão eficaz que, além de fornecer informação a todo instante, tornando a elaboração de estratégia uma simples tarefa, concede maior autonomia e independência para agência.

5. Alertas importantes

A tecnologia é realmente incrível. Além de todas as funções predispostas acima, o gerenciador de tarefas é tão completo que não deixa nada passar batido.

E o motivo pelo qual se pode afirmar isso reside no simples fato de que o gerenciador de tarefas é munido de uma função fundamental para nos auxiliar em meio a tantos deveres do nosso cotidiano: alertas para atividades perto do prazo de vencimento ou que estão por concluir.

Dessa forma, é totalmente compreensível que, em meio à pressa diária, nos esquecemos de uma ou de outra tarefa.

No entanto, esse esquecimento pode ocasionar imensas dores de cabeça, que poderiam ser evitadas com a simples adoção de um gerenciador de tarefas, em que qualquer atraso é notificado via SMS ou via e-mail, tornando o esquecimento algo obsoleto na era da internet.

6. Autoconhecimento

Conhecer a si mesmo é a melhor forma de lidar com os outros, certo? Sendo assim isso também é válido para quando nos referimos a uma agência.

É por isso que a função de medição do tempo gasto em cada atividade também é de valor inestimável para a criação de estratégias e planos de desenvolvimento de uma agência de promoção e eventos.

Portanto, com essa medição é possível economizar ou dispender mais tempos em atividades cruciais na rotina dos seus negócios, ações essenciais de uma boa administração.

7. Monitoramento de produtividade

Tão essencial como elaborar estratégias é entender os seus resultados. O monitoramento da produtividade, outra função proporcionada por um gerenciador de tarefas, pode fornecer a compreensão desses resultados e, com isso, dispor de meios para que a competição interna também seja estimulada.

É com essa ferramenta que se pode reconhecer o trabalho do seu pessoal e, consequentemente, incitar o aumento de produtividade ou apenas manter a motivação em patamares desejados.

Veja como os relatórios de produtividade podem auxiliar nessa tarefa.

  • Compreensão dos acertos e dos erros;
  • Exibição do montante de tarefas e do tempo médio de cada uma;
  • Bônus e gratificações para grupos ou profissionais mais dedicados;
  • Aumento da interação interna.

8. Dados para uma gestão eficiente

De todas as funções destacadas acima (e por conta delas, é claro), que o maior e mais fundamental destaque das funções de um gerenciador de tarefas é a disponibilidade de dados para uma gestão mais eficiente.

Sabemos que avançar no escuro é uma tarefa muito difícil, além de extremamente desinteligente. Assim sendo, todos os dados fornecidos por um gerenciador de tarefas pode ser a luz que faltava para iluminar os caminhos da agência e guiá-la para o sucesso.

7 motivos para as agências de promoção investirem em um gerenciador de tarefas

Até agora, entendemos quais as principais funções de um gerenciador de tarefas. Por meio do que foi discorrido até o momento, foi possível ter uma vaga noção de como essa ferramenta pode ser de imensa utilidade para as agências de promoção e eventos ao redor do mundo.

Todavia, como é possível aplicar essas funções no dia a dia da agência? De que modo é possível tirar proveito dessa tecnologia? Essas respostas você confere agora, por meio dos 7 motivos para uma agência de promoção e eventos investir em um gerenciador de tarefas.

1. Sem problemas com o deadline

Um prazo de entrega pode ser estimulante para uns e desesperador para outros. O famoso deadline pode fazer com que o mais sereno dos gestores se encontre em estado de total frenesi.

Como já exemplificado no artigo, o gerenciador de tarefas possui ferramentas para o acompanhamento, aprimoramento e eventual aproximação do rompimento do prazo.

Sendo assim, não é mais preciso se preocupar com o relaxamento das datas; o gerenciador de tarefas tem tudo o que é preciso para manter as tarefas em ordem e, por meio disso, a imagem da agência intacta.

2. Plataforma única

Se existe algo capaz de tirar alguém do sério é a confusão de dados. Assim, quando trabalhamos com informações, queremos uma planilha simples, eficaz e sucinta, que nos proporcione todas as informações necessárias sem a necessidade de ter que abrir uma nova página a cada momento.

É por isso que o gerenciador de tarefas pode ser o alvo certo a se investir. Ele é capaz de armazenar todos os dados e informações em uma única plataforma, com um layout propício para a visualização de dados em grade escala.

É o aliado ideal da agilidade e da destreza, tão importantes para o cotidiano de uma agência.

3. Simplificação da comunicação interna

Quando os membros de sua agência se familiarizam com os chats e demais mecanismos de conversas que um gerenciador de tarefas fornece, nunca mais eles vão querer abrir mão desse recurso.

Além de ser eficaz e condizente com tudo que há de novo no mercado tecnológico, os chats do gerenciador são específicos para a empresa. E assim, evitando conversas paralelas e mantém o foco no que realmente importa: a produtividade e prestação de serviços da agência.

E mais: insights surgem de onde menos se espera. Sendo assim, ter uma rede de contato e de troca de informações pode agilizar as tarefas e revelar habilidades de funcionários alocados em funções nas quais podem não estar proporcionando o seu melhor.

4. Reuniões follow-up? Nunca mais!

As enfadonhas reuniões semanais ou mensais para o acompanhamento das tarefas estão com os dias contados. Toda essa burocracia que só toma tempo e dinheiro dos envolvidos será substituída pela tecnologia do gerenciador de tarefas.

E então, como todos os dados podem ser acompanhados em tempo real, não se faz mais necessária uma reunião especifica para cuidar disso.

Dessa forma, um simples aplicativo pode fornecer relatórios, apontar erros e acertos, redefinir prazos e atualizar tarefas sem que, para isso, seja preciso convocar um contingente de colaboradores.

É mais uma vez a tecnologia suprindo as atividades básicas para que se gaste energia no que realmente importa.

5. Backup

A roda da vida está em constante transformação. Imprevistos podem acontecer a qualquer momento e estar preparado para esses imprevistos pode ser vantagem que outras agências não têm.

Dessa forma, o gerenciador de tarefas proporciona um backup totalmente seguro, limpo e efetivo para os momentos mais críticos da vida empresarial.

Não importa se foi queda de energia, desestabilização interna ou, até quem sabe, o desligamento de um colaborador de extrema importância para equipe.

Todo o capital intelectual e informacional investido em determinado período de tempo será salvo e resguardado para as próximas gerações que, porventura, possam integrar a sua equipe.

6. Automatização do workflow

Um gestor ou um líder tem funções muito mais complexas do que a de ficar dizendo para cada um o que precisa ser feito. Ele serve para inspirar e solucionar problemas, ou seja, o líder é um exemplo a ser seguido, não uma agenda a ser consultada.

É dessa forma que o gerenciador de tarefas pode auxiliar o crescimento de sua agência: livrando o gestor de encargos que não estão sob sua alçada. É a famosa automatização do workflow, expressão estrangeira que significa basicamente fluxo de trabalho.

Quando cada membro da equipe sabe o que precisa ser feito, o gestor tem o espaço que desejava para aflorar toda a sua criatividade a serviço da agência de promoção e eventos.

Isso gera proatividade e dinâmica para que as tarefas do dia a dia sejam executadas com consciência e maestria, além de minimizar todos os obstáculos rotineiros.

7. Fornecimento de dados indispensáveis

Já mencionamos o quão importante é o gerenciador de tarefas para o fornecimento de dados relativos à rotina de uma agência de promoção e eventos. Para que isso fique ainda mais claro, separamos as principais informações que essa ferramenta pode nos proporcionar.

  • Tempo gasto por projeto e por cliente;
  • Dinheiro investido em cada ação;
  • Produtividade da equipe ou de um colaborador isolado;
  • Datas de entregas e prazos estabelecidos;
  • Cumprimento ou não desses prazos;
  • Dados em tempo real;
  • Satisfação do cliente.

Todos esses tópicos podem ser condensados em relatórios que mudarão de vez o modo com o que se administra uma agência de promoção e eventos. São informações valiosas, que facilitam a vida do gestor e proporciona a entrega de um serviço de qualidade para o público consumidor.

Além disso, esses são os dados que fornecem estimativas realistas, excluindo qualquer áurea juvenil e romântica da gestão, aprimorando e estabelecendo metas para se alcançar os objetivos mais distantes.

Existem prós e contras em um gerenciador de tarefas?

Em meio a tantos benefícios você pode até imaginar que se trata de uma “esmola muito boa”, citando a inestimável sabedoria popular brasileira. É claro que nem tudo é perfeito, ainda mais quando estamos falando de um mundo que está em constante evolução e aprimoramento.

Sendo assim, há alguns calcanhares de Aquiles que precisam ser levados em conta.

O fluxo de caixa financeiro pode ser muito complexo dependendo da empresa. Assim, é provável que um gerenciador de tarefas não seja capaz de suportar tal complexidade. Até mesmo as versões mais caras dos gerenciadores podem ser limitadas no que se refere a isso.

A integração extra setorial pode ser outro problema do gerenciador de tarefas. Isso porque essa ferramenta é direcionada a projetos isolados, relacionados a um setor específico da agência. Dessa forma, a integração total da agência de promoção e eventos fica um pouco debilitada.

Como visto, existem algumas necessidades que o gerenciador de tarefas não cumpre, porém ficou claro que são poucas e de que é possível adotar um sistema desse tipo sem maiores complicações.

Todavia, se você é daqueles que só se contentam com o pacote completo, você pode optar por um software integrado. Como? Veja a seguir.

Software de gestão

O sistema de gestão é uma ferramenta muito mais completa e integrada. Geralmente, o software de gestão já possui um gerenciador de tarefas embutido.

Assim sendo, o software de gestão possui todos os recursos que um gerenciador de tarefas tem, com a vantagem de possuir algumas possibilidades a mais. Entre os seus recursos exclusivos, podemos citar os seguintes:

• Integração

Sabe aquela restrição de setores do gerenciador de tarefas? Pois então, é justamente aqui que o software de gestão pode entrar, tampando os buracos do gerenciador, o software pode integrar todos os setores e departamentos de uma agência, criando uma rede abrangente no seu negócio.

Aliás, além de estimular a cooperação mutua entre seus colaboradores, o sistema de gestão fornece um panorama geral da equipe, possibilitando uma melhor gestão de pessoas e de ações motivacionais.

• Comunicação total

Depois de integrada toda a equipe, os chats antes restritos a um setor podem se abrir e abarcar todos os colaboradores. Essa rede cria unidade na agência e torna a comunicação ágil e objetiva.

Erros e distrações podem ser resolvidos imediatamente, sem a necessidade de se agendar uma reunião de pauta a cada cinco minutos. Assim, com grande parte da equipe online, os debates, considerações e apontamentos são realizados em tempo real, aprimorando e lapidando um resultado que, antes da integração, demoraria muito mais tempo par ser concluído.

• Estratégias inteligentes

Nada supera a inteligência e a criatividade humana, isso é algo inquestionável. Todavia, como o software de gestão possui um banco de dados de alto valor concentrado, sua integração com o gerenciador de tarefas pode proporcionar informações estratégicas a partir dos próprios relatórios gerados pelo seu sistema.

Essa ferramenta é conhecida como Business Intelligence (BI), e está disponível em grande parte dos sistemas de gestão oferecidos pelo mercado.

• Segurança dos dados

Toda a segurança dos dados mantidos em um software de gestão é responsabilidade técnica do próprio fornecedor do programa. Isso, além de gerar menos custos para sua agência, garante muito mais segurança para as suas informações.

Qualquer acidente ou imprevisto não impossibilita o acesso aos dados do seu sistema, pois essas mesmas informações estarão salvaguardadas em uma plataforma altamente criptografada que, só quem tem permissão, pode acessar.

• Mobilidade

Ninguém sabe o momento que a inspiração vai chegar. Por esse motivo que um sistema integrado pode facilitar a realização e conclusão de tarefas mais complexas, pois permite o acesso de qualquer lugar, bastando apenas seguir os trâmites cadastrais.

Essa função parece inofensiva, mas não se engane. Essa simples possibilidade de execução de tarefas à distância pode salvar um projeto que precisa ser entregue em determinado prazo.

Além disso, a mobilidade impede atrasos e flexibiliza a vida dos colaboradores, trazendo praticidade e autonomia para suas respectivas funções.

• Redução dos erros

Quando uma agência está integrada, todas as suas informações também estão. Assim, a possibilidade de se deparar com um documento desatualizado ou uma informação obsoleta é muito pequena.

E, se por acaso houver algum desses incidentes, será instantaneamente resolvido a partir de um simples clique. É, novamente, a tecnologia facilitando e protegendo os seus usuários de falhas mais ingênuas.

• Produtividade

Com toda essa velocidade e disponibilidade automática de informações, o fluxo de atividades de sua agência só tende a crescer. Sendo assim, todas as horas desperdiçadas em tarefas burocráticas e enfadonhas serão convertidas em horas criativas e desenvoltas.

Entretanto, não só as atividades meramente descritivas são substituídas. Como foi visto, atividades mais complexas também são efetuadas por um sistema integrado de software de gestão e gerenciador de tarefas. Isso significa mais tempo e mais dinheiro para você e sua agência de promoção e eventos.

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Assim, por mais técnicos que possam parecer os benefícios oferecidos tanto pelo gerenciador de tarefas, quanto pelo software de gestão, existe uma consequência que, uma vez conquistada, ninguém mais pode arrancar de sua agência: a credibilidade, condição sine qua non para a conquista do mercado.

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